ABC Analyse: Anleitung mit Beispiel, Vor- & Nachteile

Bei nahezu jedem Aspekt im unternehmerischen Handeln ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Dies gilt auch für das Projektmanagement. So muss man sich auf die wichtigsten Kunden konzentrieren, die wichtigsten Produkte weiter vermarkten, etc.

In der Praxis stellt dieser Aspekt jedoch oft eine große Herausforderung dar. Sie müssen herausfinden, welche Kunden / Produkte am wichtigsten sind und nach welchen Kriterien man diese überhaupt bewerten kann. Hier kann die ABC-Analyse sehr hilfreich sein. Die ABC-Analyse ist eine Methode, die die Prioritätensetzung erleichtern soll.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte zur ABC-Analyse. Wir erklären Ihnen die Analyse im Detail, wie Sie diese anwenden können und welche Vorteile das Modell bietet.

Was ist eine ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Verfahren, das Objekte wie Kunden, Produkte oder Lieferanten nach ihrem Wertbeitrag in drei Klassen einteilt: A (hoher Wert), B (mittlerer Wert) und C (niedriger Wert). Sie hilft Unternehmen, Ressourcen gezielt dort einzusetzen, wo sie den größten Nutzen bringen.

Nehmen wir als Beispiel die Priorisierung von Kunden. Unternehmen sollten wissen, welche Kunden den größten Umsatz generieren, denn genau diese Schlüsselkunden verdienen besondere Aufmerksamkeit. Eine ABC-Analyse macht diese Zusammenhänge sichtbar.

Mit dem Ergebnis einer solchen Analyse lassen sich Maßnahmen und Strategien umsetzen, welche genau auf die Priorität der Kunden abgestimmt sind. Dadurch lässt sich das Zeitmanagement und damit die Effizienz eines Unternehmens stark steigern.

Bei der klassischen Variante der ABC-Analyse gibt es drei verschiedene Kategorien: A, B und C. Sie können grundsätzlich alle möglichen Aspekte nach Ihrer Wichtigkeit einteilen, so etwa die angebotenen Produkte, die Kunden oder auch die Lieferanten.

• Klasse A: Hierbei handelt es sich um Aspekte mit einer hohen Priorität. In Zahlen ausgedrückt macht die Klasse A nur etwa 5-15% der Gesamtmenge aus, hat aber einen Wertanteil am Umsatz von 60-80%. Bei den Kunden wären dies die sogenannten Schlüsselkunden.

• Klasse B: Diese Aspekte haben eine mittlere Priorität. Diese Kategorie macht 20-40% der Gesamtmenge aus und hat einen Anteil von 10-25% am Gesamtwert.

• Klasse C: Diese Aspekte haben eine niedrige Priorität. Sie machen zwar einen prozentualen Anteil von 50-75% der Gesamtmenge aus, haben jedoch lediglich einen Mengenanteil von 10-15% am Gesamtumsatz. Wenn wir beispielsweise die verschiedenen Aufgaben in einem Projekt kategorisieren würden, wären die C-Aufgaben jene mit einem hohen Zeitaufwand, die jedoch kaum zum Gesamterfolg beitragen.

Woher kommt die ABC-Analyse?

Das Grundprinzip der ABC-Analyse gibt es schon seit geraumer Zeit. Erfunden wurde die Methode von H. Ford Dickie, einem Manager bei General Electric. Dickie erfand das Modell 1951, nachdem er von dem Pareto-Prinzip inspiriert wurde.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20% des Aufwands für 80% des Erfolgs zuständig sind. Die 20% sollen hierbei die Klasse A darstellen.

Neben dem Pareto-Prinzip wurde Dickie auch von der Lorenz-Kurve inspiriert. Das Ergebnis seiner Arbeit war die ABC-Analyse, welche dabei helfen soll, sich auf die wesentlichsten Aspekte zu konzentrieren.

In welchen Branchen wird die ABC-Analyse angewendet?

Die ABC-Analyse lässt sich in nahezu allen Unternehmensbereichen einsetzen. Entscheidend ist, die passende Kennzahl für die jeweilige Analyse zu wählen.

• Marketing: Kunden nach Umsatz oder Deckungsbeitrag priorisieren

• Materialwirtschaft: Lieferanten nach Einkaufspreisen oder Lieferdauer bewerten

• Personalmanagement: Mitarbeiter nach Produktivität oder Wertschöpfung einordnen

• Einkauf: Artikel nach Beschaffungsvolumen klassifizieren

• Qualitätsmanagement: Fehlerquellen nach Auswirkung auf die Produktqualität sortieren

Wie erstellt man eine ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse kann sehr hilfreich sein bei der Identifizierung der wirklich wichtigen Aspekte. Damit Sie jedoch von den Vorteilen profitieren können, müssen Sie zunächst eine solche Analyse durchführen.

In den folgenden Absätzen zeigen wir Ihnen die einzelnen Schritte im Detail, damit Sie ohne Probleme selbst eine ABC-Analyse durchführen können.

1. Daten erheben

Im ersten Schritt ist es wichtig, alle notwendigen Daten zu sammeln, die Sie zur Durchführung der Analyse benötigen. Nehmen wir als Beispiel an, Sie möchten für ein erfolgreiches Customer Relationship Management Ihre Kunden in verschiedene Klassen einteilen.

Zunächst einmal überlegen Sie sich, welche Kenngröße für die ABC-Analyse am geeignetsten wäre. Am Ende entschließen Sie sich dazu, den Umsatz für die Analyse heranzuziehen. Für die Analyse nach dieser Kennzahl haben Sie nämlich ausreichend Daten zur Verfügung.

Für eine ideale Ausgangslage müssen Sie zunächst eine Liste erstellen mit all Ihren Kunden und dem dazugehörigen Umsatz. Wichtig für eine objektive Betrachtung ist, dass Sie für alle Kunden den gleichen Zeitraum festlegen. Je nach Unternehmen kann dies zum Beispiel ein Monat oder ein Jahr sein.

Um das ABC-Analyse-Beispiel besser zu veranschaulichen, finden Sie hier eine von uns erfundene Liste an Kunden von dem Unternehmen XY:

• Kunde 1: 40.000€

• Kunde 2: 30.000€

• Kunde 3: 10.000€

• Kunde 4: 5.000€

• Kunde 5: 5.000€

• Kunde 6: 3.000€

• Kunde 7: 2.000€

• Kunde 8: 2.000€

• Kunde 9: 2.000€

• Kunde 10: 1.000€

2. Kategorien zuordnen

Sie haben nun eine Tabelle erstellt mit all Ihren Kunden und den Umsätzen. Diese Liste sollte nach der Größe des Umsatzes sortiert sein, damit Sie in diesem Schritt die Kunden in die verschiedenen Kategorien einteilen können.

Dazu müssen Sie zunächst die Klassengrenzen festlegen. Weiter oben haben wir bereits einen ungefähren Rahmen angegeben hinsichtlich des Prozentanteils am Gesamtumsatz für die verschiedenen Kategorien. In diesem Beispiel nehmen wir einfach an, dass Kategorie A für 70%, Kategorie B für 20% und Kategorie C für 10% des Umsatzes verantwortlich ist.

Sehen wir uns also nun an, welche Kunden in unserem Beispiel in welche Kategorie fallen:

3. Strategien entwickeln

Nun haben Sie die Kunden in die verschiedenen Klassen eingeteilt. Wichtig ist im letzten Schritt, dass Sie jetzt konkrete Maßnahmen für die einzelnen Klassen ableiten. Denn nur so können Sie die Ergebnisse der ABC-Analyse effektiv nutzen.

Diese Maßnahmen können Sie im Team erledigen, entweder in einem Meeting oder einer Brainstorming-Session. Somit bekommen Sie Sichtweisen und Meinungen von Mitgliedern der verschiedenen Bereiche und können so die objektiv gesehen besten Maßnahmen bestimmen.

Kommen wir also nun zurück zu unserem Beispiel:

• A-Kunden: Die A-Kunden sind sehr wichtig für den Unternehmenserfolg. Daher haben Sie sich entschlossen, für genau diese Kunden einen Key Account Manager einzustellen. Dieser kümmert sich ausschließlich um die Schlüsselkunden und vereinbart mit diesen verschiedene Spezialangebote, lädt sie zu Events ein, etc.

• B-Kunden: Auch diese Kunden sollten nicht vernachlässigt werden, da sie einen nicht unwesentlichen Beitrag zum Gesamtumsatz leisten. Sonderaktionen, Newsletter oder Kundenkarten können dafür sorgen, dass der Umsatz mit diesen B-Kunden langfristig gesichert ist. Idealerweise werden diese in Zukunft zu A-Kunden.

• C-Kunden: Bei dieser Kundschaft sollte zunächst eine weitere Detailanalyse erfolgen. Denn wenn es möglich ist, diese zu B- oder A-Kunden umzuwandeln, sollte man gezielte Anreize setzen, ähnlich wie bei der B-Kundschaft. Wenn der Zeit- und Kostenaufwand dafür jedoch zu hoch ist, sollte man die Ressourcenallokation stärker auf B- und A-Kunden ausrichten.

4. Ständige Nachkontrolle

Der letzte Schritt ist weniger ein einzelner Schritt an sich als ein kontinuierlicher Prozess. Sie müssen im Nachhinein darauf achten, wie die Kundengruppen auf die implementierten Strategien reagieren. Folgende Dinge sollten Sie dazu beachten:

• Wird die Kundenbindung zu den A-Kunden gestärkt, etwa messbar über den Net Promoter Score?

• Wie viele der B-Kunden werden zu A-Kunden?

• Wie viele der C-Kunden werden zu B-Kunden?

Sollte sich die ursprüngliche Ausgangslage nicht so entwickeln wie gewünscht, sollten Sie die Strategien erneut anpassen. Wenn sich etwa das Verhältnis bei den Kategorien ändert, kann eine neue ABC-Analyse die ideale Lösung sein.

Welche Vor- und Nachteile hat die ABC-Analyse?

Kommen wir nun zu den verschiedenen Vor- und Nachteilen, die mit der ABC-Analyse einhergehen.

Vorteile der ABC-Analyse

• Einfache Analyse: Die ABC-Analyse kann schnell und einfach durchgeführt werden. Solange Sie wissen, welche Kennzahlen Sie zur Analyse heranziehen, ist die Erstellung sehr einfach.

• Einfache Umsetzung: Auch die Umsetzung ist in der Regel mit einem verhältnismäßig geringen Aufwand verbunden. Dies kommt jedoch immer auf die von Ihnen entwickelte Strategie an.

• Gute Übersicht: Durch die ABC-Analyse können Sie die Kunden leichter in verschiedene Kategorien einteilen und somit auch dementsprechend schneller die richtigen Maßnahmen umsetzen.

• Gut bewährt: Die ABC-Analyse gibt es bereits seit geraumer Zeit und gehört zu den Klassikern in der allgemeinen BWL. Sie kann in fast allen Bereichen angewendet werden, da man die verschiedensten Dinge analysieren und einteilen kann.

Nachteile der ABC-Analyse

Wenn Sie überlegen, diese Methode anzuwenden, sollten Sie jedoch auch über die Nachteile Bescheid wissen. Hier die wichtigsten Punkte:

• Zunächst einmal liefert die ABC-Analyse nur eine Bestandsaufnahme. Diese kann sich jederzeit ändern, wodurch Sie die Analyse unter Umständen mehrmals durchführen müssen.

• Die Analyse an sich bietet einen sehr großen Spielraum. Auf der einen Seite ist dies natürlich vorteilhaft. Jedoch müssen Sie sich selbst die Kennzahlen aussuchen, wobei Sie dafür sorgen müssen, dass diese auch ideal für die Analyse geeignet sind.

• Auch gibt es keine klar definierten Handlungsempfehlungen für die jeweiligen Kategorien.

• Wichtig zu berücksichtigen ist auch, dass bei der ABC-Analyse nur quantitative Kriterien verwendet werden können. Qualitative Faktoren lassen sich mit einer Nutzwertanalyse ergänzend berücksichtigen.

ABC-Analyse und XYZ-Analyse: die wichtigsten Unterschiede

Die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse beantworten unterschiedliche Fragen. Mit der ABC-Analyse bewerten Sie den wirtschaftlichen Stellenwert eines Elements. Die XYZ-Analyse betrachtet dagegen, wie regelmäßig Bedarf oder Verbrauch auftreten.

Wenn Sie zuerst entscheiden möchten, worauf Sie Zeit, Budget oder Betreuung konzentrieren, ist die ABC-Analyse der richtige Ausgangspunkt. Wenn Sie zusätzlich Lagerbestände oder Produktionsplanung steuern möchten, ergänzt die XYZ-Analyse diese Sicht sinnvoll.

ABC-Analyse mit Asana erstellen

Wenn Sie die ABC-Analyse erstellen möchten, bietet sich Asana als Work Management Tool an. Der Ablauf wäre hier sehr einfach:

• Zunächst einmal erstellen Sie eine Aufgabe für die ABC-Analyse. Zu dieser Aufgabe fügen Sie alle Mitarbeiter hinzu, die wichtig für die Erstellung der Analyse sind.

• Im nächsten Schritt erstellen Sie Unteraufgaben für alle einzelnen Schritte der Analyse. Hierzu können Sie auch Fälligkeitsdaten angeben, wann die Aufgaben erledigt werden sollten.

• In den Unteraufgaben selbst können die Mitarbeiter Ihre Denkanstöße aufschreiben. Dabei kann jeder Mitarbeiter die Notizen der anderen Kollegen sehen und eventuell auch ergänzen.

• Nachdem die Mitarbeiter alles aufgeschrieben haben, halten Sie ein Meeting, entweder vor Ort in Ihrem Büro oder remote über Zoom. Dort besprechen Sie die Punkte und einigen sich mithilfe einer Priorisierungsmatrix auf die wichtigsten Strategieansätze für die jeweiligen Klassen und auf die Kennzahlen, die Sie für die Analyse verwenden möchten.

Durch Asana können die Mitarbeiter jederzeit Ihre Gedanken zu der ABC-Analyse aufschreiben. Sie können auch jederzeit sehen, wie der Fortschritt ist und was die anderen Kollegen aufschreiben.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel von S&A Stairs. Das australische Unternehmen arbeitete lange mit papierbasierten Prozessen. Fehlende Unterlagen führten zu Fehlern in der Fertigung. Mit Asana strukturierte S&A Stairs jeden Projektschritt als einzelne Aufgabe, insgesamt rund 40 pro Projekt. Die Fehlerquote sank von 50 pro Monat auf nur einen. Das Verkaufsvolumen verdreifachte sich. Möchten Sie Ihre Arbeitsabläufe ebenso strukturiert gestalten, können Sie mit Asana jetzt loslegen.

Asana vs. Excel für die ABC-Analyse

Viele Unternehmen führen die ABC-Analyse noch immer in Excel durch. Zwar bietet Excel grundlegende Funktionen zur Berechnung und Sortierung, doch bei komplexeren Analysen stößt das Tool schnell an seine Grenzen. Gerade wenn mehrere Teams zusammenarbeiten, Daten regelmäßig aktualisiert oder Aufgaben verteilt werden müssen, verliert man in Tabellen schnell den Überblick.

Mit Asana lässt sich die ABC-Analyse kollaborativ und übersichtlich gestalten. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen sind für alle Beteiligten sichtbar, und Änderungen lassen sich in Echtzeit verfolgen. Klare Workflows machen den gesamten Analyseprozess effizienter und strategisch wertvoller.

Bessere Priorisierung in der Praxis

Die ABC-Analyse entfaltet ihren Nutzen erst dann voll, wenn Sie Prioritäten konsequent in Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Nachverfolgung übersetzen. S&A Stairs, ein australischer Treppenhersteller, stand genau vor dieser Herausforderung: Papierbasierte Prozesse führten zu fehlenden Informationen und kostspieligen Fehlern in der Fertigung.

Das Unternehmen ersetzte seine manuellen Abläufe durch Asana Tasks und steuert heute rund 40 Aufgaben pro Projekt strukturiert, vom Angebot über die Fertigung bis zur Auslieferung. Die messbaren Ergebnisse:

• Fehler sanken von 50 pro Monat auf nur einen

• Das Verkaufsvolumen verdreifachte sich

• Erstmals entstand ein klarer Blick auf die kommenden drei Monate

Dieser Praxisfall zeigt: Wer die Erkenntnisse einer ABC-Analyse konsequent in strukturierte Arbeitsabläufe überführt, erzielt messbare Verbesserungen. Wenn Sie Ihre Priorisierung ebenso strukturiert in den Arbeitsalltag überführen möchten, können Sie mit Asana jetzt starten.

FAQ

Was ist eine ABC-Analyse einfach erklärt?

Die ABC-Analyse ist ein Analyseverfahren zur Priorisierung von Kunden, Produkten oder Aufgaben basierend auf ihrem Wertbeitrag, etwa Umsatz oder Lieferzeit.

Was ist das Ziel der ABC-Analyse?

Ziel ist es, Ressourcen gezielt auf die wichtigsten Bereiche zu konzentrieren, etwa auf einzelne Kunden mit hohem Umsatz.

Wie führt man eine ABC-Analyse durch?

Man sammelt relevante Daten (z.B. Umsätze), berechnet deren Anteil am Gesamtwert und ordnet sie in die Klassen A, B oder C ein.

Wo wird die ABC-Analyse angewendet?

In Einkauf, Vertrieb, Logistik, Produktion oder Personalmanagement, überall, wo eine Priorisierung hilft, den Gesamtaufwand zu senken.

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