Shopfloor Management: Definition & Elemente

Die heutige Digitalisierung ermöglicht Unternehmen viele Möglichkeiten. Remote Teams, Home-Office und mehr Selbständigkeit für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Gerade aber im Fertigungsprozess ist es aber oft notwendig, dass Führungskräfte und Leader vor Ort anwesend sind, um die Prozesse zu überwachen und aktiv zu steuern.

Diese Art von Management wird auch Shopfloor Management genannt. Mit diesem Konzept können die Wertschöpfungsketten effektiv gesteuert werden. In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige zum Thema Shopfloor Management. Wir zeigen, was hinter dem Konzept steckt, welche Elemente in diesem Bereich wichtig sind und welche Vor- und Nachteile damit kommen.

Zudem werden wir auch näher darauf eingehen, wie digitales Shopfloor Management funktioniert. Denn auch erfolgreiche Konzepte müssen mit der Zeit gehen.

Was ist Shopfloor Management?

Shopfloor Management (SFM) bezeichnet die wirksame Führung und Steuerung der Wertschöpfungsketten direkt am Ort des Geschehens. Das zentrale Merkmal ist die Anwesenheit von Führungskräften an den operativen Wertschöpfungsketten, dort, wo die eigentliche Arbeit stattfindet.

Im Bereich der Fertigung sind dies meist Produktionshallen, das Konzept kann aber auch auf viele verschiedene Bereiche angewendet werden. Im Dienstleistungsbereich und Vertriebsbereich ist dies zum Beispiel die Anwesenheit der Leader vor Ort im Büro. Hier geht es darum, die Prozesse für eine bessere Erfüllung der Kundenanforderungen zu verbessern.

Das Wort «Shopfloor» kommt hierbei aus dem Englischen und bedeutet «Hallenboden» bzw. in diesem Kontext «Ort der Wertschöpfung».

Was bringt Shopfloor Management?

Ein gut aufgesetztes Shopfloor Management System bringt einige Vorteile mit sich, denn durch dieses Konzept treffen Mitarbeiter und das Management direkt am Ort des Geschehens aufeinander und können so auch effektiver zusammenarbeiten. Die Aufgaben des Managements sind hierbei, die Arbeit der Mitarbeiter zu analysieren, wertvolle Informationen zu geben und gleichzeitig auch diese zu motivieren.

So wird das Konzept der kontinuierlichen Prozessverbesserung den Mitarbeitern nähergebracht. Durch fachgerechte Führung können sie ihren eigenen Arbeitsalltag optimieren und lernen, Prozesse selbst weiterzuentwickeln

Das große Ziel von Shopfloor Management ist eine langfristige Verbesserung der Prozesse in Unternehmen. Gerade im Fertigungsbereich findet dies häufig analog statt, daher ist die Anwesenheit der Führungskräfte vor Ort gefordert.

Ursprung im Lean Management: von Toyota bis heute

Shopfloor Management ist nicht als einzelne Methode entstanden, sondern aus einer Arbeitsweise, die Probleme dort sichtbar machen will, wo sie tatsächlich auftreten. Seine Wurzeln liegen im Toyota-Produktionssystem der 1950er- und 1960er-Jahre. Dort entwickelte sich ein Führungsverständnis, das auf direkte Beobachtung, standardisierte Abläufe und schrittweise Verbesserung setzt, Grundprinzipien, aus denen später in der westlichen Welt das Konzept des Lean Managements hervorging.

Aus diesem Umfeld stammen auch zentrale Begriffe wie Gemba (der Ort der Wertschöpfung), Hansei (kritische Selbstreflexion) und Kaizen (kontinuierliche Verbesserung), die im weiteren Verlauf dieses Artikels eine wichtige Rolle spielen. Sie alle verbindet die Überzeugung, dass nachhaltige Verbesserung nur dann gelingt, wenn Führungskräfte regelmäßig dort präsent sind, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet, und gemeinsam mit dem Team an Lösungen arbeiten.

Die vier zentralen Elemente des Shopfloor Managements

Insgesamt gibt es vier wichtige Kernbestandteile, die für Shopfloor Management wichtig sind. Diese sind:

• Führen

• Kommunizieren vor Ort

• Visualisieren der Kennzahlen

• Lösen von Problemen

In den nächsten Absätzen werden wir nun näher auf diese vier Bestandteile eingehen und erklären, was hier jeweils für Führungskräfte zu beachten ist.

1. Führen

Wie bereits am Anfang angesprochen, ist ein zentraler Bestandteil des Shopfloor Managements die aktive Anwesenheit von Führungskräften. Hier wurde auch ein Führungsansatz definiert, der für diese Art von Management sehr gut funktioniert und aus dem Bereich des Lean Management übernommen wurde.

Insgesamt gibt es im SFM drei Anforderungen, die Führungskräfte erfüllen müssen:

• Genchi Genbutsu & Gemba

• Hoshin Kanri

• Hansei

Es kann sehr gut sein, dass du von diesen Begriffen noch nichts gehört hast. Diese drei Begriffe aus dem Lean-Ansatz kommen aus Japan und bedeuten für dich als Führungskraft, Projektmanager etc. Folgendes:

Genchi Genbutsu & Gemba

Diese Begriffe stellen das Grundprinzip des Shopfloor Managements dar: Führungskräfte sollen sich aktiv vor Ort befinden. Dies wird auch als Gemba Walk bezeichnet. Wichtig dabei ist, dass Führungskräfte keine autoritäre Führung ausüben.

Stattdessen treten sie als Mentor und Leader auf, die Mitarbeiter unterstützen und wertvolle Informationen geben. Dieser Ansatz bringt Vorteile für beide Seiten:

• Für Mitarbeiter: produktive Kommunikation und direkte Unterstützung durch das Management

• Für Führungskräfte: besserer Einblick in das operative Geschehen und wertvolle Informationen zur Problemlösung

Hoshin Kanri

Hoshin Kanri bedeutet, dass die grundlegenden Unternehmensziele von der Führungsebene vorgegeben werden. Dies beinhaltet langfristige, mittelfristige und auch kurzfristige Ziele. Nachdem diese aus der Unternehmensvision heraus abgeleitet werden, sollen diese auf die einzelnen Bereiche, Projekte und Abteilungen heruntergebrochen werden.

Auf der untersten Ebene werden die Ziele schlussendlich im Hinblick auf Zeit und Inhalt konkretisiert. Dies erfolgt dann in Abstimmung mit den Informationen und Auskünften der Mitarbeiter, um realistische und der Vision gerechte Ziele zu entwickeln.

Hoshin Kanri wird dabei grundsätzlich wieder in drei verschiedene Bestandteile aufgeteilt:

• Daily Management

• Crossfunctional Management

• Hoshin Management

Im Bereich des Daily Management müssen Mitarbeiter dafür sorgen, dass die Mitarbeiter klar definierbare Ziele bekommen.

Crossfunctional Management ist dafür zuständig, dass die verschiedenen Bereiche und Abteilungen im Unternehmen aufeinander abgestimmt werden. So sollen die Bereiche und deren Ziele nicht gegeneinander, sondern miteinander arbeiten.

Das Hoshin Management soll schlussendlich dafür sorgen, dass alle Aktivitäten und Tätigkeiten nach den Unternehmenszielen ausgerichtet werden. Die Ziele und Kennzahlen sollen hierbei auch dem oberen Management-Ebenen kommuniziert werden.

Hansei

Hansei bezeichnet eine positive Fehlerkultur. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Fehler nicht als etwas Schlechtes angesehen werden sollten. Vielmehr stellen Fehler eine Möglichkeit dar, sich selbst zu verbessern und weiterzuentwickeln. Es ist hier also für die Führungskräfte wirklich wichtig, Schuldzuweisungen zu vermeiden, da diese einfach nicht produktiv sind.

Viel wichtiger ist es, Lösungen zu finden und den Mitarbeitern zu helfen, sich zu verbessern.

2. Kommunizieren vor Ort

Das zweite wichtige Element im Shopfloor Management ist die Kommunikation, insbesondere die zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern. Denn wie viele Kommunikationsmodelle zeigen, kann es oft zu Missverständnissen kommen. Dies geschieht gerade dann, wenn man falsche nonverbale Signale sendet. Es ist also sehr wichtig, dass Führungskräfte auf die richtige Kommunikation achten, um den Mitarbeitern mehr Motivation und Information zu geben.

Somit stellen sich die Leader nicht in die Position der Führungskraft, sondern des Mentors. Dieser versucht sie zu inspirieren und sie zum Nachdenken anzuregen. Denn dadurch wird über das gesamte Unternehmen eine positive Arbeitskultur gefördert. Dadurch bekommen die Mitarbeiter auch mehr intrinsische Motivation, welche sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirkt.

3. Visualisieren der Kennzahlen

Um die Produktivität erhöhen zu können, sind Kennzahlen unbedingt wichtig. Denn woher weißt du sonst, ob sich die Effizienz der Mitarbeiter bzw. der Produktion erhöht oder nicht?

Wobei man hier auch sagen muss, dass zu viele Kennzahlen ebenfalls kontraproduktiv wirken können. Denn diese verwirren die Mitarbeiter zu sehr. Ein gutes Mittelmaß ist hier wieder gefragt.

Die Mitarbeiter sollten folgende Fragen gut beantworten können:

• Wie sollte der Soll-Zustand sein und wie ist der Ist-Zustand?

• Welche Kennzahlen werden genutzt?

• Welche Prozesse gibt es und welche Probleme?

• Wie werden diese Probleme gelöst?

Wichtig bei den zu visualisierenden Kennzahlen ist, dass diese für jeden Mitarbeiter und jede Führungskraft klar verständlich sind. Hier solltest du dich idealerweise am SMART-Prinzip orientieren: Die einzelnen Buchstaben stehen hierbei für:

• S für spezifisch

• M für messbar

• A für attraktiv

• R für realistisch

• T für terminierbar

4. Lösen von Problemen

Probleme können immer wieder auftreten. Egal ob dies nun in der Fertigung oder in der Dienstleistungsbranche ist. Wichtig ist hierbei, dass eine strukturierte Problemlösung angewendet wird. Einfach nur Weiterbildungen für Problemlösungen anzubieten reicht hier einfach nicht aus.

Stattdessen sollte den Mitarbeitern ein Lernprozess ermöglicht werden, wodurch sie mit der Zeit immer besser und immer eigenständiger Probleme lösen können. Der PDCA-Zyklus von W. E. Deming ist hier sehr gut. Dieser besteht aus den folgenden Schritten:

1. Planungsphase (plan)

2. Lösung anwenden (do)

3. Überprüfen der gesetzten Maßnahmen und deren Wirkung (check)

4. Auswerten der Ergebnisse und Gelerntes aufschreiben (act)

Im letzten Schritt werden die gesammelten Ergebnisse aufgeschrieben und genutzt, um mit mehr Know-How in die nächste Planungsphase wieder starten zu können. Danach wiederholt sich der Zyklus und es werden immer bessere Lösungen zu den aktuellen Problemen gefunden. Dies bezeichnet man auch als KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Was gehört auf das Shopfloor Board?

Das Shopfloor Board ist das zentrale Instrument im Shopfloor Management. Diese Informationstafel findet man entweder vor Ort in Produktionsstätten oder idealerweise in digitalen Tools wie Asana. Der Vorteil: Man kann jederzeit auf die Informationen zurückgreifen, auch wenn man nicht vor Ort ist.

Typische Inhalte eines Shopfloor Boards sind:

• KPIs und Kennzahlen (Soll- und Ist-Werte)

• aktuelle Probleme und deren Lösungsstatus

• Verantwortlichkeiten und offene Maßnahmen

• Fortschritt laufender Projekte

Das Board dient als wichtiges Instrument der Dokumentation und macht den aktuellen Stand für alle Beteiligten sichtbar.

Das Shopfloor Meeting: Ablauf und Regeln

Ein Shopfloor Meeting übersetzt die Grundidee des Shopfloor Managements in eine feste Routine. Es findet täglich statt, dauert in der Regel nicht länger als 15 Minuten und schafft einen klaren Rahmen, um Abweichungen, Engpässe und Prioritäten direkt mit dem Team zu besprechen, idealerweise am Shopfloor Board.

Damit das Meeting wirksam bleibt, sollte es einfach aufgebaut sein und sich an einem festen Ablauf orientieren:

• aktuellen Stand kurz durchgehen

• Abweichungen vom Soll erkennen

• Probleme klar benennen

• Verantwortlichkeiten festlegen

• nächste Schritte transparent nachverfolgen

Wichtig ist, dass das Gespräch nicht zu einem langen Statusbericht wird. Ein gutes Shopfloor Meeting ist knapp, konkret und lösungsorientiert. Es hilft Führungskräften und Teams, schneller zu reagieren und Entscheidungen nachvollziehbar zu machen.

Die Vor- und Nachteile von Shopfloor Management

Shopfloor Management bringt Führungskräfte und Mitarbeiter näher zusammen und erhöht dadurch die Effektivität der Prozesse. Das Prinzip bringt folgende Vorteile mit sich:

• Indem Führungskräfte leichter erreichbar sind, kann schneller auf Probleme reagiert werden.

• Mitarbeiter werden durch die Leader motiviert, zudem bekommen sie wertvolle Informationen und auch Unterstützung

• Führungskräfte hingegen bekommen Informationen aus erster Hand, welche sie zur Verbesserung der Prozesse nutzen können.

• Die Kommunikation wird wesentlich verbessert, was sich positiv auf das Arbeitsklima auswirkt

• Prozesse können durch das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung ständig weiter optimiert werden.

Natürlich ist nicht alles nur positiv am Shopfloor Management. So gibt es folgende Nachteile:

• Shopfloor Management stellt einen wesentlichen Aufwand für das Management dar, da sich diese tagtäglich vor Ort befinden müssen.

• Zudem lässt sich das klassische Shopfloor Management nicht überall einsetzen, da viele Unternehmen remote arbeiten.

Shopfloor Management erfolgreich einführen

Damit Shopfloor Management im Alltag funktioniert, braucht es mehr als ein Board und ein tägliches Meeting. Entscheidend sind klare Verantwortlichkeiten, ein gemeinsames Verständnis von Kennzahlen und ein fester Rhythmus für die Zusammenarbeit. Für den Einstieg hilft ein überschaubarer Rahmen, der sich später ausbauen lässt.

In der Praxis hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt:

• mit einem klar abgegrenzten Bereich starten

• wenige, verständliche Kennzahlen auswählen

• Regeln für Eskalation und Nachverfolgung festlegen

• Absprachen an einem zentralen Ort dokumentieren

• Routinen regelmäßig prüfen und anpassen

Wie wirksam dieser Ansatz sein kann, zeigt S&A Stairs, ein australisches Fertigungsunternehmen, das maßgefertigte Treppen herstellt. Das Team arbeitete zuvor mit Papiernotizen und Whiteboards, was zu fehlenden oder veralteten Informationen zwischen Vertrieb, Produktion und Montage führte. Fehlende oder falsche Unterlagen verursachten rund 50 Fehler pro Monat, darunter Treppen, die nach falschen Maßen gefertigt wurden.

Mit Asana hat S&A Stairs seine Projektabläufe an einem zentralen Ort gebündelt. Jedes Treppenprojekt durchläuft rund 40 klar definierte Aufgaben.

Dabei spielen mehrere Funktionen zusammen:

• Benutzerdefinierte Felder: ordnen Arbeitsschritte einzelnen Maschinen zu, sodass die Werkstattleitung jederzeit sieht, welche Aufträge anstehen

• Dashboard-Berichte: ersetzen Bauchgefühl durch datengestützte Entscheidungen

• Automatisierungen: leiten Aufgaben im richtigen Moment an die richtige Person weiter

Das Ergebnis:

• Fehlerquote sank von 50 pro Monat auf nur noch einen einzigen

• Auftragsvolumen verdreifacht, mit dem gleichen Team

• erstmals zuverlässige Umsatzprognose über drei Monate möglich

S&A Stairs zeigt, wie strukturiertes Shopfloor Management mit der richtigen Software zu messbaren Verbesserungen in Fertigung und Zusammenarbeit führt.

Was ist digitales Shopfloor Management?

Um diese Nachteile zu umgehen, wurde in den letzten Jahren das Prinzip des digitalen Shopfloor Managements eingeführt. Hier wird auf ein digitales Shopfloor Board gesetzt, in welchem die Mitarbeiter die relevanten Daten eintragen können. Hier können die Mitarbeiter auch Anmerkungen hinzufügen und nach Hilfe fragen.

Die Führungskräfte beobachten weiterhin jeden Tag das alltägliche Geschehen, nun aber vom digitalen Shopfloor Board aus. So haben diese weiterhin Einblicke darin, wie es um die Effizienz der Prozesse steht und wie es den Mitarbeitern bei der Arbeit geht. Sie gehen jeden Tag die aktuellen Zahlen durch und unterstützen die Mitarbeiter weiterhin, nun aber auf digitalem Wege. In manchen Fällen kann dazu auch ein Shopfloor Meeting abgehalten werden, was aber heutzutage ebenfalls digital möglich ist.

Für ein erfolgreiches digitales Shopfloor Management sollte man auf jeden Fall auf die richtige Software setzen. Eine Work Management Software wie Asana etwa eignet sich sehr gut, da hier alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort gespeichert werden können. Hierzu lassen sich beispielsweise auch Berichte bzw. Status-Updates verwenden, damit die Mitarbeiter den Führungskräften jederzeit die wichtigsten Informationen zukommen lassen können.

Ein konkretes Beispiel dafür, wie digitales Shopfloor Management in der Praxis aussehen kann, liefert S&A Stairs. Das Unternehmen ersetzte Papiernotizen und Whiteboards durch Asana als zentrale Plattform. Alle Projektschritte wurden als Aufgaben erfasst. Führungskräfte konnten den Fortschritt jederzeit digital einsehen, ohne vor Ort sein zu müssen. Das Ergebnis war eine drastische Reduktion von Fertigungsfehlern und eine erstmals verlässliche Umsatzprognose. Wer ähnliche Ergebnisse anstrebt, kann mit Asana für die Fertigungsbranche den ersten Schritt machen.

Mit Shopfloor Management die Produktion gezielt weiterentwickeln

Ob in der klassischen Fertigung oder in digital unterstützten Abläufen: Shopfloor Management verbindet Führung, Kommunikation, Visualisierung und strukturierte Problemlösung zu einem Ansatz, der direkt am Ort der Wertschöpfung ansetzt. Wer diese Prinzipien mit festen Routinen und einer zentralen digitalen Arbeitsweise kombiniert, schafft die Voraussetzung für schnellere Entscheidungen und nachhaltigere Verbesserungen.

Wenn du diesen Ansatz in deinem Unternehmen strukturiert aufbauen möchtest, kann Asana dir dabei helfen, Arbeit transparent zu koordinieren und bereichsübergreifend nachzuverfolgen. Jetzt loslegen.

Häufig gestellte Fragen zum Shopfloor Management

Was sind die 5S im Shopfloor Management?

Die 5S stehen für Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin, eine Methode, um Arbeitsplätze übersichtlich zu organisieren. Sie unterstützen Shopfloor Management, weil Probleme und Abweichungen schneller sichtbar werden.

Wie unterscheidet sich Shopfloor Management von klassischem Management?

Klassisches Management stützt sich auf Berichte und nachgelagerte Auswertungen, während Shopfloor Management die Führung direkt an den Ort der Wertschöpfung verlagert. So werden Probleme früher erkannt und Maßnahmen enger mit dem Team abgestimmt.

Ist Shopfloor Management nur für große Produktionsunternehmen geeignet?

Nein, das Prinzip lässt sich auch in kleineren Fertigungsunternehmen und in anderen Bereichen mit operativen Abläufen einsetzen. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern dass Arbeit sichtbar gemacht und konsequent nachverfolgt wird.

Wenn du Shopfloor Management digital und klar aufsetzen möchtest, kannst du mit Asana jetzt loslegen.