Workshop: Definition, Ablauf & Methoden für Teams planen

Gerade wenn sich neue Teams bilden, ist es wichtig, dass sich diese auch kennenlernen und sich untereinander vernetzen können. Um dies zu erreichen, gibt es sehr viele verschiedene Möglichkeiten. Teambuilding Aktivitäten sind allgemein gut dazu geeignet, ein "Wir"-Gefühl zu schaffen und die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.

Eine sehr interessante Möglichkeit ist hier ein Workshop. Durch Workshops können sich nicht nur Teams und Gruppen kennenlernen, denn sie lernen dabei auch etwas Neues und können sich so ideal weiterbilden.

Wenn Sie überlegen, in Ihrem Unternehmen Workshops einzuführen, sollten Sie einige Dinge beachten. Eine Planung vorab und ein gut durchdachter Ablauf sind essentiell für den Erfolg. In diesem Artikel erfahren Sie daher alles Wichtig über Workshops, mit zusätzlichen, wertvollen Tipps.

Was ist ein Workshop?

Ein Workshop, auf Deutsch auch Arbeitstagung genannt, ist ein zeitlich begrenztes Seminar, bei dem sich eine Gruppe bzw. ein Team mit einem bestimmten Thema auseinandersetzt. Im Gegensatz zu einer normalen Weiterbildung oder einem Vortrag wird hier von der Gruppe gefordert, aktiv mitzuarbeiten.

Die wichtigsten Merkmale eines Workshops:

• Kleine Gruppengröße: Die Personenanzahl ist meist begrenzt, damit alle aktiv teilnehmen können.

• Moderation durch Fachleute: Ein Trainer oder Experte leitet den Workshop und bringt das nötige Fachwissen mit.

• Praxisbezug: Das Gelernte wird direkt angewendet, sodass die Umsetzung im Arbeitsalltag leichter fällt.

Es kann beispielsweise sinnvoll sein, einem Projektteam durch einen Workshop das Wissen über eine neue Projektmanagement-Methode zu vermitteln. Wenn dem Team hierbei gleich mit Praxisbezug der Umgang vermittelt wird, ist die erfolgreiche Umsetzung viel wahrscheinlicher.

Warum ist ein Workshop sinnvoll?

Ein Workshop kann im Vergleich zu anderen Methoden der Weiterbildung sehr sinnvoll sein, da so eine praxisnahe Vermittlung von Wissen möglich ist. Die Teilnehmer müssen sich nicht nur in ein Thema einlesen oder einem Redner zuhören. Stattdessen ist das Ziel des Workshops Interaktivität und Praxisbezug.

So tauschen sich die Workshop-Teilnehmer untereinander aus und wenden gemeinsam die Grundkonzepte in praktischen Beispielen an. Das hilft den Teams, das Gelernte besser zu verinnerlichen und zu verstehen, wie diese Konzepte ihnen in der Praxis weiterhelfen können.

Workshop, Seminar oder Training: Was sind die Unterschiede?

Nicht jedes Format passt zu jedem Ziel. Ein Seminar eignet sich für strukturierte Wissensvermittlung, ein Training für das gezielte Einüben von Fähigkeiten. Ein Workshop ist die bessere Wahl, wenn mehrere Personen gemeinsam an einer Fragestellung arbeiten und ein greifbares Ergebnis erzielen sollen.

• Seminar: Schwerpunkt auf Wissensvermittlung

• Training: Schwerpunkt auf Übung und Wiederholung

• Workshop: Schwerpunkt auf gemeinsamer Erarbeitung und Entscheidungen

Für Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig, weil sie Einfluss auf Vorbereitung, Moderation und Erfolgskriterien hat. Wenn Sie am Ende ein Konzept, eine Priorisierung oder einen Maßnahmenplan brauchen, ist ein Workshop meist das passendere Format.

Welche Arten von Workshops gibt es?

Bevor Sie eine Methode auswählen, sollten Sie zuerst den Typ des Workshops festlegen. So stellen Sie sicher, dass Aufbau, Teilnehmende und erwartetes Ergebnis zueinander passen.

• Strategie-Workshop: um Ziele, Prioritäten und Verantwortlichkeiten zu klären

• Problemlösungs-Workshop: um Ursachen zu analysieren und mit Problemlösungsstrategien Lösungen zu entwickeln

• Ideen-Workshop: um neue Ansätze für Produkte, Prozesse oder Kampagnen zu sammeln

• Kick-off-Workshop: um ein Projekt gemeinsam zu starten und Erwartungen abzustimmen

• Retrospektive oder Team-Workshop: um Zusammenarbeit zu stärken, Abläufe zu verbessern und Lernpunkte festzuhalten

Je klarer der Zweck ist, desto leichter fällt Ihnen später die Wahl der passenden Methode und der richtigen Teilnehmenden.

Wie läuft ein Workshop ab?

Bei einem Workshop gibt es unterschiedliche Methoden, die Sie anwenden können. Vorab ist es allerdings erst einmal wichtig, dass Sie sich mit dem Ablauf beschäftigen. Denn jede Phase eines Workshops sollte gut durchdacht werden, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer den Workshop auch positiv wahrnehmen.

Allgemein lässt sich ein Workshop in vier verschiedene Phasen unterteilen, auf die wir hier nun näher eingehen möchten.

1. Ankunft

Der erste wichtige Teil bei einem Workshop ist die Ankunft. Dieser ist sehr wichtig, denn er kann die Stimmung des Workshops maßgeblich beeinflussen. Jedoch wird dieser allzu oft vergessen, denn die meisten Unternehmen beschäftigen sich intensiver mit dem Inhalt des Workshops.

Hier gibt es einige wichtige Dinge, die Sie beachten können und sollen:

• Zunächst einmal sollten Sie vorab für Ordnung sorgen. Dies gilt hauptsächlich für den Raum, wo der Workshop stattfindet. Die Materialien sollten aufgeräumt sein, denn Unordnung wirkt sehr unprofessionell und verlangsamt nur den Ablauf.

• Hier können Sie auch den Teilnehmern ihren Plätzen zuweisen. So kommt es nicht zum Chaos.

• Wenn wir schon bei dem Raum der Veranstaltung sind: Dieser sollte auch leicht zu finden sein. Was gibt es Frustrierenderes für die Gruppe, wenn sie erst lange nach dem richtigen Raum suchen müssen?

• Weiters ist auch ein Ablaufplan vom Workshop sehr wichtig. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Workshop nur einige Stunden oder mehrere Tage läuft. Ein Plan ist wichtig, damit sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gut vorbereiten können und wissen, was als Nächstes kommt.

2. Einleitung

Auch diese Phase ist essentiell für den Erfolg eines Workshops. Wenn sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer schon zu Beginn des Workshops langweilen, ist das kein gutes Zeichen. Überlegen Sie sich deshalb, wie Sie die Gruppe zu Beginn auflockern und für das Thema begeistern können.

Wichtig ist hierbei auch, dass Sie zu Beginn noch einmal das Thema, die Ziele und den Ablauf wiedergeben, sodass jede Person bei dem Workshop auf dem gleichen Stand ist. So kann effektiv gearbeitet werden.

Hierzu möchten wir Ihnen noch ein paar Vorschläge mit auf den Weg geben, wie die Einleitung besser gelingt:

• Eisbrecher-Fragen: Bei einem Workshop werden die Teams aktiv ins Lernen miteinbezogen. Was gibt es also für eine bessere Möglichkeit, als zunächst einmal alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sprechen zu lassen? Die Frage kann themenbezogen, lustig oder auch persönlich sein.

• Impulsvortrag: Bei einem Impulsvortrag fassen Sie in kurzer Zeit die wichtigsten Punkte zu dem Thema des Workshops zusammen. Der Vortrag sollte jedoch nicht langweilig und eintönig sein. Stellen Sie provokante Thesen auf, befragen Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer und lockern Sie die Situation etwas auf.

• Visualisierungen: Eine Präsentation kann für die Einleitung sehr hilfreich sein. Denn durch Bilder und auch Videos können die Teams auch das von Ihnen Gesagte besser visualisieren. Somit bleibt dies auch gleich besser im Gedächtnis hängen.

3. Arbeitsphase

Kommen wir nun zum eigentlich wichtigsten Schritt des Workshops, der Arbeitsphase. In dieser Zeit werden Sie das Wissen den teilnehmenden Personen vermitteln. Vergessen Sie hierbei nicht darauf, dass ein Workshop sehr praxisbezogen sein sollte. Ein langweiliger Vortrag ist hier also unangebracht.

Nutzen Sie stattdessen Diskussionen, Rollenspiele, die Fishbowl-Methode oder Brainstorming, um die Teilnehmer aktiv miteinzubinden. Auch Erfahrungsberichte der Teams können sehr förderlich sein, um den Praxisbezug zu einem Thema besser zu verstehen.

Auch hier sollten Sie wieder darauf achten, für genug Visualisierungen zu sorgen. Denn so können sich die Teams das Gelernte auch besser vorstellen.

Bei der Arbeitsphase müssen Sie sich allgemein für eine Workshop-Methode entscheiden. Sie sollten sich hierzu bereits vorab überlegen, welche Methode für die Teilnehmenden ideal wäre.

4. Abschlussfeedback

Nach der Arbeitsphase ist jedoch noch nicht Schluss. Denn die meisten Teilnehmenden vergessen nach den Übungen einen Großteil des vermittelten Wissens wieder sehr schnell. Daher ist der Abschluss umso wichtiger, um noch einmal die Ergebnisse des Tages zusammenzufassen.

Dies können Sie auf unterschiedlichste Art und Weise machen:

• Sie können die Teilnehmenden fragen:"Was möchten Sie von dem heute Gelernten morgen umsetzen?"

• Je nach Aufgabe können die Teilnehmenden auch zum Schluss Ihre Ergebnisse präsentieren.

• Eine Dokumentation ist ebenfalls sehr wichtig. Händigen Sie jeder Person am Ende ein Infoblatt mit den wichtigsten Inhalten aus.

• Frage-Antwort-Runden und konstruktives Feedback sind auch eine interessante Möglichkeit.

Ganz zum Schluss des Workshops können Sie das Team noch auf Kaffee und Kuchen einladen. Hierzu bietet sich nämlich die Möglichkeit zum Networking. So können sich die Teammitglieder untereinander vernetzen und persönlich besser kennenlernen. Dies schafft auch ein positives Abschlussbild von dem Workshop.

Welche Workshop-Methoden gibt es?

Wie bereits erwähnt, haben Sie in der Arbeitsphase die Möglichkeit, auf verschiedene Workshop Methoden zurückzugreifen. Jede dieser Methode ist für ein unterschiedliches Thema und eine unterschiedliche Zielgruppe geeignet.

Deshalb ist es unbedingt wichtig, dass Sie sich damit bereits im Vorab auseinandersetzen, um die ideale Workshop Methoden bestimmen zu können. Egal für welche Methode Sie sich jedoch entscheiden, am wichtigsten ist das Ziel, dass Sie mit dem Workshop allgemein erreichen möchten.

In den folgenden Absätzen erklären wir Ihnen kurz und prägnant die wichtigsten Methoden und was Sie jeweils beachten sollten.

World Café

Workshops sind normalerweise für kleine Gruppen gedacht. Wenn aber größere Gruppen zusammen können, kann das World Café sinnvoll sein. Hierbei kommen die verschiedensten Teilnehmer miteinander ins Gespräch und können sich zu einem Thema austauschen.

Die Methode beginnt damit, dass der Gruppe eine Frage oder ein Thema zugeteilt wird. Die Gruppe teilt sich in Kleingruppen auf, die an eigenen Tischen sitzen und in Gesprächsrunden Ideen, Anregungen und Lösungsvorschläge erarbeiten.

Nach einer gewissen Zeit werden die Gruppen neu gemischt. Ein Mitglied bleibt jeweils am Tisch, um die bisherigen Ergebnisse zu präsentieren, und darauf aufbauend wird weitergearbeitet. Dies können Sie beliebig oft wiederholen, je nachdem, wieviel Zeit Sie haben.

Open Space

Für Gruppen ab 50 Teilnehmern eignet sich diese Methode. Hierzu wird ein Thema sehr grob vorgegeben, die Gestaltungsfreiheit der Teilnehmer steht im Vordergrund. Nun finden sich Personen in beliebigen Gruppen zusammen und versuchen in Diskussionsrunden, dieses Thema auf ihre eigene Art und Weise auszuarbeiten.

Die Personen können in dieser Zeit auch beliebig die Gruppen wechseln. Wichtig hierbei ist jedoch, dass dabei keine Ideen verloren gehen. Am Ende werden diese nämlich präsentiert.

Gerade bei interkulturellen Workshops kann diese Methode vielversprechend sein, da hier unterschiedliche Vorstellungen und Meinungen aufeinandertreffen. So können viele kreative Ideen gesammelt werden.

Six Thinking Hats

Gerade bei Teams, die aus unterschiedlichen Bereichen kommen und damit unterschiedliche Ansichten haben, kann diese Workshop Methode angewendet werden. Die Six Thinking Hats Methode, auf Deutsch "Die 6 Hüte", wurde von dem Psychologen Edward de Bono entwickelt.

Jedem Teilnehmer wird hier ein Hut, also eine Grundeinstellung zugeteilt. Diese sind:

• Weißer Hut: Analytisches Denken

• Roter Hut: Emotionales Denken

• Schwarzer Hut: Kritisches Denken

• Gelber Hut: Optimistisches Denken

• Grüner Hut: Kreatives Denken

• Blauer Hut: Ordnung und Moderation

Der Workshop wird nun in Gruppen mit jeweils 6 Personen eingeteilt. Jede Person der Gruppe trägt einen unterschiedlichen Hut und hat nun anhand der Rolle mitzuwirken.

Die Rolle der Moderation im Workshop

Eine gute Moderation sorgt dafür, dass ein Workshop nicht nur lebendig, sondern auch zielgerichtet bleibt. Moderierende Personen strukturieren den Ablauf, halten die Zeit im Blick, machen Zwischenergebnisse sichtbar und achten darauf, dass die Gruppe beim Thema bleibt.

Wie wichtig klare Strukturen und Verantwortlichkeiten in der Zusammenarbeit sind, zeigt das Beispiel von Lucid. Das Unternehmen hatte Kommunikation und Planung über mehrere Plattformen, E-Mail, Chat und Meetings verteilt. Projektübergaben gingen verloren, und einzelne Mitarbeiter wussten nicht, welche Prioritäten sie setzen sollten. Erst als Lucid seine Abläufe in Asana bündelte, entstanden klare Verantwortlichkeiten. Alle Projekte wurden mit den unternehmensweiten Zielen verknüpft. Das Team konnte strukturierter zusammenarbeiten und Übergaben nahtlos gestalten. Wie Michelle Fisher, Senior Director Program Management bei Lucid, erklärt: «Die gesamte Marketingarbeit ist miteinander verknüpft.» Mehr dazu erfahren Sie in der Kundenstory von Lucid.

Diese Erfahrung zeigt: Genau wie in einem Workshop braucht jede Zusammenarbeit eine klare Struktur, definierte Rollen und einen Ort, an dem Entscheidungen und nächste Schritte festgehalten werden. Mit Asana können Sie diese Struktur direkt nach dem Workshop digital abbilden, jetzt loslegen und Ihre Zusammenarbeit gezielt verbessern.

Folgende Aufgaben übernimmt eine gute Moderation im Workshop:

• Ziele zu Beginn klar benennen

• Gesprächsbeiträge steuern, ohne Inhalte vorzugeben

• Entscheidungen und Aufgaben direkt dokumentieren

• Fristen, Erwartungen und Prioritäten sichtbar machen

Gerade in funktionsübergreifenden Workshops hilft diese Rolle dabei, Verantwortung klar zuzuordnen und Missverständnisse zu vermeiden.

Weitere Tipps für Workshops

Im letzten Abschnitt möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps und Möglichkeiten mit auf den Weg geben, mit denen Sie den Workshop abwechslungsreich und spannend gestalten können:

1. Paarmethode: Gerade beim Kennenlernen ist die Paarmethode sehr interessant. Hierzu werden Gruppen mit 2 Personen gebildet, die sich gegenseitig vorstellen müssen.

2. Erwartungsabfrage: Bei dieser Methode stellen Sie zu Beginn die Frage: "Was muss heue passieren, damit Sie am Ende des Workshops sagen, dass sich dieser gelohnt hat?" Wählen Sie nun ein paar Teilnehmer aus, die diese Frage so offen und ehrlich wie möglich beantworten.

3. Regeln für Kommunikation: Gerade bei größeren Gruppen kann es schnell einmal hektisch werden. Deshalb kann es sinnvoll sein, vorab Regeln zu vereinbaren. Wie soll man zum Beispiel signalisieren, dass man eine Frage hat? Einfach den Ablauf für eine Frage zu unterbrechen, kann für Unruhe sorgen. Dies sollten Sie natürlich verhindern.

So werden Workshops erfolgreich

Ein erfolgreicher Workshop endet nicht mit guten Gesprächen, sondern mit klaren Entscheidungen, festgehaltenen Zuständigkeiten und einem realistischen nächsten Schritt. Wenn Sie Ziel, Format, Methode und Moderation bewusst aufeinander abstimmen, entstehen Ergebnisse, die sich im Arbeitsalltag weiterverfolgen lassen.

Besonders wirksam wird ein Workshop, wenn die vereinbarten Maßnahmen mit den Prioritäten des Teams und den übergeordneten Zielen verbunden werden. Eine zentrale Plattform hilft dabei: Sie können Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen direkt nach dem Workshop festhalten und mit Ihren bestehenden Projekten verknüpfen. Jetzt loslegen und Workshop-Ergebnisse direkt in die Tat umsetzen.

Häufig gestellte Fragen zu Workshops

Wie viele Personen sollten an einem Workshop teilnehmen?

Das hängt vom Ziel ab. Für intensive Diskussionen ist eine kleinere Gruppe meist sinnvoller, weil sich alle leichter einbringen können. Bei größeren Runden lohnt es sich oft, in Kleingruppen zu arbeiten und Ergebnisse anschließend gemeinsam zusammenzuführen.

Wie lange sollte ein Workshop dauern?

Ein Workshop sollte lang genug sein, um ein konkretes Ergebnis zu erarbeiten, aber kurz genug, um die Aufmerksamkeit hochzuhalten. Für klar abgegrenzte Themen reichen oft wenige Stunden, für komplexere Fragen kann ein halber oder ganzer Tag sinnvoll sein.

Kann ein Workshop auch online oder hybrid stattfinden?

Ja, wenn der Ablauf klar strukturiert ist und Rollen, Redezeiten sowie Dokumentation klar geregelt sind. Virtuelle Whiteboards und verknüpfte Tools helfen dabei, Ideen festzuhalten und direkt in nächste Schritte zu überführen.

Welche Materialien und Tools brauche ich für einen Workshop?

In Präsenz reichen oft ein gut vorbereiteter Raum, Moderationsmaterial und eine klare Agenda. Digital sind vor allem ein zuverlässiges Videotool, eine gemeinsame Arbeitsfläche und ein Ort für Aufgaben, Entscheidungen und Nachverfolgung wichtig.

Wann ist ein Workshop besser geeignet als ein Meeting?

Ein Workshop ist die bessere Wahl, wenn ein Thema gemeinsam erarbeitet werden soll und mehrere Perspektiven gebraucht werden. Geht es dagegen nur um kurze Updates oder reine Abstimmungen, ist ein Meeting meist ausreichend.

Wenn Sie Workshop-Ergebnisse, Aufgaben und nächste Schritte an einem Ort festhalten möchten, können Sie mit Asana jetzt loslegen.