プロジェクト計画書テンプレートとは？作り方と無料テンプレート 11 選

プロジェクトを円滑に進めるために、SaaS 型プロジェクトマネジメントツールを活用しましょう。WBS 作成や工数管理もできる Asana なら、すべての仕事を 1 か所に整理できるから、業務効率が向上します。

明確なプランがあり、全員が必要な作業と納期をすべて把握し、決められた時間内で、しかも予算通りにプロジェクトが完了する。このようにプロジェクトがスムーズに進むと誰もが喜びます。しかし、そのプロジェクトの計画と管理を任されたのがあなた自身だったらどうでしょうか？

プロジェクト計画書の作成には時間がかかります。セクションの作成、テンプレートタスクの作成、関係者への情報配布など、反復的な手作業がたくさん必要です。プロジェクト計画書テンプレートがあれば、こうした準備作業を大幅に削減できます。

プロジェクト計画書テンプレートとは、プロジェクトの目的、スコープ、スケジュール、リソース配分などを事前に構造化した雛形のことです。テンプレートを使えば、チームメンバーがすぐに仕事に着手できるよう、開始時の作業負担が軽減されます。適切なテンプレートは、1 つのプロジェクトの開始を容易にするだけでなく、将来のプロジェクト全体の成功にもつながります。

プロジェクト計画書テンプレートとは

プロジェクト計画書テンプレートとは、プロジェクトの目的、スコープ、スケジュール、リソース配分、リスク管理などを体系的にまとめるための雛形です。テンプレートを活用すれば、毎回ゼロから計画書を作成する手間を省き、プロジェクトの立ち上げを効率化できます。

プロジェクト計画のテンプレートには、セクション、タスク例、タスクタグなどが含まれます。煩雑な準備を不要にし、いち早い作業の取りかかりを可能にするツールです。

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WBS・ガントチャートとの違い

プロジェクト計画書テンプレートは、プロジェクト全体の目的、スコープ、スケジュール、リソースを一元的にまとめる文書です。一方、WBS (Work Breakdown Structure) はプロジェクトの作業を階層的に分解する手法であり、ガントチャートはタスクの時系列を視覚的に表す図です。

つまり、プロジェクト計画書テンプレートは「何を、なぜ、いつ、誰が」を包括的に定義する上位の文書です。WBS やガントチャートは、その計画を実行するための詳細ツールとして位置づけられます。

プロジェクト計画書をまず作成し、その中で WBS やガントチャートを活用することで、計画の精度と実行力を同時に高められます。

プロジェクト計画書テンプレートを使うメリットは？

必ずしもすべてのプロジェクト計画のテンプレートに全要素が組み込まれているわけではありません。しかし、タスク例を含む優れたプロジェクト計画書テンプレートがあれば、プロジェクトのニーズの特定や成果物の計画ができ、よりスマートにプロジェクトを立ち上げることができます。

プロジェクト計画書に記載する項目

プロジェクト計画書は、プロジェクトの目標を実現する上でチームが達成する必要のある主要な要素を示した青写真です。優れたプロジェクト計画書には、プロジェクトの成果物、プロジェクトスコープ、およびプロジェクトのスケジュールが明記されます。

プロジェクト計画書を作成するには、以下の 7 つの主要な要素を盛り込むことが特に重要です。

• プロジェクトの目的と目標

• 成功の評価指標

• 関係者 (ステークホルダー) と役割

• コスト (予算)

• マイルストーンと成果物

• タイムラインとスケジュール

• リスク管理計画

• コミュニケーション計画

プロジェクト計画書の作り方: 5 つのステップ

プロジェクト計画書を効率的に作成するには、以下の 5 つのステップに沿って進めましょう。体系的に進めることで、抜け漏れのない計画書が完成します。

ステップ 1: プロジェクトの目的とスコープを定義する

まずプロジェクトの目的を明確にし、達成すべき目標を具体的に設定します。スコープを定義することで、プロジェクトの範囲が明確になり、スコープクリープを防止できます。

SMART 目標 (具体的、測定可能、達成可能、関連性、期限付き) を設定すると、チーム全員が同じゴールを共有できます。目的とスコープは計画書の土台となるため、関係者全員の合意を得ておくことが重要です。

ステップ 2: タスクとマイルストーンを設定する

目的が定まったら、プロジェクトを具体的なタスクに分解します。各タスクに期限と優先度を設定し、重要な節目にはマイルストーンを置きましょう。

タスク間の依存関係を把握しておくことで、ボトルネックの発生を未然に防げます。大きなタスクは小さな作業単位に分割すると、進捗管理がしやすくなります。

ステップ 3: リソースと担当者を割り当てる

各タスクに適切なチームメンバーを割り当て、必要なリソース (人材、予算、ツール) を明確にします。リソースの過不足がないか事前に確認しましょう。

RACI チャートを活用して、実行責任者、最終責任者、相談先、報告先を整理すると、役割分担が明確になります。誰が何を担当するかが一目でわかる状態を作ることが大切です。

ステップ 4: リスクと前提条件を整理する

プロジェクトの進行を妨げる可能性のあるリスクを事前に洗い出し、対策を計画しておくことが重要です。リスクの発生確率と影響度を評価し、優先度をつけて対処計画を策定します。

前提条件も明文化しておきましょう。前提条件が崩れた場合のバックアッププランがあると、想定外の事態にも柔軟に対応できます。

ステップ 5: 計画書をレビューし承認を得る

完成した計画書は、主要な関係者でレビューを行い、フィードバックを反映した上で正式に承認を得ます。複数の視点でチェックすることで、見落としを防止できます。

承認後は、チーム全体に共有して、プロジェクトをスタートさせましょう。計画書は「作って終わり」ではなく、プロジェクト進行中も定期的に見直すことが大切です。

フォーマット別プロジェクト計画書テンプレート

プロジェクト計画書テンプレートは、用途やチームの環境に合わせてさまざまなフォーマットで利用できます。代表的なフォーマットの特徴を比較してみましょう。

Excel テンプレート

Excel テンプレートは、ガントチャートやタスク進捗の数値管理に優れています。関数やグラフ機能を活用すれば、予算管理やスケジュールの可視化も容易です。

一方で、複数人が同時に編集する場合にはファイルの競合が起きやすく、バージョン管理にも注意が必要です。小規模プロジェクトや個人での利用に向いています。

Word テンプレート

Word テンプレートは、文書形式での詳細な計画書作成に最適です。プロジェクトの目的、スコープ、タスクの詳細な説明を自由なレイアウトで記述できます。

承認フローのある正式な計画書や、社外向けの提案資料に適しています。ただし、進捗管理やタスクの自動更新には対応しにくい点がデメリットです。

PowerPoint テンプレート

PowerPoint テンプレートは、経営層やステークホルダーへのプレゼンテーションに適しています。視覚的にわかりやすく、プロジェクトの概要を簡潔に伝えることができます。

ただし、詳細なタスク管理やリアルタイムの進捗把握には不向きです。キックオフミーティングや定例報告のような場面での活用がおすすめです。

オンラインツールのテンプレート

オンラインのワークマネジメントツールでは、リアルタイムの進捗管理、タスクの自動割り当て、チームメンバーとのコラボレーションが一つのプラットフォームで完結します。

Excel や Word と異なり、情報が常に最新の状態に保たれるため、チームの連携がスムーズです。リモートワーク環境や複数チームが関わる大規模プロジェクトに特に効果を発揮します。

オンラインツールを選ぶ際は、ISO 27001 や SOC 2 などのセキュリティ認証を取得しているか、日本語でのサポートが充実しているかも確認しましょう。企業の機密情報を含むプロジェクト計画を扱う上で、セキュリティ基盤の信頼性は重要な選定基準です。

また、IPA (情報処理推進機構) でもプロジェクト計画書のテンプレートが公開されています。特にシステム開発プロジェクトに携わる方は、IPA のガイドラインも参考にするとよいでしょう。

導入事例: プロジェクト計画書テンプレートの活用

Fujitsu: DX プロジェクトで 30% の効率化を実現

Fujitsu 社では、全社的な DX プロジェクト「フジトラ」において、タスクの構造化とテンプレートによるナレッジ継承を推進しました。プロジェクト計画書テンプレートを活用することで、過去のプロジェクトで得たノウハウを次のプロジェクトに引き継ぐ仕組みを構築しています。

その結果、プロジェクトの立ち上げにかかる時間を約 30% 削減することに成功しました。テンプレートの導入により、属人化を防ぎながらプロジェクト運営の効率を大幅に向上させた好例です。

Fujitsu の導入事例を詳しく見る

Sansan: テンプレートでタスクの抜け漏れを解消

Sansan 社では、イベント管理ワークフローにおいてテンプレートベースのプロセスを導入し、タスクの抜け漏れを解消しました。繰り返し発生するプロジェクトにおいて、標準化されたテンプレートを活用することで、チーム間の調整コストを削減しています。

複数の類似プロジェクトを同時に進行させる組織にとって、テンプレートは一貫性を保ちながらエラーを減らす有効な手段であることを示す事例です。

Sansan の導入事例を詳しく見る

効果的なプロジェクト計画書テンプレート 11 選

プロフェッショナルなプロジェクトマネージャーとしての経験が少なく、何から始めればよいのかわからない方でもすぐに使用できる 11 のプロジェクト計画書テンプレートを以下に紹介します。準備に時間を費やさず今すぐプロジェクトに着手したい方にとって最適なツールです。

1. シンプルな基本のプロジェクト計画書テンプレート

プロジェクトをスマートに開始する

まったく同じプロジェクトというものはありませんが、すべてのプロジェクト計画には基本的な共通要素がいくつか存在します。目標、成果物、およびタイムラインが明確になっていると、プロジェクト計画書を構造化できます。

また、大規模で圧倒されそうなプロジェクトを小さい作業可能なステップに分割するのにも役立ちます。プロジェクトの実行を助けるプロジェクトチームを編成すること、およびメンバー全員の役割を明確化することも確実に行ってください。

それでも何から始めてよいのかわからないという場合は、こちらのシンプルなプロジェクト計画用のテンプレートをおすすめします。プロジェクトのすべての To-Do を計画とマイルストーンにまとめると同時に、優先度とタスクのステータスを簡単に確認できます。

2. 製品マーケティング用のプロジェクト計画書テンプレート

次のリリースを計画する

製品マーケティングマネージャーはたくさんの責任を担います。製品戦略を告げ、メッセージングとポジショニングを決定し、新製品をマーケットに送り出すために、マーケットリサーチを行います。また、しばしば製品リリースの事実上のプロジェクトマネージャーとしての役割も果たします。

製品、マーケティング、およびクリエイティブの各チームの調整を行い、新製品の出荷準備ができていることを確認し、リリース用アセットが確実に時間通りに納品されるようにします。

リリースを展開するごとに計画を一からわざわざ作り上げるのではなく、製品マーケティングリリース用テンプレートを使用して作成します。リリースターゲットの設定や、チャネル戦略の策定といったステップが含まれているので、製品リリースの必須事項を忘れる心配はありません。

3. コンテンツカレンダー用のプロジェクト計画書テンプレート

公開期限を守る

コンテンツカレンダーの管理は継続的なプロジェクトであり、同時進行するさまざまな要素を把握し続ける必要があります。ライターへの仕事の割り当てから、ビジュアルアセットの制作、レビューおよびコピー編集の調整にいたるまで、作成するコンテンツの各ピースはそれぞれが明確に定義されたステップを持つミニプロジェクトのようなものです。

コンテンツ制作を順調に進めるために、コンテンツカレンダー用テンプレートを活用します。このテンプレートを使えば、執筆し、編集し、公開するすべてのコンテンツを、そのアイデアの創出から完成まで、1 か所ですべて管理できます。

4. マーケティングキャンペーン用のプロジェクト計画書テンプレート

綿密に計画を立てる

計画と実行が、素晴らしいマーケティングキャンペーンを展開する鍵となります。しかし、キャンペーンの管理をするのが初めてだという場合、処理する必要がある 1 つ 1 つの作業について考えるだけでも圧倒されてしまうことがあります。

このキャンペーンプロジェクト用テンプレートがあれば、キャンペーンの全体的な計画を綿密に立てて、チームと一緒に毎日の実行を管理できます。アセットと成果物の追跡、チャネル戦略の計画と実行などに使用してください。

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5. エージェンシー管理用のプロジェクト計画書テンプレート

次のコラボレーションを成功に導く

たいていのプロジェクトでは、社内の協力者でチームを編成することになるでしょう。しかし、場合によっては、プロジェクトの実行をマーケティングエージェンシーや、クリエイティブエージェンシーに委託することがあるかもしれません。

広告キャンペーン、ブランド刷新、リサーチイニシアチブなど、プロジェクトタイプに関わらず、成功をもたらすパートナーシップは明確な計画を立て、綿密で継続的な調整を行うことから始まります。しかし、コラボレーションが主にメールや週 1 回のカンファレンスコールを通じて行われる場合はすぐに困難となります。

そこで、次回の社外エージェンシーとの共同プロジェクトを管理するためのテンプレートを活用しましょう。このテンプレートはクリエイティブブリーフの叩き台として使用でき、成果物、進行中の作業、優先度、および予算を 1 か所で把握できます。

6. ユーザーリサーチ用のプロジェクト計画書テンプレート

UXR プロジェクトを整理する

ユーザーリサーチは製品開発プロセスに不可欠の要素です。プロダクトマネージャーとユーザーエクスペリエンスのリサーチ担当者は、このフェーズで顧客のニーズと目標を学び、新規の製品開発につながるインサイトを獲得します。

リサーチプロジェクトを指揮することは容易な試みではありません。リサーチ参加者をソーシングしてデータを収集することから、そのデータを分析して推奨事項を生成することまで、計画および管理するアクティビティはたくさんあります。

このユーザーリサーチ用テンプレートを使えば、チームと一緒にリサーチ目標と質問を定義し、観察結果を整理しておくことが簡単にできます。努力の成果が文書やスプレッドシートの中で忘れられてしまうことを回避できます。

7. スプリント計画用のプロジェクト計画書テンプレート

アジャイルチームを管理する

スプリント計画を使用すると、アジャイルプロジェクトチームおよびエンジニアリングチームは仕事に優先度を付け、特定のプロジェクトを担当する余裕があるメンバーを見極めることができます。

スプリント計画は、日毎のスタンドアップミーティングおよびスプリントの振り返りと同様に、より大枠のスクラムフレームワークの一部です。

忙しいチームにとって、整理や使用が難しいスプリント計画テンプレートの管理を強いられるのは避けたい事態です。スプリント計画テンプレートを使用すれば、これらのタスクをすべて管理するフレームワークが得られます。管理時間の短縮により、機敏に動き、迅速に構築し、頻繁に納品するためにチームの本来の力を発揮できます。

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8. 取締役会の議題テンプレート

議事録を作成する

取締役会の会議の生産性は重要ですが、実際に生産性の高い会議を計画することはたやすい仕事ではありません。必要なのは、取締役会が今後および将来の会議に向けて重要事項を計画・共有・保存できる簡易な方法です。

そのような作業に労力を割かず、有効でスムーズな会議を計画できるのが、取締役会の議題テンプレートです。事前に議題を共有し、会議中にアクションアイテムを作成し、過去の議事録や参照資料などの重要文書を記録するといったニーズに、すべて一か所で応えます。

9. 仕事リクエスト用のプロジェクト計画書テンプレート

受領プロセスを簡素化する

仕事のリクエストがばらばらのツールやフォーマットで送られてくる状況では、またたく間に処理が追いつかなくなる可能性があります。未対応のリクエストに気づかない事態を避けるには、リクエストの追跡と管理を一か所でまとめて行える場所が必要です。

チームのワークフローをシンプルにするには、受け付けプロセスでリクエストのたびに決まった情報を確実に得られるようにします。

仕事リクエスト用テンプレートを活用すれば、クリエイティブブリーフ、作業指示、IT リクエストなど、種類に関わらず、すべてのリクエストに関して信頼できる唯一の情報源を持てます。さらに、フォームと組み合わせれば、リクエスト送信時に重要な詳細がすべて漏れなく届きます。

10. 販売計画用のプロジェクト計画書テンプレート

力強い目標を設定する

販売操業計画は、販売サイクルのスタート時点で作成した後は出番がないような文書ではありません。セールスチームが強固な土台を築き、維持するためには、系統立って整理された販売計画の最終版をいつでも参照できる必要があります。

効果的な販売計画テンプレートがあれば、簡単かつ一元化された方法で、セールスチームの目標、ターゲットオーディエンス、収益目標、戦略、および障害となりうる課題を記録できます。販売計画の各部分に必要な文書様式を提供する販売計画テンプレートをお試しください。

11. 新規採用者チェックリストテンプレート

オンボーディングを標準化する

最適な候補者を探すのも大変ですが、いざ見つかると、今度はその人の着任に備えるためにチームリーダーは大忙しです。すべての新規採用者に満足してもらえるオンボーディング体験の秘訣は、オンボーディングプロセスを標準化して、採用担当マネージャー全員を成功に導くことです。

新規採用者チェックリストは、全マネージャーが従う統一されたプロセスです。チェックリストには、歓迎メール、1on1 ミーティングまたはチームミーティング、IT 部門によるセットアップが必要な事項等が含まれます。

部門により慣例やトレーニング要件の多少の違いがあっても、新規採用者チェックリストテンプレートを使用して全体のオンボーディング体験を統一すれば、採用担当マネージャーと新規採用者の全員を成功に導くことができます。

カスタムプロジェクト計画書テンプレート

チーム特有のワークストリームがあり、それをテンプレートに反映させたい場合もあるかもしれません。そのようなときには、プロジェクトタスク、主要なマイルストーン、プロジェクトのフェーズなどの詳細情報を維持しつつ、過去に完了したプロジェクトをテンプレート化する手段が必要になります。

プロジェクト計画書が確定したら、次のステップとして、将来活用できるようテンプレート化しましょう。

Asana のようなワークマネジメントソフトウェアを使えば、過去に完了したプロジェクトをテンプレートに変換することができます。あとはプロジェクト開始日と終了日を選択するだけで、カスタマイズしたプロジェクト計画書のもと、作業に着手することができます。

まとめ: テンプレートでプロジェクト計画を効率化

新規プロジェクトの立ち上げにはストレスが伴い、特にプロジェクトの計画や管理を担当する立場であればその負担はなおさら増します。

製品リリース、マーケティングキャンペーンなど、どのようなプロジェクトを先導する場合でも、テンプレートを使えばそれが出発点となるので、計画を一から構築する必要はありません。さらに、Asana のようなプロジェクト管理ツールを利用すれば、あなたのプロジェクトも順調に進むことでしょう。

次のプロジェクトを計画する準備はいいですか？Asana のプロジェクトテンプレートをぜひお試しください。

プロジェクト計画書テンプレートに関するよくある質問