Gör mer med mindre: Förbättra verksamhetseffektiviteten

Tänk på det här: hur ser det ut när du ”arbetar”? Har du en fastställd process eller ordning för att göra saker? Har processen fastställts av din chef? Är det effektivaste sättet att göra saker och ting? 

För det mesta är teammedlemmar utbildade att göra saker på ett visst sätt. Chefer fastställer dessa processer för att öka verksamhetens effektivitet. Men vad är operativ effektivitet?

Det här är vad du behöver veta. 

Vad är verksamhetseffektivitet?

Operativ effektivitet är ett teams förmåga att leverera en slutprodukt av hög kvalitet med färre resurser. Den mäts med ett "effektivitetsförhållande" mellan vad du lägger ner i ditt projekt – ofta kallat insatser – och vad du får ut av det, kallat resultat. 

Input, såsom driftskostnader, personer eller arbetade timmar, är de resurser du investerar för att göra ett projekt framgångsrikt. Output är slutresultatet av ditt initiativ, till exempel leveranser eller ett slutmål som projektet har uppnått. 

Operativ effektivitet används ofta av tillverkningsföretag, men det kan vara till nytta för alla typer av team eller affärsmodeller. Inom projekthantering kan operativ effektivitet hjälpa dig att mäta och sedan förbättra effektivitetsgraden för dina projekt. Med tiden maximerar det resursanvändningen för att förbättra vinstmarginalerna och företagets resultat. Med andra ord kan du minska mängden resurser du investerar för att få en slutprodukt av hög kvalitet. 

Varför behöver verksamhetsteam repeterbara processer?

Den här e-boken beskriver sju viktiga steg för att effektivisera verksamhetsprocesser, så att du kan skala upp din organisation och samtidigt förbli smidig.

Ta del av insikterna

Operativ effektivitet vs operativ produktivitet

Operativ effektivitet och operativ produktivitet används ibland synonymt, men de betyder något lite olika i sitt sammanhang. Verksamhetseffektivitet är processen att generera samma resultat med färre resurser. Operativ produktivitet är processen för att generera mer produktion med samma mängd resurser. 

Låt oss titta på ett exempel på var och en av dessa med ett team:

Ett tillverkningsteam på 20 personer skapar regelbundet 100 plagg på en timme. Att implementera en operativt effektiv strategi skulle innebära att minska teamet till färre än 20 personer samtidigt som man fortfarande skapar 100 plagg på en timme. Operativ produktivitet är att hitta sätt att effektivisera processen så att 20 personer kan tillverka mer än 100 plagg på en timme.

Optimera teamets operativa effektivitet: 4 steg

Att optimera den operativa effektiviteten kan hjälpa ditt team på många sätt, inklusive att minska mänskliga fel, öka lönsamheten och minska de totala produktionskostnaderna. Så här kommer du igång:

Steg 1: Fastställ en utgångspunkt

Det första steget är att identifiera de viktigaste funktionerna i teamet som du vill effektivisera. Vilka mål försöker teamet uppnå? Vilka är de viktigaste nyckeltalen (KPI:er) eller mätvärdena som teamet regelbundet följer upp? Du kan använda svaren på de här frågorna för att identifiera teamets baslinjeproduktion, som du sedan använder för att beräkna den operativa effektiviteten.

Som en ekvation beräknas operativ effektivitet genom att resultatet (intäkter, försäljning, leads osv.) divideras med insatsen (resurser, antal arbetade timmar, antal teammedlemmar osv.). När du skapar den här kvoten ska du se till att de enheter du väljer är mest meningsfulla för det team du vill effektivisera.

Om du till exempel försöker skapa ett mer effektivt team för talangförvärv är det inte bäst att mäta intäkterna för att spåra resultatet. En bättre mätning skulle vara antalet erbjudanden som gjorts till kandidater under de timmar rekryterare spenderade på att hitta kandidater. 

När du har valt de bästa måttenheterna använder du det här förhållandet som ditt benchmarkingverktyg.

Exempel på att fastställa en baslinje

Ett innehållsmarknadsföringsteam på fem personer skapar för närvarande 20 artiklar på en månad

• Input: 5 teammedlemmar

• Utgång: 20 artiklar

• Baslinjeförhållande: 4:1

Steg 2: Standardisera processerna

Det här steget är där du kommer att börja öka effektiviteten inom dina operativa processer. Börja med att titta på din nuvarande verksamhet och hur teammedlemmarna slutför sina uppgifter. 

Några bra frågor att ställa är:

• Hur mycket av teamets arbete är enkelt att upprepa, till exempel administrativa uppgifter eller korrespondens? 

• Slutför alla teammedlemmar sina uppgifter på samma sätt? 

• Kan du identifiera några flaskhalsar i dina nuvarande processer?

automatisering är verksamhetseffektivitetens bästa vän. Om du vill effektivisera processer bör du identifiera uppgifter som enkelt kan upprepas och som du kan automatisera. Arbetstagare lägger 13 % av sin tid på dubbelarbete. Det är en enkel processförbättring som snabbt kan minska tidskrävande ineffektivitet eller mänskliga fel.

Att skapa standardiserade Business-processer är ett enkelt och kostnadseffektivt sätt att effektivisera operativa arbetsflöden. Det kan bidra till att skapa en mer enhetlig slutprodukt samtidigt som det minskar den tid som krävs för att leverera resultat.

Exempel på standardiseringsprocesser

Ett innehållsmarknadsföringsteam på fem personer har för närvarande ingen standardprocess för hur artiklar skapas. Här är några sätt som teamet kan optimera sitt arbetsflöde på:

• Skapa mallar för repetitivt arbete: innehållsförfattare enas om en konsekvent skrivprocess och ett arbetsflöde med beroenden och granskningar. Alla vet vilket steg de är ansvariga för och vem de ska lämna över sina texter till för redigering.

• Hitta möjligheter till automatisering: teamet använder ett verktyg för att fastställa beroenden och dirigera arbetet till rätt person så snart beroende uppgifter har slutförts. Det minimerar behovet av att kommunicera fram och tillbaka om artikelstatus.

Varför behöver verksamhetsteam repeterbara processer?

Den här e-boken beskriver sju viktiga steg för att effektivisera verksamhetsprocesser, så att du kan skala upp din organisation och samtidigt förbli smidig.

Ta del av insikterna

Steg 3: Spåra anställdas arbetsbelastning

När du implementerar en ny standardiserad process bör du övervaka teamets arbetsbelastning för att förhindra utbrändhet. Nya processer innebär en förändring av arbetsflödet, och det är viktigt att övervaka teamets arbetsbelastning under tiden. Processändringar kräver en anpassningsperiod, och det är viktigt att se till att teammedlemmarna får tillräckligt med tid för att anpassa sig och möjligheten att slutföra uppgifter utanför ändringen för att hålla arbetsbelastningen balanserad.

Om du märker att teamets arbetsbelastning börjar bli överbelastad av de nya arbetsflödena kan du justera processen för att se till att teammedlemmarna inte gör för mycket arbete på en gång. Att sträva efter operativ effektivitet kan också innebära kontinuerliga förbättringar längs vägen. 

Om den nya processen visar att teamets arbetsbelastning konsekvent är för hög bör du ta dig tid att justera mål eller processer. Det förhindrar utbrändhet och ger dig en mer realistisk förväntan på vad du kan förvänta dig i framtiden. Använd den nya fördelningen för att informera om framtida beslutsprocesser när teamet tar sig an nya projekt.

Exempel på övervakning av anställdas arbetsbelastning

Ett innehållsmarknadsföringsteam på fem personer strävar efter att nå målet på 25 artiklar totalt på en månad. 

Så här kan en chef övervaka den anställdes arbetsbelastning:

• Justera processer: innehållsteamet identifierar att det tar större delen av deras tid att lägga upp nya artiklar på webbplatsen. Efter att ha övervakat kapaciteten i webbproduktionsteamet bestämmer sig teamet för att omfördela steget för att publicera innehåll till webbproduktionsteamet eftersom de har fler timmar tillgängliga.

• Justera mål: Eftersom webbproduktionsteamet nu hanterar förberedelser behöver innehållsmarknadsföringsteamet inte längre oroa sig för det steget i processen. teamet justerar sina mål till 30 artiklar i månaden i stället för 25.

Varför behöver verksamhetsteam repeterbara processer?

Den här e-boken beskriver sju viktiga steg för att effektivisera verksamhetsprocesser, så att du kan skala upp din organisation och samtidigt förbli smidig.

Ta del av insikterna

Steg 4: Sätt upp nya mål för teamet

Jämför och kontrastera teamets resultat under den nya processen med referenspunkten. Om förhållandet mellan resultat och input har ökat är det ett tecken på att optimeringsstrategin fungerade. 

Nu är det dags att sätta upp nya mål för teamet. Som nämnts ovan är verksamhetseffektivitet en möjlighet till kontinuerlig förbättring. När du har fastställt utgångspunkten kan du försöka göra vad du kan för att öka effektiviteten. Efter en viss tidsperiod som ditt team bestämmer, starta processen igen och försök att öka effektiviteten ytterligare.

Fördelar med att mäta verksamhetseffektivitet

Att gå igenom processen för operativ effektivitet tar tid och kräver arbete, så vad är fördelen? Här är fyra huvudsakliga fördelar med att införa strategier för verksamhetseffektivitet.

Spara tid med automatisering

Att undersöka teamets operativa effektivitet hjälper till att upptäcka möjligheter att automatisera repetitiva, tidskrävande processer. Om ditt team använder ett arbetshanteringssystem som Asana kan du använda paneler för att få en överblick över slutförandefrekvensen för uppgifter i alla projekt i realtid. Den informationen gör det enklare att identifiera och implementera automatiseringsmöjligheter.

Om vi går tillbaka till exemplet med ett innehållsmarknadsföringsteam kan en författare behöva få slutliga juridiska godkännanden innan innehållet publiceras. Genom att använda automatisering av verksamhetsprocesser (BPA) och rätt arbetshanteringsverktyg kan teamet automatiskt meddela det juridiska teamet att en granskning är nödvändig så snart ett utkast är slutfört. 

Minimera mänskliga fel med automatisering

Automatisering kan också hjälpa teamet genom att se till att allt som behöver göras blir slutfört. Genom att skapa ett heltäckande arbetsflöde kan du fastställa alla nödvändiga steg för ett projekt i ett tidigt skede och automatisera varje steg på vägen. 

I det föregående exemplet kommer en innehållsförfattare aldrig att glömma att skicka in sitt utkast till det juridiska teamet för granskning, eftersom det är en automatiserad del av processen. Så snart en författare markerar sitt utkast som slutfört får den juridiska avdelningen en avisering, vilket säkerställer att granskningen inte glöms bort.

Att minimera mänskliga fel hjälper ditt team att producera bättre produkter, vilket i sin tur ökar kundnöjdheten och bibehåller kunderna. Genom att använda operativ effektivitet för att optimera och automatisera arbetsflöden kan du få resultat av högre kvalitet med färre driftskostnader.

Minska tiden som läggs på att jobba om jobb

Enligt Asanas index för Arbetets anatomi spenderas 60 % av en arbetares tid på att ”jobba om jobb” – uppgifter som att jaga godkännanden från intressenter, söka efter information eller kommunicera om arbetet. Om du minskar på de här uppgifterna får teamet mer tid över till det kvalificerade arbete som de är anställda för att utföra.

Anställda är en värdefull resurs och att optimera deras tid är en viktig del av verksamhetshanteringen. Genom att minska allt jobb om jobb kan du producera samma kvalitetsresultat med mindre fram och tillbaka och manuell samordning.

Varför behöver verksamhetsteam repeterbara processer?

Den här e-boken beskriver sju viktiga steg för att effektivisera verksamhetsprocesser, så att du kan skala upp din organisation och samtidigt förbli smidig.

Ta del av insikterna