Делать больше с меньшими затратами: как повысить операционную эффективность

Подумайте: как выглядит ваша работа? Есть ли у вас установленный процесс или порядок выполнения задач? Этот процесс был установлен вашим руководителем? Является ли ваш способ работы наиболее эффективным? 

В большинстве случаев команда обучается выполнять работу определённым образом. Руководители создают эти процессы для повышения операционной эффективности. Но что такое операционная эффективность?

Вот всё, что вам нужно знать. 

Что такое операционная эффективность?

Операционная эффективность — это способность команды предоставлять качественный конечный продукт с меньшими затратами ресурсов. Она измеряется «коэффициентом эффективности» между тем, что вы вкладываете в свой проект (входными данными), и тем, что вы получаете от него (результатами). 

Входные данные, такие как операционные расходы, люди или отработанные часы, — это ресурсы, которые вы инвестируете, чтобы сделать проект успешным. Выходы — это конечный результат вашей инициативы, например ожидаемые результаты или конечная цель, достигнутая вашим проектом. 

Операционная эффективность часто используется производственными компаниями, но она может принести пользу команде или бизнес-модели любого типа. В управлении проектами операционная эффективность помогает оценивать, а затем и повышать коэффициент эффективности ваших проектов. Со временем это позволит максимально эффективно использовать ресурсы, повысить рентабельность и улучшить итоговые показатели вашей компании. Другими словами, вы можете сократить количество ресурсов, которые вкладываете в получение качественного конечного продукта. 

Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы

В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать свою организацию и сохранять гибкость.

Получайте аналитическую информацию

Операционная эффективность и операционная продуктивность

Операционная эффективность и операционная продуктивность иногда используются как взаимозаменяемые понятия, но в контексте они означают нечто немного иное. Операционная эффективность — это процесс получения того же результата с меньшими затратами ресурсов. Операционная продуктивность — это процесс получения большего количества продукции при том же объёме ресурсов. 

Рассмотрим пример каждой из этих концепций на примере одной команды:

Производственная команда из 20 человек регулярно создает 100 предметов одежды в час. Реализация операционно эффективной стратегии будет означать сокращение команды до менее чем 20 человек при сохранении производства 100 единиц одежды в час. Операционная продуктивность — это поиск способов оптимизировать процесс так, чтобы 20 человек могли производить более 100 предметов одежды в час.

Оптимизация операционной эффективности команды: 4 шага

Оптимизация операционной эффективности может помочь вашей команде во многих отношениях, включая снижение количества человеческих ошибок, повышение прибыльности и сокращение общих производственных затрат. Вот как можно начать:

Шаг 1. Определите исходную точку

Первый шаг — определить основные функции команды, которые вы хотите оптимизировать. Каких целей пытается достичь эта команда? Какие ключевые показатели эффективности (КПЭ) или метрики регулярно отслеживает эта команда? Ответы на эти вопросы помогут определить базовый результат команды, который вы будете использовать для расчёта операционной эффективности.

В качестве уравнения операционная эффективность рассчитывается по выходным данным (доход, продажи, лиды и т. д.), деленным на входные данные (ресурсы, количество отработанных часов, количество членов команды и т. д.). При создании этого соотношения убедитесь, что выбранные вами единицы измерения наиболее подходят для команды, работу которой вы хотите оптимизировать.

Например, если вы пытаетесь создать более эффективную с точки зрения операционной деятельности команду по подбору персонала, измерение выручки в качестве результата не будет лучшей единицей измерения для отслеживания. Лучшим показателем будет количество предложений, сделанных кандидатам за часы, которые рекрутеры потратили на поиск. 

Выбрав оптимальные единицы измерения, используйте это соотношение в качестве инструмента сравнительного анализа.

Пример определения базового уровня

Команда контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время создает 20 статей в месяц

• Входные данные: команда из 5 человек

• Результат: 20 статей

• Базовое соотношение: 4:1

Шаг 2. Стандартизация процессов

На этом этапе вы начнёте повышать эффективность своих операционных процессов. Начните с изучения текущих бизнес-операций и того, как участники команды выполняют свои задачи. 

Вот несколько вопросов, которые стоит задать:

• Какая часть работы вашей команды легко повторяется, например административные задачи или переписка? 

• Все ли участники команды выполняют свои задачи одинаково? 

• Можете ли вы определить узкие места в ваших нынешних процессах?

Автоматизация — лучший друг операционной эффективности. Если вы хотите оптимизировать какие-либо процессы, определите легко повторяемые задачи, которые можно автоматизировать. Сотрудники тратят 13% своего времени на дублирование работы. Это простое улучшение процесса, которое может быстро уменьшить любые трудоемкие неэффективности или человеческие ошибки.

Создание стандартизированных бизнес-процессов — это простой и экономичный способ оптимизировать операционные рабочие процессы. Это поможет создать более единообразный конечный продукт, а также сократить время, необходимое для достижения результатов.

Пример стандартизации процессов

У команды контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время нет стандартного процесса создания статей. Вот несколько способов, с помощью которых команда может оптимизировать свой рабочий процесс:

• Создать шаблоны для повторяющейся работы: авторы контента согласовывают единый процесс написания и рабочий процесс с зависимостями и циклами проверки. Каждый знает, за какой этап он отвечает и кому передавать свои материалы на редактирование.

• Найдите возможности для автоматизации: команда использует инструмент, который помогает устанавливать зависимости и направлять работу нужному человеку, как только завершены зависимые задачи. Это сводит к минимуму необходимость обмениваться информацией о статусе статьи.

Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы

В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать свою организацию и сохранять гибкость.

Получайте аналитическую информацию

Шаг 3. Отслеживайте загрузку работников

При внедрении нового стандартизированного процесса обязательно контролируйте загрузку команды, чтобы предотвратить выгорание. С новыми процессами меняется рабочий процесс, и важно отслеживать загрузку команды по мере продвижения. Изменения в процессах требуют периода адаптации, и важно, чтобы у членов вашей команды было достаточно времени на адаптацию и возможность выполнять задачи, не связанные с изменениями, чтобы поддерживать баланс рабочей нагрузки.

Если вы заметили, что новые рабочие процессы начинают перегружать вашу команду, скорректируйте процесс, чтобы участники команды не выполняли слишком много работы одновременно. Стремление к операционной эффективности также может означать постоянное совершенствование. 

Если новый процесс показывает, что загрузка команды постоянно слишком высока, найдите время, чтобы скорректировать цели или процессы. Это предотвратит выгорание, а также даст вам более реалистичное представление о том, какой резу��ьтат вы можете ожидать в будущем. Используйте это новое соотношение для принятия будущих решений, когда ваша команда будет браться за новые проекты.

Пример мониторинга загрузки работников

Команда контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время стремится достичь цели в 25 статей за один месяц. 

Вот как руководитель может отслеживать загрузку работников:

• Корректировка процессов. Команда по созданию контента определяет, что размещение новых статей на сайте занимает большую часть времени. После мониторинга загруженности команды веб-разработчиков, маркетинга решает передать этап подготовки контента команде веб-разработчиков, поскольку у них больше свободных часов.

• Скорректировать цели: поскольку команда веб-разработки теперь занимается размещением статей, команде контент-маркетинга больше не нужно беспокоиться об этом этапе процесса. Команда корректирует свои цели до 30 статей в месяц вместо 25.

Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы

В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать свою организацию и сохранять гибкость.

Получайте аналитическую информацию

Шаг 4. Поставьте перед командой новые цели

Сравните результаты работы команды в рамках нового процесса с оценкой соотношения. Если соотношение результатов к затратам увеличилось, это признак того, что ваша стратегия оптимизации сработала. 

Теперь пришло время поставить перед командой новые цели. Как уже упоминалось выше, операционная эффективность — это возможность для постоянного совершенствования. Установив базовый уровень, попробуйте сделать всё возможное, чтобы повысить эффективность. По истечении определённого периода времени, который определяет ваша команда, начните процесс заново и попробуйте ещё больше повысить эффективность.

Преимущества измерения операционной эффективности

Процесс повышения операционной эффективности требует времени и усилий, так в чём же его польза? Ниже перечислены четыре основных преимущества внедрения стратегий повышения операционной эффективности.

Экономия времени благодаря автоматизации процессов

Изучение операционной эффективности команды помогает выявить возможности для автоматизации повторяющихся и трудоёмких процессов. Если ваша команда использует систему управления работой, такую как Asana, вы можете использовать панели задач, чтобы в режиме реального времени получать общее представление о показателях завершения задач во всех ваших проектах. Эта информация облегчает выявление и реализацию возможностей автоматизации.

Возвращаясь к примеру с командой контент-маркетинга, автору может потребоваться окончательное юридическое подтверждение перед публикацией своего контента. Используя автоматизацию бизнес-процессов и правильные инструменты для управления работой, эта команда может автоматически уведомлять юридический отдел о необходимости проверки, как только черновик будет завершен. 

Минимизируйте человеческие ошибки с помощью автоматизации

Автоматизация также помогает вашей команде следить за тем, чтобы всё, что нужно сделать, было завершено. Создав полностью завершённый рабочий процесс, можно заранее определить все необходимые для проекта действия и автоматизировать каждый этап. 

В примере с командой по контент-маркетингу автор никогда не забудет отправить черновик на проверку в юридический отдел, поскольку это автоматизированная часть процесса. Как только автор отметит черновик как завершенный, юридический отдел получит уведомление, гарантирующее, что эта проверка не останется без внимания.

Сведение к минимуму человеческих ошибок помогает команде создавать более качественные продукты, что, в свою очередь, повышает удовлетворённость и удержание клиентов. Используя операционную эффективность для оптимизации и автоматизации рабочих процессов, можно получить более качественные результаты с меньшими операционными расходами.

Сокращение объёма работы по организации работы

Согласно исследованию Asana «Anatomy of Work», 60% времени работника тратится на работу по организации работы — например, на получение подтверждений от заинтересованных сторон, поиск информации или общение о работе. Сокращение этих задач дает вашей команде больше времени на квалифицированную работу, для которой они были наняты.

Работники — ценный ресурс, и оптимизация их времени является важной частью операционного управления. Сокращение объёма работы по организации работы позволяет добиваться тех же качественных результатов с меньшим количеством ручной координации и лишних действий.

Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы

В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать свою организацию и сохранять гибкость.

Получайте аналитическую информацию