С помощью Asana компания Zoom экономит 133 рабочие недели в год

В начале пандемии коронавируса все, от компаний до премьер-министров, зарегистрировали учётные записи Zoom. Ведущий поставщик услуг связи объединяет миллионы компаний, друзей и семей с помощью инструментов для видео- и голосовой связи, чатов и обмена контентом. Для бизнеса видеоконференции играют главную роль, когда невозможно встречаться с клиентами лично, а команды не могут физически работать бок о бок.

Количество работников Zoom выросло с чуть более 2400 в январе 2020 года до более чем 5700 по всему миру по состоянию на июнь 2021 года, и отдел Business Services & IT поддерживает их связь. Грегори Дэниелс, старший менеджер по управлению технологическими программами, возглавляет команду, которая занимается управлением ИТ-проектами и программами. Они контролируют системные изменения и развертывания, такие как внедрение Okta в Zoom и общекорпоративная программа использования собственных устройств сотрудников «Принеси свое устройство». Эти глобальные инициативы с бюджетом в миллионы долларов затрагивают практически всех сотрудников компании.

Грег также занимался развитием культуры управления проектами в Zoom, но когда он присоединился к компании, команды с трудом сотрудничали, используя электронные таблицы, электронную почту и платформы для управления работой. Эта мешанина просто не работала:

• команды инжиниринга и разработки использовали Jira, а отделы маркетинга и продаж — нет, что затрудняло отслеживание предстоящих релизов функций.

• Некоторые команды получали запросы на работу со всех сторон, что затрудняло определение объёма и приоритетности входящих проектов.

• Обновления статуса для руководителей представлялись в виде презентаций, которые команды вручную обновляли в утомительном процессе.

По мере расширения компании сотрудникам Zoom стал требоваться более эффективный способ взаимодействия.

По мере роста Zoom нам требовалось стандартное представление обо всём происходящем, чтобы мы могли расставлять приоритеты в работе и принимать бизнес-решения. Нам нужна была прозрачность, ответственность, последовательность в выполнении работы и обмен знаниями между командами.”

Решение для объединения технических и коммерческих команд

Грег и его коллеги по ИТ начали оценивать платформы для управления работой. Первоочередной задачей было объединить технические и Business-команды Zoom, чтобы устранить напряжение, связанное с запуском в последнюю минуту. Им нужна была платформа с интеграцией с Jira, достаточно гибкая, чтобы поддерживать различные рабочие процессы из разных отделов.

Также было важно, чтобы сотрудники могли начать работать в инструменте без помощи ИТ-специалистов в настройке. На самом деле пара сотен работников Zoom уже использовала Asana по собственной инициативе. И это, наряду с гибкостью, встроенной интеграцией с Jira и лидирующими позициями на рынке, помогло ИТ-команде выбрать Asana в качестве стандартной платформы Zoom.

Было очевидно, что Asana — лидер в области управления работой, и мы хотели наладить с ней деловые отношения.”

Развертывание: обучение людей управлению проектами с помощью Zoom

Первоначально ИТ-группа развернула Asana в пяти отделах, и по мере того, как менеджеры переносили проекты на эту платформу, их участники команды следовали их примеру. В процесс включалось всё больше и больше групп, увидевших полезность централизации работы, когда всё необходимое содержится в проекте на платформе Asana, и достаточно просто отправить коллегам ссылку на этот проект. ИТ-группа также получила поддержку со стороны руководства, перенеся в Asana ежемесячные обзоры Business.

Грег говорит: «Как только мы официально утвердили Asana, неудовлетворённый спрос на инструмент для управления работой выплеснулся наружу, увеличился, и мы увидели, что со временем его стало использовать гораздо больше людей». Экономия времени Zoom за счёт работы в Asana выросла на 200% в годовом исчислении по мере расширения внедрения.

Команда Грега использовала развертывание Asana для обучения сотрудников общим организационным навыкам и «способу Zoom» выполнения поставленных задач. «Asana — это наш учебный класс, который помогает нашим сотрудникам освоить новый способ управления проектами», — говорит он. «Мы используем его для обучения фундаментальным навыкам управления проектами и тому, как использовать стандартные масштабируемые методы работы для достижения результатов».

Сегодня у Zoom в каждом отделе есть несколько экспертов по Asana, которые обучают новых работников рабочим процессам своей группы, а команда Грега занимается дополнительным обучением и разработкой сложных проектов. Они часто демонстрируют настройку Asana, разработанную командой безопасности, как пример того, как структурировать портфели и стандартизировать проекты.

Совместная работа технических и нетехнических команд в Asana

Отделы Zoom используют Asana в качестве источника достоверной информации.

Связь между инжинирингом и коммерцией Инженерные команды управляют повседневными задачами в Jira, синхронизированном с Asana, поэтому им не нужно обновлять маркетинг в каждом небольшом выпуске. «Это полностью разрешило наши трудности», — говорит Грег.

Маркетинг Глобально распределенная маркетинговая команда использует Asana для планирования кампаний и мероприятий, а также для управления поступающими запросами от других групп в Zoom.

Коммерческие службы и ИТ ИТ-службы используют Asana для глобальных развертываний и системных изменений, таких как программа использования собственных устройств сотрудников «Принеси свое устройство», в которой зарегистрировано более 90% участников. «Asana упростила менеджмент изменений, — говорит Грег. — «Мы могли бы состоянии отслеживать каждую крошечную подзадачу, необходимую для того, чтобы помочь работникам Zoom разобраться в программе. Слишком много всего происходило, чтобы электронная таблица все еще могла считаться эффективной».

Безопасность Команда безопасности использует Asana для обновления своих проектов в режиме реального времени, чтобы каждый мог видеть их статус. Это жизненно важно для крупных технических внедрений команды и развертываний в масштабах всего предприятия, в которых могут участвовать до 20 сотрудников и гораздо больше заинтересованных сторон. Команда использует портфели для организации непрерывных крупномасштабных инициатив и вложенные портфели для проектов внутри них.

Когда организация развивается так быстро, важно, чтобы все были в курсе и использовали единый инструмент для распределения ответственности.”

Команды полагаются на стандартный набор функций Asana, но используют их гибко в соответствии со своими процессами.

Проекты являются источником достоверной информации, а обзоры проектов предоставляют контекст о целях, объёме, времени и стоимости, чтобы никому не приходилось спрашивать менеджера проекта.

Портфели группируют проекты по программам, уточняют рабочую нагрузку и пропускную способность команды, а также позволяют менеджерам отслеживать статус в одном представлении.

Интеграции, такие как Jira Cloud, объединяют технические и коммерческие команды. Интеграция с Zoom позволяет участникам конференции делать заметки в задаче Asana прямо во время конференции Zoom. Интеграция с Zapier помогает автоматизировать этапы рабочих процессов, а интеграция с Google Диском позволяет прикреплять файлы к проектам, к которым они относятся.

Формы помогают командам собирать входящие запросы из внутренних источников в одном канале. Например, команда по созданию контента в отделе поддержки продаж собирает всю информацию заранее в своей стандартной форме Asana. Грег говорит: «Это было принудительное исполнение процесса с первого дня. Они делятся ссылкой на форму, получают защищённый запрос, объём работ и предоставляют примерный дедлайн».

Они могут быстро выполнять итерации процесса, изменяя поля в форме Asana. Работники Zoom отправляют около 900 форм в месяц, и благодаря повышению эффективности компания экономит примерно 335 рабочих дней в год.

Шаблоны служат отправной точкой для новых проектов, экономя время и гарантируя, что ни один шаг не будет забыт. «Если я использую шаблон Asana, — говорит Грег, — час планирования проекта превращается всего в пятнадцать или двадцать минут. Часовое организационное совещание сокращается вдвое. Экономия времени значительна».

Zoom экономит 667 рабочих дней в год

Сегодня Zoom экономит около 667 рабочих дней в год благодаря таким функциям Asana, как формы, комментарии, шаблоны и многое другое. Это больше двух лет при стандартной 40-часовой рабочей неделе.

Некоторые команды отказались от ручного обновления презентаций для руководителей, вместо этого используя портфе��и, чтобы дать руководителям полное представление обо всех инициативах. Также легко заметить, когда группы работают над похожими проектами, чтобы они могли объединить работу и объединить свои усилия.

Согласно каталогу «Anatomy of Work» дублирование является обычным явлением, и работники умственного труда тратят 13% времени на уже завершённую работу. Проблема становится более вероятной, когда работник использует много приложений для выполнения работы. Но для Zoom главная страница проекта проливает свет на дублирование.

Когда все расписания, задачи и общение находятся в одном месте, удалённая совместная работа становится проще.

Организация и дисциплина помогают компаниям масштабироваться

По мере расширения возможностей Zoom по управлению проектами в компании появляется всё больше групп, подобных команде Грега. Они продолжают быть чемпионами и внедрять инновации в Zoom, помогая всем выполнять задачи быстро и в больших масштабах.

Когда работники Zoom работают вместе в Asana, компания сокращает расстояние между своими командами — точно так же, как её продукты помогают сократить расстояние между коллегами, близкими и даже премьер-министрами.

Масштабирование — это предоставление сотрудникам возможности использовать Asana без участия менеджеров проектов. Мы стараемся сохранять гибкость, предоставляя достаточно рекомендаций, чтобы люди могли создавать свои собственные проекты.”