Как HelloFresh доставляет своим клиентам инновационные рецепты с помощью Asana

У компании HelloFresh амбициозная миссия — навсегда изменить то, как люди питаются. Их цель — обеспечить каждую семью полезной домашней едой без необходимости ходить за покупками и лишней суеты. И компания уверенно движется к этой цели. В настоящее время компания является ведущим в мире поставщиком наборов для приготовления пищи и демонстрирует значительный рост с момента своего основания в Германии в 2011 году.

Всего за десять лет компания выросла до уровня, когда только в 2021 году она доставила около миллиарда наборов для приготовления еды клиентам в 17 странах, получив чистый годовой доход в размере 6 миллиардов евро. В 2017 году компания HelloFresh провела успешное IPO на Франкфуртской фондовой бирже и укрепила свой статус самого популярного в мире поставщика наборов для приготовления еды.

Чтобы помочь людям изменить свой рацион, HelloFresh предлагает наборы, содержащие все ингредиенты, необходимые для приготовления здоровой и вкусной еды в домашних условиях. Всё, что требуется для вкусной еды, тщательно планируется, закупается и доставляется каждому клиенту в удобное время. Это также сокращает количество пищевых отходов и помогает покупателям экономить деньги, поскольку HelloFresh закупает ингредиенты только в необходимых количествах.

Технологии — ключевой фактор успеха HelloFresh

Технологии стали ключевым фактором успеха HelloFresh, поскольку компания расширяется по всему миру. Компания использует технологии для повышения ценности для клиентов, о чем они рассказывают в своем блоге HelloTech, где рассматриваются такие темы, как управление цепочками поставок, использование кластеров Kubernetes и Kafka для оркестровки данных.

Цепочка поставок — один из важнейших факторов успеха для такой организации, как HelloFresh. Компания должна постоянно закупать высококачественные ингредиенты для своих наборов для приготовления еды, при этом адаптируясь к меняющимся предпочтениям клиентов и сезонным изменениям в доступности ингредиентов.

Для этого HelloFresh полагается на свой отдел стратегических закупок, состоящий из двенадцати человек, который координирует закупочную деятельность в регионе DACH. Для управления этим сложным процессом команда использует Asana, которая позволяет видеть всю работу, выполняемую в отделе, и сокращать количество потенциальных ошибок. 

Asana обеспечивает успешную межведомственную координацию для HelloFresh

Команда стратегических закупок тесно сотрудничает с разработчиками рецептов HelloFresh, чтобы создавать для клиентов инновационные, но простые, вкусные и сезонные блюда. Это двусторонние отношения: разработчики рецептов должны знать, что им доступно, а отдел стратегических закупок должен иметь возможность получать эти ингредиенты в достаточном количестве. Существует также дополнительная сложность в поиске ингредиентов по правильной цене, поскольку HelloFresh уделяет особое внимание тому, чтобы гарантировать своим клиентам свежие и доступные варианты питания. Кроме того, компания постоянно учитывает отзывы клиентов о своих рецептах, чтобы улучшить их качество и привлекательность.

Обеспечить плавный переход от поиска ингредиентов к разработке рецептов — непростая задача. В штаб-квартире HelloFresh в Германии используют Asana, чтобы такие отделы, как стратегические закупки и разработка ингредиентов, могли координировать свою работу и беспрепятственно сотрудничать.

До перехода на Asana сотрудники HelloFresh использовали электронные таблицы для планирования закупок и инвентаризации, а затем делились ими по электронной почте с другими командами. В HelloFresh понимали, что им нужен новый способ управления этой важной работой, который бы улучшил общение, повысил ответственность и расставил приоритеты для наиболее важных ингредиентов и рецептов, чтобы повысить удовлетворённость клиентов. 

Теперь все в команде могут легко обратиться к проекту инвентаризации ингредиентов в Asana, чтобы перепроверить, доступны ли ингредиенты только в определённые сезоны или для определённого типа кухни, и легко исключить продукты, не подходящие для сыроедения, из определённых рецептов. Благодаря Asana информация об ингредиентах всегда доступна, что позволяет команде работать быстрее. 

Затем Asana быстро освоила команда по разработке ингредиентов, которая тесно сотрудничает с командой стратегических закупок по вопросам новых запросов на ингредиенты и управления запасами, используемыми в меню, которые покупают их клиенты. В напряжённый месяц они получают более 100 запросов на новые продукты и ингредиенты, и в это время появляется множество подвижных элементов, командами, с которыми нужно сотрудничать, и задач, которые нужно завершить. Например, HelloFresh DACH предлагает 30 различных рецептов каждую неделю, поэтому гибкость и манёвренность являются обязательными условиями. 

Плавный и беспрепятственный переход на Asana

По словам Моники Моры, разработчика ингредиентов, переход на Asana прошёл гладко и без проблем. «При внедрении Asana мы следовали простому каскадному процессу. Мы начали с планирования всей нашей работы, а затем перенесли её в Asana», — рассказала Моника. «Затем мы определили, кто участвует в каждом этапе процесса поиска ингредиентов и какие детали и подзадачи необходимо назначить каждому действию, чтобы продвинуть запрос вперёд. Мы старались максимально точно отразить предыдущий процесс, чтобы команда была с ним знакома и могла легко освоить его». 

Сопоставление процессов в Asana было важно для наших заинтересованных сторон. Это обеспечило тот же внешний вид и ощущения, что и наш предыдущий подход, что было ключом к плавному переходу. Мы также сосредоточились на том, чтобы сделать процесс интуитивно понятным для стимулирования внедрения.”

По словам Моники, Asana расширяет возможности команды по работе с ингредиентами: «Мы широко используем правила для автоматизации этапов нашего процесса. Запрос на ингредиент представлен в нашем проекте в виде задачи, которая автоматически перемещается в разные разделы с помощью правил по мере прохождения различных этапов процесса. Когда запрос перемещается в новый раздел, задача автоматически переназначается тому участнику команды, который будет выполнять этот шаг. Например, после доставки образца он переназначается человеку, ответственному за этап контроля качества. После этого запрос перемещается и переназначается в отдел стратегических закупок, который отвечает за поиск поставщиков продукта». Это позволяет команде видеть, на каком этапе находится каждый запрос и кто отвечает за этот этап. «Как только идеальный ингредиент будет протестирован и одобрен, Asana автоматически сообщит всем заинтересованным сторонам, что ингредиент был добавлен в репертуар», — поделилась Моника. «Тогда наши разработчики рецептов могут начать использовать новый ингредиент».

Процессы HelloFresh работают быстрее с помощью Asana

Внедрив Asana для управления процессом поиска ингредиентов и инвентаризации, HelloFresh может быстрее разрабатывать и запускать новые сезонные рецепты, соответствующие предпочтениям клиентов. Моника подчёркивает, что Asana делает задачи видимыми, распределяет обязанности и даёт сотрудникам знать, когда нужно закончить работу, что гарантирует соблюдение дедлайнов. И это вкусное угощение, которое понравится всем.

Мы получили очень положительные отзывы от наших команд, использующих Asana. Платформа помогает нам быстрее выполнять наши процессы, а общение между командами становится более плавным, что снижает внутреннюю перегрузку электронной почтой. Asana повышает гибкость HelloFresh, поэтому мы можем предлагать постоянно меняющееся меню в соответствии с динамичными требованиями клиентов.”

Вкусное будущее с Asana

Основываясь на своих больших успехах, HelloFresh в настоящее время интегрирует новые процессы, такие как внедрение новых поставщиков для участия в торгах по проектам и отказ от ингредиентов, чтобы легко синхронизироваться с запросами на ингредиенты. В будущем Моника планирует более широкое использование Asana другими командами, поскольку они видят преимущества, которые получают команды стратегических закупок и разработки ингредиентов. Например, другие команды уже тестируют Asana для отбора рецептов и отчётности. Моника плани��ует использовать больше мощных функций Asana и возможности экономии времени на отчётности, чтобы помочь своей команде разрабатывать инновационные рецепты, соответствующие меняющимся предпочтениям клиентов. Звучит аппетитно!