Faça mais com menos: como melhorar a eficiência operacional

Pensem no seguinte: como é quando vocês “trabalham”? Vocês têm um processo ou ordem definidos para fazer as coisas? Esse processo foi definido pelo seu gerente? A maneira como você faz as coisas é a mais eficiente? 

Na maioria das vezes, os membros da equipe são treinados para fazer as coisas de uma determinada maneira. Os gestores estabelecem esses processos para aumentar a eficiência operacional. Mas o que é eficiência operacional?

Veja o que você precisa saber. 

O que é eficiência operacional?

A eficiência operacional é a capacidade de uma equipe de entregar um produto final de qualidade com menos recursos. Ela é medida por uma “relação de eficiência” entre o que você coloca no seu projeto, muitas vezes chamado de insumos, e o que você obtém dele, chamado de resultados. 

Os insumos, como custos operacionais, pessoas ou horas trabalhadas, são os recursos que você investe para que um projeto seja bem-sucedido. Os resultados são o resultado final da sua iniciativa, como entregas ou uma Meta final alcançada pelo seu projeto. 

A eficiência operacional é frequentemente usada por empresas de manufatura, mas pode beneficiar qualquer tipo de equipe ou modelo de negócios. Na gestão de projetos, a eficiência operacional pode ajudar a avaliar e, em seguida, melhorar a taxa de eficiência dos seus projetos. Com o tempo, isso maximiza a utilização de recursos para melhorar as margens de lucro e os resultados da sua empresa. Em outras palavras, você pode reduzir a quantidade de recursos investidos para obter um produto final de qualidade. 

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Eficiência operacional vs. produtividade operacional

Eficiência operacional e produtividade operacional às vezes são usadas de forma intercambiável, mas significam algo ligeiramente diferente no contexto. A eficiência operacional é o processo de gerar a mesma produção com menos recursos. A produtividade operacional é o processo de gerar mais resultados com a mesma quantidade de recursos. 

Vejamos um exemplo de cada um deles com uma equipe:

Uma equipe de produção de 20 pessoas costuma criar 100 peças de vestuário em uma hora. Implementar uma estratégia operacionalmente eficiente significaria reduzir a equipe para menos de 20 pessoas e, ao mesmo tempo, continuar produzindo 100 peças de vestuário em uma hora. A produtividade operacional consiste em encontrar maneiras de agilizar o processo para que 20 pessoas possam fazer mais de 100 peças de roupa em uma hora.

Como otimizar a eficiência operacional da sua equipe em quatro etapas

Otimizar a eficiência operacional pode ajudar a sua equipe de várias maneiras, incluindo a redução de erros humanos, o aumento da lucratividade e a redução dos custos gerais de produção. Veja como começar:

Etapa 1: estabeleça uma linha de base

O primeiro passo é identificar as principais funções da equipe que você gostaria de otimizar. Quais são as metas que a equipe está tentando alcançar? Quais são os indicadores-chave de desempenho (KPIs) ou métricas que esta equipe monitora regularmente? Você pode usar as respostas a essas perguntas para identificar a linha de base de resultados da equipe, que será usada para calcular a eficiência operacional.

Como uma equação, a eficiência operacional é calculada pela saída (receita, vendas, leads, etc.) dividida pela entrada (recursos, número de horas trabalhadas, número de membros da equipe, etc.). Ao criar essa proporção, certifique-se de que as unidades escolhidas façam mais sentido para a equipe que você gostaria de otimizar.

Por exemplo, medir a receita para a produção se você estiver tentando criar uma equipe de aquisição de talentos mais eficiente em termos operacionais não seria a melhor unidade de medida a ser monitorada. Uma medida melhor seria o número de ofertas feitas aos candidatos ao longo das horas que os recrutadores gastaram na busca. 

Depois de escolher as melhores unidades de medida, use essa razão como ferramenta de benchmarking.

Exemplo de estabelecimento de uma linha de base

Uma equipe de marketing de conteúdo de cinco pessoas atualmente cria 20 artigos em um mês

• Entrada: 5 membros da equipe

• Resultado: 20 artigos

• Proporção de referência: 4:1

Etapa 2: padronize os seus processos

É nesta etapa que você começará a aumentar a eficiência dos seus processos operacionais. Comece analisando as operações de negócios atuais e como os membros da equipe estão concluindo as tarefas. 

Algumas boas perguntas a serem feitas são:

• Quanto do trabalho da sua equipe é facilmente repetível, como tarefas administrativas ou correspondência? 

• Todos os membros da equipe estão concluindo as tarefas da mesma maneira? 

• Você consegue identificar algum gargalo nos seus processos atuais?

A Automatização é a melhor amiga da eficiência operacional. Se você quiser agilizar algum processo, identifique tarefas facilmente repetíveis que possam ser automatizadas. Os trabalhadores gastam 13 % do tempo em pura duplicação de trabalho. Esta é uma melhoria de processo fácil que pode diminuir rapidamente quaisquer ineficiências demoradas ou erros humanos.

Criar processos de negócios padronizados é uma maneira fácil e econômica de agilizar os fluxos de trabalho operacionais. Isso pode ajudar a criar um produto final mais uniforme e, ao mesmo tempo, diminuir o tempo necessário para entregar resultados.

Exemplo de padronização de processos

Uma equipe de marketing de conteúdo composta por cinco pessoas não tem um processo padrão para a criação de artigos. Aqui estão algumas maneiras de a equipe otimizar o seu fluxo de trabalho:

• Criar modelos para trabalhos repetíveis: os redatores de conteúdo entram em acordo sobre um processo de escrita e um fluxo de trabalho consistentes, com dependências e cadências de revisão. Todos sabem por qual etapa são responsáveis e a quem devem entregar as suas partes para edição.

• Encontrar oportunidades de automatização: a equipe usa uma ferramenta para ajudar a estabelecer dependências e encaminhar o trabalho para a pessoa certa assim que as tarefas dependentes forem concluídas. Isso minimiza a necessidade de comunicação constante sobre o status do artigo.

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Etapa 3: monitorar a carga de trabalho dos funcionários

Ao implementar um novo processo padronizado, certifique-se de monitorar a carga de trabalho da sua equipe para evitar o burnout. Com os novos processos, há uma mudança no fluxo de trabalho, e é importante monitorar a carga de trabalho da sua equipe à medida que avança. As mudanças de processo exigem um período de ajuste, e é importante garantir que os membros da equipe tenham tempo suficiente para se adaptar e capacidade de concluir tarefas fora da mudança para manter a carga de trabalho equilibrada.

Se você perceber que a equipe está começando a ficar sobrecarregada pelos novos fluxos de trabalho, ajuste o processo para garantir que os membros não estejam fazendo muito trabalho ao mesmo tempo. Buscar a eficiência operacional também pode significar melhoria contínua ao longo do caminho. 

Se o novo processo mostrar que a carga de trabalho da equipe está consistentemente muito pesada, reserve um tempo para ajustar as metas ou os processos. Isso evitará o burnout, mas também lhe dará uma expectativa mais realista do resultado que você pode esperar no futuro. Use essa nova proporção como uma forma de informar futuros processos de tomada de decisão à medida que a equipe assume novos projetos.

Exemplo de monitoramento da carga de trabalho dos funcionários

Uma equipe de marketing de conteúdo com cinco membros está atualmente se esforçando para atingir uma meta de 25 artigos no total em um mês. 

Veja como um gerente pode monitorar a carga de trabalho dos funcionários:

• Ajustar processos: a equipe de conteúdo identifica que a preparação de novos artigos no site ocupa a maior parte do seu tempo. Depois de monitorar a capacidade da equipe de produção para a Web, a equipe decide reatribuir a etapa de preparação do processo de produção de conteúdo à equipe de produção para a Web, pois ela tem mais horas disponíveis.

• Ajustar as metas: com a equipe de produção para a Web agora lidando com o teste, a equipe de marketing de conteúdo não precisa mais se preocupar com essa etapa do processo. A equipe ajusta as suas metas para 30 artigos por mês em vez de 25.

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Etapa 4: defina novas metas para a sua equipe

Compare e contraste a produção da sua equipe operando sob o novo processo com a sua relação de referência. Se a sua relação entre entradas e saídas aumentou, isso é um sinal de que a sua estratégia de otimização funcionou. 

Agora, é hora de definir novas metas para a sua equipe. Como mencionado acima, a eficiência operacional é uma oportunidade de melhoria contínua. Depois de estabelecer a sua linha de base, tente fazer o que puder para aumentar a eficiência. Após um período definido pela sua equipe, reinicie o processo e tente aumentar ainda mais a eficiência.

Vantagens de medir a eficiência operacional

Passar pelo processo de eficiência operacional leva tempo e trabalho, então qual é o benefício? Aqui estão quatro benefícios principais da implementação de estratégias de eficiência operacional.

Economize tempo com a automatização de processos

Examinar a eficiência operacional da sua equipe ajuda a descobrir oportunidades para automatizar processos repetitivos e demorados. Se a sua equipe usa um sistema de gestão do trabalho como a Asana, você pode usar os painéis para ter uma visão panorâmica das taxas de finalização de tarefas em todos os seus projetos, em tempo real. Essas informações facilitam a identificação e a implementação de oportunidades de automação.

Voltando ao exemplo de uma equipe de marketing de conteúdo, um redator pode ter de receber aprovações jurídicas finais antes de publicar o seu conteúdo. Ao usar a automatização de processos corporativos e as ferramentas de gestão do trabalho certas, essa equipe pode notificar automaticamente o departamento jurídico de que uma revisão é necessária assim que um rascunho for concluído. 

Minimize o erro humano por meio da Automatização

A automatização também pode ajudar a sua equipe a garantir que tudo o que precisa ser feito seja concluído. Ao criar um fluxo de trabalho completo de ponta a ponta, você pode estabelecer todas as etapas necessárias para um projeto desde o início e automatizar cada etapa ao longo do caminho. 

Usando o exemplo anterior, um redator de conteúdo nunca se esquecerá de enviar o seu rascunho à equipe jurídica para revisão, pois essa é uma parte automatizada do processo. Assim que um redator marca o rascunho como concluído, o departamento jurídico recebe uma notificação, garantindo que essa revisão não passe despercebida.

Minimizar o erro humano ajuda a sua equipe a produzir produtos melhores, o que, por sua vez, aumenta a satisfação e a retenção dos clientes. Ao usar a eficiência operacional para otimizar e automatizar os fluxos de trabalho, você pode obter resultados de maior qualidade com menos despesas operacionais.

Reduzir a organização para o trabalho

De acordo com o índice Anatomia do trabalho da Asana, 60 % do tempo de um trabalhador é gasto apenas com a “organização para o trabalho”, ou seja, tarefas como buscar aprovações das partes interessadas, pesquisar informações ou comunicar-se sobre o trabalho. Reduzir essas tarefas dá à sua equipe mais tempo para se dedicar ao trabalho qualificado para o qual foi contratada.

Os funcionários são um recurso valioso, e otimizar o tempo deles é uma parte importante da gestão de operações. Reduzir a organização para o trabalho permite que você produza os mesmos resultados de qualidade com menos idas e vindas e coordenação manual.

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