Jak przedstawić oprogramowanie do zarządzania projektami: kompletny przewodnik

Jeśli szukasz oprogramowania do zarządzania projektami, prawdopodobnie wiesz, jak może ono zwiększyć wydajność, usprawnić współpracę i pozwolić zespołowi skupić się na pracy o wysokiej wartości. Jednak choć łatwo jest dostrzec potencjał narzędzia, przekonanie do niego przywództwa może być trudne, zwłaszcza gdy zasoby firmy są ograniczone. 

Liderzy business są z natury ostrożni, jeśli chodzi o inwestowanie w nowe oprogramowanie. To do nich należy podejmowanie najlepszych decyzji dla całej firmy, więc chcą mieć pewność, że każdy zakup przyniesie wymierne rezultaty. W tym artykule pomożemy Ci przedstawić wartość oprogramowania do zarządzania projektami, abyś mógł wprowadzić liderów biznesowych na tablicę nie tylko jako niechętnych interesariuszy, ale jako w pełni zaangażowanych partnerów. 

Przedstawienie argumentów przemawiających za oprogramowaniem do zarządzania projektami jest trudne, ale warto się tego podjąć

Dobrze przygotowana prezentacja to coś więcej niż zatwierdzenie rozpoczęcia korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami. Przekonuje również przywództwo, że narzędzie może wymiernie poprawić cały biznes, więc są w pełni zaangażowani w wprowadzenie nowego oprogramowania na tablicę. Im większe zaangażowanie ze strony interesariuszy wyższego szczebla, tym łatwiej będzie później wdrożyć narzędzie. Gdy interesariusze są w pełni zaangażowani, mogą pomóc utorować drogę do transformacji cyfrowej i wdrożenia międzyzespołowego w przyszłości. 

Na początek przedstawiamy pięć głównych rzeczy, o których należy pomyśleć podczas przygotowywania prezentacji dotyczącej oprogramowania do zarządzania projektami, a także konkretne wskazówki, które pomogą Ci przekonać interesariuszy.

Nucleus Research: skrócenie czasu realizacji projektu o połowę

Dowiedz się, jak Asana pomaga organizacjom zmniejszyć koszty i zwiększyć wydajność

Pobierz pełny raport

Skup się na tym, co jest najważniejsze dla liderów firmy 

Jako lider zespołu znasz procesy biznesowe jak własną kieszeń, w tym ich wady. Jednak możliwości usprawnień, które wydają Ci się oczywiste, często nie są tak widoczne dla kadry kierowniczej, ponieważ nie jest ona bezpośrednio zaangażowana w Twoją codzienną pracę. Nie chodzi o to, że im to nie zależy – wręcz przeciwnie. Liderzy firm chcą zapewnić zespołowi narzędzia, które umożliwią mu odniesienie sukcesu, ale decyzje zakupowe podejmują z perspektywy biznesowej. 

Zanim przygotujesz swoją prezentację, zastanów się, na czym zależy liderom firmy. Postaw się na ich miejscu. W jaki sposób zakup nowego oprogramowania zwiększy wydajność i marże zysku całego biznesu?

Oto pięć rzeczy, na których należy się skupić, aby rozwiać obawy liderów zespołu, działu lub firmy. 

1. Zwrot z inwestycji (ROI)

Wykonujemy pięciokrotnie więcej pracy na osobę niż firmy dziesięciokrotnie większe niż nasza – i wszystko to bez nadmiernego stresu.”

Jeśli potrafisz wykazać, w jaki sposób nowe oprogramowanie pomoże Twojej firmie osiągnąć lepsze wyniki, znacznie łatwiej będzie Ci uzyskać przywództwo na tablicy. Oblicz, ile czasu Twój zespół spędza na powtarzalnych i ręcznych zadaniach oraz ile godzin możesz zaoszczędzić dzięki nowemu oprogramowaniu. Przeprowadź również badania zewnętrzne. Często można znaleźć niezależne raporty, które określają oszczędności czasu dzięki różnym narzędziom do zarządzania projektami, takie jak ten raport z Nucleus Research. 

Kluczowe przesłanie: 

• Oprogramowanie do zarządzania projektami obejmuje wbudowaną automatyzację, która eliminuje niepotrzebną pracę, umożliwiając członkom zespołu skupienie się na projektach generujących przychody. 

2. Bezpieczeństwo

Cenimy sobie każdą firmę, która posiada szereg certyfikatów bezpieczeństwa i traktuje kwestie związane z bezpieczeństwem poważnie.”

W obliczu coraz częstszych ataków cybernetycznych liderzy firm coraz bardziej koncentrują się na bezpieczeństwie danych. Chcą mieć pewność, że informacje firmowe pozostaną prywatne, nawet jeśli pracownicy pracują w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Według Michaela Oberlaindera, głównego specjalisty ds. bezpieczeństwa informacji w LogMeIn, „Cyberbezpieczeństwo nie zniknie. Nie można go ignorować, stosować skrótów ani niedofinansowywać”. 

Oznacza to, że podczas prezentacji oprogramowania do zarządzania projektami bezpieczeństwo jest funkcją, której nie można pominąć. Przeprowadź analizę i upewnij się, że narzędzie spełnia wymagane przez Twój zespół IT standardy bezpieczeństwa. 

Kluczowe przesłanie: 

• To narzędzie do zarządzania projektami stawia na pierwszym miejscu funkcje bezpieczeństwa i posiada wiele certyfikatów bezpieczeństwa, więc możemy mu zaufać, że nasze dane będą bezpieczne. 

3. Przykłady zastosowania międzyfunkcyjnego

Musieliśmy scentralizować naszą pracę w jednym narzędziu platformowym, ponieważ każdy zespół używał różnych narzędzi, co prowadziło do nieporozumień i nieefektywności.”

Liderzy firm często obawiają się dodawania nowego oprogramowania, ponieważ obawiają się, że będzie ono używane w wąskim zakresie przez konkretny zespół, co zwiększy liczbę aplikacji i utrudni współpracę oraz udostępnianie informacji międzyfunkcyjnych. Dlatego podczas prezentacji nowego narzędzia ważne jest, aby zademonstrować szeroki zakres przypadków użycia. To nowe narzędzie z pewnością pomoże Twojemu zespołowi, ale pokaż również, że platforma jest wystarczająco elastyczna, aby można było z niej korzystać w różnych działach. Im więcej przypadków użycia narzędzia, tym bardziej będzie ono atrakcyjne dla przywództwa firmy. 

Podczas prezentacji pokaż, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może być szeroko wykorzystywane do usprawniania współpracy międzyfunkcyjnej. Oto jak to zrobić: 

• Zilustruj, w jaki sposób platforma może być używana przez różne zespoły, takie jak marketing, operacje, IT i inne. 

• Zademonstruj, w jaki sposób narzędzie może usprawnić pracę zespołową i usprawnić przepływy pracy między zespołami, takie jak planowanie kampanii i projektów, śledzenie zleceń roboczych lub planowanie strategiczne. Sprawdź, czy platforma oferuje gotowe szablony, które pomogą Twojemu zespołowi szybko skonfigurować procesy międzyfunkcyjne. 

• Jeśli platforma oferuje integracje, pamiętaj, aby je wyróżnić. Różne zespoły używają różnych narzędzi do analizy danych, projektowania, automatyzacji e-maili, śledzenia leadów i wielu innych. Liderzy potrzebują oprogramowania do zarządzania projektami, które będzie mogło współpracować z istniejącym stosem technologicznym, nie generując dodatkowej pracy ani nie zakłócając procesów, które już działają. 

Kluczowe przesłanie: 

• To narzędzie połączy zespoły i ograniczy rozrost aplikacji, a nie wprowadzi jeszcze więcej zamieszania.

4. Łatwość wdrożenia

Liderzy firm nie chcą płacić za narzędzie, z którego pracownicy nie będą korzystać. Jeśli oprogramowanie nie jest intuicyjne, zespoły go nie przyjmą, co oznacza, że początkowa inwestycja w narzędzie zostanie zmarnowana. Aby rozwiać te obawy, podczas prezentacji pamiętaj o łatwości wdrożenia. Oto kilka pomysłów, jak to zrobić: 

• Obejrzyj prezentacje produktów lub zaplanuj wcześniej sesję z zespołem sprzedaży narzędzia, aby dokładnie sprawdzić, jak działa oprogramowanie, jak intuicyjne jest w użyciu i jak może rozwiązać konkretne problemy.

• Jeśli rozmawiasz z zespołem sprzedaży oprogramowania, zapytaj, jaką rolę musi odegrać dział IT w procesie wdrożenia nowego narzędzia. Jeśli oprogramowanie jest łatwe do wdrożenia, zespoły IT mogą spędzać mniej czasu na bezproduktywnych zajęciach, a więcej na strategicznym planowaniu, jak w pełni wykorzystać możliwości narzędzia. Następnie w swojej prezentacji pokaż, jak zespoły mogą łatwo rozpocząć korzystanie z narzędzia na własną rękę – bez tworzenia dodatkowej pracy dla zespołu IT. 

• Sprawdź, czy ktoś w Twojej firmie korzysta już z jakiejś wersji oprogramowania. Zdarza się to częściej, niż mogłoby się wydawać, zwłaszcza jeśli narzędzie ma wersję podstawową. Jeśli pracownicy już samodzielnie wdrażają oprogramowanie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będzie je można łatwo wdrożyć w zespołach. Dodatkową korzyścią jest to, że wdrożenie narzędzia nie będzie stanowić dodatkowego obciążenia dla stosu technologicznego Twojej firmy — po prostu rozszerzysz jego bieżące wykorzystanie. 

Kluczowe przesłanie: 

• Oprogramowanie do zarządzania projektami jest intuicyjne i łatwe w użyciu, więc nie musimy przeznaczać dodatkowych zasobów, aby pomóc zespołom rozpocząć pracę. 

5. Śledzenie informacji

Wraz z rozwojem naszej firmy zależało nam na uzyskaniu pełnego obrazu wszystkich działań w celu skutecznego określania priorytetów i podejmowania trafnych decyzji business. Potrzebowaliśmy widoczności, odpowiedzialności i spójności w sposobie, w jaki realizowane są zadania i projekty, a także możliwości współdzielenia wiedzy między zespołami.”

Liderzy firm chcą wiedzieć, co się dzieje, aby móc podejmować świadome decyzje dotyczące swoich zespołów. Chcą również, aby pracownicy mieli taką samą przejrzystość, ponieważ zapewnienie wszystkim dostępu do tych samych informacji jest niezbędne do efektywnej współpracy. Jednak osiągnięcie przejrzystości nie jest łatwe, zwłaszcza gdy przeciętny pracownik wiedzy przełącza się między 10 aplikacjami 25 razy dziennie. Gdy informacje są rozproszone w różnych miejscach, trudno jest śledzić, co się dzieje, jak przebiegają projekty i kto jest za co odpowiedzialny. 

W tym właśnie pomaga Twoja prezentacja. Oprogramowanie do zarządzania projektami rozwiązuje ten problem, tworząc jeden system dokumentacji dla wszystkich prac. Centralizuje ono informacje o firmie, dzięki czemu pracownicy i liderzy mogą znaleźć to, czego potrzebują. 

Kluczowe przesłanie: 

• Oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia jeden system dokumentacji dla wszystkich prac, dzięki czemu Ty i Twój zespół wiecie, co się dzieje, jak przebiegają projekty i kto jest za co odpowiedzialny. 

Nucleus Research: skrócenie czasu realizacji projektu o połowę

Dowiedz się, jak Asana pomaga organizacjom zmniejszyć koszty i zwiększyć wydajność

Pobierz pełny raport

Dodaj swojej prezentacji to coś

Świetne prezentacje zawsze mają to coś, co sprawia, że się wyróżniają. Chcesz, aby Twoi odbiorcy doświadczyli momentu, w którym wyraźnie zobaczą, jakie korzyści oprogramowanie przyniesie firmie lub jak można je zastosować do krytycznych procesów biznesowych.

Wypróbuj te strategie, aby Twoja prezentacja była naprawdę skuteczna: 

1. Pozyskaj poparcie innych zespołów lub działów

Podczas oceny ważne było dla nas przetestowanie produktu i sprawdzenie, czy ludzie go polubili. Kluczem do tego, aby wszyscy się na to zgodzili, jest znalezienie jednej osoby, która powie: „To świetne narzędzie”.”

To najlepszy sposób, aby pokazać, jak oprogramowanie do zarządzania projektami może być wykorzystywane przez różne zespoły. Zanim przedstawisz swoją prezentację liderom firmy, porozmawiaj z interesariuszami z innych zespołów i działów i przekonaj ich do swojego pomysłu. Jeśli uda Ci się wykazać szerokie zainteresowanie wdrożeniem narzędzia, możesz przekonać odbiorców, że międzyzespołowe przypadki użycia i ulepszone przepływy pracy business są rzeczywiście możliwe. 

Kluczowe przesłanie: 

• Wiele zespołów i interesariuszy jest zaangażowanych w to narzędzie, więc może ono zostać przyjęte do różnych zastosowań w całej firmie. 

2. Przygotuj prezentację wizualną

Żadna prezentacja nie jest ukończone bez angażującego elementu wizualnego. Praktyczna demonstracja pomoże odbiorcom zwizualizować funkcje narzędzia, jego intuicyjność i zastosowanie w konkretnych przypadkach biznesowych. Poproś zespół sprzedaży oprogramowania o udział w prezentacji i zademonstruj narzędzie w czasie rzeczywistym. Jeśli nie współpracujesz z członkiem zespołu sprzedaży, przygotuj wcześniej film.

Podczas demonstracji wyróżnij kluczowe funkcje, które sprawiają, że oprogramowanie do zarządzania projektami wyróżnia się na tle innych, takie jak: 

• Funkcja wyznaczania celów, która pozwala zespołom skupić się na najważniejszych priorytetach biznesowych.

• Pulpity nawigacyjne, które zapewniają statystyki dotyczące wyników inicjatyw w czasie rzeczywistym. 

• Funkcje śledzenia czasu i zarządzania zasobami, które pomagają zespołom skupić się na tym, co najważniejsze. 

• Wykresy Gantta, tablice Kanban, kalendarze i kamienie milowe, które pomagają zespołom tworzyć mapy drogowe i wizualizować harmonogram projektu.

• Funkcje zarządzania zadaniami, które pomagają zespołom sortować i przydzielać zadania, takie jak automatyzacje i tagi niestandardowe. 

• Integracje, które umożliwiają zespołom korzystanie z innych narzędzi przy jednoczesnym gromadzeniu informacji w jednym miejscu. 

Kluczowe przesłanie: 

• To narzędzie do zarządzania projektami ma intuicyjne, przydatne funkcje, które możemy zastosować w konkretnych przypadkach użycia w biznesie. 

3. Opowiedz o historii sukcesu

Liderzy poszukują rozwiązania do zarządzania projektami, które cieszy się zaufaniem w całej branży. Jednym z najlepszych sposobów na zademonstrowanie wiarygodności jest dzielenie się historiami sukcesu klientów – najlepiej z podobnych i znanych firm. Sprawdź stronę internetową oprogramowania, aby zobaczyć, czy wyróżnia ono jakichś znanych klientów. Najlepiej, jeśli znajdziesz historie sukcesu, które określają, ile czasu i nakładu pracy zaoszczędziły firmy, które zaczęły korzystać z danego narzędzia. 

Aby zbudować jeszcze większe zaufanie, sprawdź, czy oprogramowanie zdobyło jakieś nagrody. Sprawdź, co o danym narzędziu mówią firmy analityczne, takie jak Forrester, Gartner czy IDC. 

Kluczowe przesłanie: 

• To narzędzie cieszy się zaufaniem w całej naszej branży i otrzymuje wysokie oceny od analityków. 

Przewiduj najczęściej zadawane pytania

Prezentacja nie jest monologiem. To raczej konwersacja między Tobą a zespołem przywódczym. Oprócz przygotowania punktów do omówienia, należy również przewidzieć pytania, które zadają liderzy i przygotować odpowiedzi z wyprzedzeniem. 

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, oto kilka najczęściej zadawanych pytań, na które warto przygotować się podczas prezentacji oprogramowania do zarządzania projektami: 

• Ile to kosztuje? Czy istnieją różne opcje cenowe?

• Jakie konkretne potrzeby businessowe rozwiązuje ta platforma?

• Jak rozpocznie się wdrożenie? 

• Jak długo trwa wstępna konfiguracja?

• Jakiego rodzaju wsparcie zewnętrzne jest dostępne, aby pomóc we wdrożeniu? Czy istnieją profesjonalne usługi, webinary i inne materiały instruktażowe, z których możemy skorzystać? 

• Jakich zasobów wewnętrznych potrzebujemy, aby wdrożyć to rozwiązanie? 

• Co się stanie, jeśli narzędzie nie będzie działać zgodnie z oczekiwaniami? 

• Ile czasu zaoszczędzi nam to narzędzie? 

• Czy ta platforma sprawdza się w zarządzaniu projektami Agile?

• Czy inne firmy korzystają z tego narzędzia? Jak im się sprawdza? 

• Kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie zmianami podczas wdrażania tej platformy? 

• Kto jest odpowiedzialny za szkolenie pracowników w zakresie korzystania z narzędzia? 

Cyfrowa transformacja, oddolnie

Wyraźnie demonstrując wartość oprogramowania do zarządzania projektami, możesz wprowadzić liderów firmy na tablicę i zacząć sadzić nasiona transformacji cyfrowej. A dzięki dobrze przygotowanej prezentacji możesz uzyskać więcej niż tylko zielone światło. Możesz również przekształcić liderów z niechętnych interesariuszy w pełni zaangażowanych partnerów. 

Nucleus Research: skrócenie czasu realizacji projektu o połowę

Dowiedz się, jak Asana pomaga organizacjom zmniejszyć koszty i zwiększyć wydajność

Pobierz pełny raport