KW Automotive przyspiesza globalny rozwój dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwanie

• Zespoły działające w silosach i rozproszone narzędzia opóźniały projekty, powodowały chaos i utrudniały wywiązywanie się z odpowiedzialności.

• Pracownicy „biegali za informacjami” w e-mailach, Teamsie i rozmowach, co zabierało im czas przeznaczony na pracę strategiczną.

• Skalowanie „na zamówienie” wymagało precyzji i zwinności – czegoś, co było po prostu nieosiągalne przy użyciu samych tylko starszych przepływów pracy.

Rozwiązanie

• Asana stała się jednym źródłem wiedzy, łączącym wszystkie globalne działy i projekty.

• Scentralizowane zarządzanie pracą usprawniło współpracę, a także zapewniło przywództwu widoczność i umożliwiło podejmowanie decyzji opartych na danych.

• Wdrożenie Asany wyeliminowało ręczne, powtarzalne zadania i umożliwiło standaryzację procesów, a wszystko to bez utraty elastyczności.

Wynik

• Przejrzystość: przejrzystość w zakresie zadań, obowiązków i priorytetów projektów w całej firmie.

• Wydajność: znaczne skrócenie czasu poświęcanego na koordynację, ponieważ pracownicy koncentrują się teraz na innowacjach i tworzeniu podstawowej wartości.

• Elastyczność: Asana umożliwia KW zaspokajanie zindywidualizowanych potrzeb klientów bez wąskich gardeł operacyjnych.

• Zaangażowanie: wewnętrzne zespoły działają bardziej świadomie, są zmotywowane poczuciem celu i gotowe do przyszłego rozwoju.

Największą zaletą jest posiadanie jednej aplikacji, w której mogę znaleźć całą naszą pracę i informacje. Mogę sprawdzić obciążenie każdego zespołu, określić, kto jest odpowiedzialny za co, a dzięki automatyzacji i sztucznej inteligencji Asany możemy wyeliminować pracę ręczną. Pracujemy wydajniej i jesteśmy bardziej zmotywowani niż kiedykolwiek.”

Asana dla zespołów badawczo-rozwojowych i produkcyjnych

Zwiększanie precyzji i globalny rozwój w świecie niestandardowych produktów na zamówienie

KW Automotive produkuje codziennie do 500 różnych niestandardowych zestawów zawieszenia, z których każdy składa się nawet ze 190 000 części i 85 etapów produkcji.

Przed wprowadzeniem Asany brak przejrzystości i czasami nieoptymalna komunikacja powodowały przeciążenie zespołów, a czasami spowalniały realizację zamówień. Obecnie Asana usprawnia współpracę między zespołami badawczo-rozwojowymi, produkcyjnymi i logistycznymi, zapewniając wszystkim wgląd w projekty, wąskie gardła i terminy klientów w czasie rzeczywistym.

Dzięki Asanie kierownictwo może ustalać priorytety w ponad 250 bieżących projektach, efektywnie przydzielać zasoby i utrzymywać jakość, której klienci KW oczekują od globalnego lidera.

Asana umożliwia również globalnym spółkom zależnym KW pracę w oparciu o „jedno źródło wiedzy”, zapewniając skoordynowany rozwój i standaryzację w miarę ekspansji firmy.

Ogólny wpływ/rezultat zastosowania:

• Widoczność projektu w czasie rzeczywistym pozwoliła zmniejszyć opóźnienia w produkcji.

• Koordynacja międzyzespołowa pozwoliła zburzyć silosy między działami badawczo-rozwojowym, produkcyjnym i projektowym.

• Priorytetyzacja projektów w pipelinie sprawia, że zespoły są skoncentrowane i gotowe do reagowania na potrzeby klientów.

Jeśli operacja nie jest precyzyjna, nigdy nie uzyskasz precyzyjnego produktu. Asana zapewnia nam przejrzystość, dzięki której możemy koordynować działania naszych zespołów i zawsze dotrzymywać obietnicy: każdy zestaw, za każdym razem.”

Asana w zarządzaniu projektami i zwinności organizacyjnej

Od procesów ręcznych do zautomatyzowanej doskonałości: standaryzacja sposobu pracy KW

Wraz z szybkim rozwojem KW Automotive musiała radzić sobie z coraz większą liczbą projektów i wzrostem złożoności w różnych działach, spółkach zależnych i zespołach globalnych. Informacje były rozproszone w wiadomościach e-mail, zespole, rozmowach telefonicznych i spotkaniach. 

W rezultacie pracownicy spędzali więcej czasu na wyszukiwaniu aktualizacji i obowiązków niż na skupianiu się na pracy strategicznej.

Asana stała się rozwiązaniem tych problemów, umożliwiając organizacji przeniesienie całej pracy, komunikacji i procesów do jednego, przejrzystego systemu.

Dzięki Asanie firma KW Automotive na nowo zdefiniowała wewnętrzne przepływy pracy, precyzując, kto, co i na kiedy musi wykonać w ramach każdego projektu. 

Zamiast opierać się na nieudokumentowanej, nieformalnej wiedzy, procesy są teraz systematycznie definiowane i dokumentowane w Asanie, dostępne dla każdego członka zespołu na całym świecie. 

Funkcje automatyzacji, w tym reguły i przepływy pracy oparte na sztucznej inteligencji, zwiększają wydajność, eliminując powtarzające się zadania ręczne, automatyzując przekazywanie zadań i zapewniając każdemu pracownikowi jasny wgląd w jego obciążenie pracą i postępy.

Główne korzyści:

• Praca świadoma i większa motywacja: zespoły mają możliwość strukturyzowania, wizualizowania i optymalizowania swojej pracy. Pracownicy są teraz chętni do zgłębiania procesów i definiowania najlepszych praktyk.

• Inteligentniejsza koordynacja: przepływy pracy są jasno przypisane do zespołów i działów, dzięki czemu wszyscy współpracownicy pracują z tymi samymi danymi i celami, co likwiduje silosy.

• Przejrzystość i odpowiedzialność: przywództwo i pracownicy mają wgląd w czasie rzeczywistym w status zadań, postęp projektu i obowiązki: przyspiesza to realizację i umożliwia taktyczne zmiany przydziałów.

• Standaryzacja i skalowalność: procesy są skalowalne wraz z rozwojem firmy, elastyczne, co pozwala na personalizację, i stale optymalizowane, aby wspierać kulturę ciągłego doskonalenia w KW.

• Przyszłość oparta na AI: dzięki scentralizowaniu całej pracy wbudowana sztuczna inteligencja i automatyzacja Asany działają jak prawdziwi członkowie zespołu: podsumowują status, uruchamiają przekazywanie zadań i umożliwiają coraz bardziej inteligentne działania.

Asana jest naszą bazą danych: wszystko, co robimy, cała nasza praca jest zarządzana w Asanie. Dzięki wbudowanej automatyzacji i sztucznej inteligencji zyskujemy na wydajności i eliminujemy ręczną pracę. Wszyscy są skoordynowani i zmotywowani do realizacji naszych największych celów.”

KW Automotive na nowo definiuje sposób realizacji złożonych, wartościowych zadań dzięki AI Teammates

KW Automotive z powodzeniem wdraża AI Teammates do obsługi złożonych, wartościowych zadań, które wykraczają daleko poza zwykłą automatyzację. Zespół ds. marketingu efektywnościowego korzysta z „Analityka”, członka zespołu AI, do przekształcania danych z kampanii w raporty do udostępniania. Jest to proces, który nie tylko oszczędza 2–3 godziny na każdy raport, ale także proaktywnie dostarcza nowe statystyki, korelując dane z różnych projektów w Asanie. Zespoły IT i obsługi klienta wykorzystują AI Teammates do zarządzania technicznymi, wielojęzycznymi zgłoszeniami do działu wsparcia i ich załatwiania. Okazuje się, że AI Teammate może przeprowadzać dogłębne, zróżnicowane analizy, które „znacznie wykraczają” poza możliwości poprzednich narzędzi, i udzielać odpowiedzi o wyższej jakości niż nawet zapracowani eksperci będący ludźmi. Wizją KW Automotive jest rozbudowa tej cyfrowej siły roboczej, zastąpienie statycznych Formularzy nowoczesną, konwersacyjną sztuczną inteligencją, aby stworzyć prawdziwie płynne doświadczenie wsparcia zarówno dla pracowników, jak i klientów.

Nasz business opiera się na złożonej, specjalistycznej wiedzy, a nasza strategia polega na wykorzystaniu sztucznej inteligencji bezpośrednio w Asanie, gdzie ta wiedza instytucjonalna już się znajduje. AI Teammates to strategiczny krok naprzód, który pozwala nam tworzyć „cyfrowych współpracowników”, którzy zajmują się zróżnicowanym, wielojęzycznym wsparciem i dokładnym zbadaniem spraw, co wcześniej zajmowało tygodnie. To nie jest zwykła automatyzacja; to skalowalny, bezpieczny sposób na odblokowanie naszych danych operacyjnych, generowanie kluczowych statystyk biznesowych i umożliwienie naszym ekspertom skupienia się na pracy o najwyższej wartości.”

Co dalej dla KW Automotive i Asany

Po pełnym wdrożeniu podstawowych procesów Asany KW Automotive wprowadza jeszcze bardziej zaawansowaną automatyzację Asany opartą na sztucznej inteligencji, rozszerzając platformę na swoje spółki zależne na całym świecie i kontynuując działania mające na celu całkowite wyeliminowanie wewnętrznej poczty e-mail. 

Następny etap będzie koncentrował się na wykorzystaniu danych do podejmowania mądrzejszych decyzji, wprowadzania innowacji w procesach i dostarczania klientom jeszcze większej wartości. Wszystko to w ramach jednego potężnego systemu: Asany.