Doe meer met minder: hoe je de operationele efficiëntie verbetert

Denk hier eens over na: hoe ziet het eruit wanneer je 'werk doet'? Heb je een vast proces of volgorde om dingen te doen? Is dit proces ingesteld door je manager? Is de manier waarop je dingen doet de meest efficiënte manier om het te doen? 

Meestal worden teamleden getraind om dingen op een bepaalde manier te doen. Managers stellen deze processen vast om de operationele efficiëntie te verhogen. Maar wat is operationele efficiëntie?

Dit moet je weten. 

Wat is operationele efficiëntie?

Operationele efficiëntie is het vermogen van een team om een kwalitatief eindproduct te leveren met minder middelen. Het wordt gemeten aan de hand van een 'efficiëntieverhouding' tussen wat je in je project steekt - vaak inputs genoemd - en wat je eruit haalt, outputs genoemd. 

Inputs - zoals bedrijfskosten, mensen of gewerkte uren - zijn de middelen die je investeert om een project succesvol te maken. Outputs zijn het eindresultaat van je initiatief, zoals deliverables of een einddoel dat je project heeft bereikt. 

Operationele efficiëntie wordt vaak gebruikt door productiebedrijven, maar het kan elk type team of bedrijfsmodel ten goede komen. In projectbeheer kan operationele efficiëntie je helpen de efficiëntieverhouding van je projecten te meten en vervolgens te verbeteren. Na verloop van tijd maximaliseert dit het gebruik van middelen om de winstmarges en de bedrijfsresultaten te verbeteren. Met andere woorden, je kunt de hoeveelheid middelen die je investeert verminderen om een kwalitatief eindproduct te krijgen. 

Waarom operationele teams herhaalbare processen nodig hebben

Dit e-book behandelt zeven belangrijke stappen om operationele processen te stroomlijnen, zodat je je organisatie kunt schalen en tegelijkertijd wendbaar kunt blijven.

Krijg de inzichten

Operationele efficiëntie versus operationele productiviteit

Operationele efficiëntie en operationele productiviteit worden soms door elkaar gebruikt, maar ze betekenen iets anders in context. Operationele efficiëntie is het proces van het genereren van dezelfde output met minder middelen. Operationele productiviteit is het proces van het genereren van meer output met dezelfde hoeveelheid middelen. 

Laten we een voorbeeld bekijken van elk van deze met één Team:

Een productieteam van 20 mensen maakt regelmatig 100 kledingstukken in één uur. Het implementeren van een operationeel efficiënte strategie zou betekenen dat je je team terugbrengt tot minder dan 20 personen, terwijl je nog steeds 100 kledingstukken in één uur maakt. Operationele productiviteit is het vinden van manieren om het proces te stroomlijnen, zodat 20 personen meer dan 100 kledingstukken in een uur kunnen maken.

De operationele efficiëntie van je team optimaliseren: 4 stappen

Het optimaliseren van je operationele efficiëntie kan je team op veel manieren helpen, waaronder het verminderen van menselijke fouten, het verhogen van de winstgevendheid en het verlagen van de totale productiekosten. Zo kun je aan de slag:

Stap 1: Stel een basislijn vast

De eerste stap is het identificeren van de belangrijkste functies van het team dat je wilt stroomlijnen. Wat zijn de doelen die dit team probeert te bereiken? Wat zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) of statistieken die dit team regelmatig bijhoudt? Je kunt de antwoorden op deze vragen gebruiken om de basisoutput van dit team te identificeren, die je zult gebruiken om de operationele efficiëntie te berekenen.

Als vergelijking wordt de operationele efficiëntie berekend door de output (omzet, verkoop, leads, enz.) gedeeld door de input (middelen, aantal gewerkte uren, aantal teamleden, enz.). Wanneer je deze verhouding maakt, zorg er dan voor dat de eenheden die je kiest het meest logisch zijn voor het team dat je wilt stroomlijnen.

Als je bijvoorbeeld een operationeel efficiënter talentacquisitieteam probeert te creëren, is het meten van de omzet voor de output niet de beste meeteenheid om bij te houden. Een betere meting zou het aantal aanbiedingen zijn dat aan kandidaten wordt gedaan gedurende de uren die recruiters aan sourcing hebben besteed. 

Nadat je de beste meeteenheden hebt gekozen, gebruik je deze verhouding als je benchmarkingtool.

Voorbeeld van het vaststellen van een basislijn

Een inhoudmarketingteam van 5 maakt momenteel 20 artikelen in één maand

• Input: 5 teamleden

• Output: 20 artikelen

• Basislijnverhouding: 4:1

Stap 2: Standaardiseer je processen

In deze stap begin je de efficiëntie binnen je operationele processen te verhogen. Begin met het bekijken van je huidige bedrijfsvoering en hoe teamleden hun taken voltooien. 

Een paar goede vragen om te stellen zijn:

• Hoeveel van het werk van je team is gemakkelijk herhaalbaar, zoals administratieve taken of correspondentie? 

• Voltooien je teamleden hun taken allemaal op dezelfde manier? 

• Kun je Huidig knelpunten in je huidige processen identificeren?

Automatisering is de beste vriend van operationele efficiëntie. Als je processen wilt stroomlijnen, identificeer dan gemakkelijk herhaalbare taken die je kunt automatiseren. Werknemers besteden 13% van hun tijd aan pure duplicatie van werk. Dit is een eenvoudige procesverbetering die snel tijdrovende inefficiënties of menselijke fouten kan verminderen.

Het creëren van gestandaardiseerde bedrijfsprocessen is een eenvoudige en kosteneffectieve manier om operationele workflows te stroomlijnen. Dit kan helpen om een uniformer eindproduct te creëren en tegelijkertijd de hoeveelheid tijd te verminderen die nodig is om resultaten te leveren.

Voorbeeld van het standaardiseren van processen

Een inhoudmarketingteam van 5 heeft momenteel geen standaardproces voor het maken van artikelen. Hier zijn een paar manieren waarop het team hun workflow kan optimaliseren:

• Maak sjablonen voor herhaalbaar werk: inhoudschrijvers zijn het eens over een consistent schrijfproces en workflow met afhankelijkheden en beoordelingscadans. Iedereen weet voor welke stap ze verantwoordelijk zijn en aan wie ze hun stukken moeten overdragen voor bewerking.

• Vind mogelijkheden voor automatisering: het team gebruikt een tool om afhankelijkheden vast te stellen en werk naar de juiste persoon te sturen zodra afhankelijke taken zijn voltooid. Dit minimaliseert de noodzaak om heen en weer te communiceren over de status van het artikel.

Waarom operationele teams herhaalbare processen nodig hebben

Dit e-book behandelt zeven belangrijke stappen om operationele processen te stroomlijnen, zodat je je organisatie kunt schalen en tegelijkertijd wendbaar kunt blijven.

Krijg de inzichten

Stap 3: Volg de werklast van werknemers

Wanneer je een nieuw gestandaardiseerd proces implementeert, moet je de werkbelasting van je team in de gaten houden om burn-out te voorkomen. Met nieuwe processen komt een verandering van workflow, en het is belangrijk om de werkbelasting van je team te controleren terwijl je verder gaat. Proceswijzigingen vereisen een aanpassingsperiode en het is belangrijk dat je je teamleden voldoende tijd geeft om zich aan te passen en de mogelijkheid om taken buiten de wijziging te voltooien om hun werkbelasting in balans te houden.

Als je merkt dat de werkbelasting van je team overbelast raakt door je nieuwe workflows, pas dan het proces aan om ervoor te zorgen dat je teamleden niet te veel werk tegelijk doen. Streven naar operationele efficiëntie kan ook betekenen dat je onderweg continu verbetert. 

Als je nieuwe proces laat zien dat de werkbelasting van je team consequent te zwaar is, neem dan de tijd om doelen of processen aan te passen. Dit voorkomt Burnout, maar geeft je ook een realistischer verwachting van welke output je in de toekomst kunt verwachten. Gebruik deze nieuwe verhouding als een manier om toekomstige besluitvormingsprocessen te informeren wanneer je team nieuwe projecten op zich neemt.

Voorbeeld van het monitoren van de werknemerswerkbelasting

Een inhoudmarketingteam van 5 streeft er momenteel naar om een doel van 25 artikelen in totaal in één maand te bereiken. 

Hier lees je hoe een manager de werklast van werknemers kan controleren:

• Processen aanpassen: het inhoudsteam identificeert dat het plaatsen van nieuwe artikelen op de website het grootste deel van hun tijd in beslag neemt. Na het monitoren van de bandbreedte van het webproductieteam besluit het team de staging-stap van het inhoudproductieproces opnieuw toe te wijzen aan het webproductieteam, omdat ze meer uren beschikbaar hebben.

• Doelen aanpassen: nu het webproductieteam de staging verzorgt, hoeft het inhoudmarketingteam zich geen zorgen meer te maken over die stap in het proces. Het team past zijn doelen aan naar 30 artikelen per maand in plaats van 25.

Waarom operationele teams herhaalbare processen nodig hebben

Dit e-book behandelt zeven belangrijke stappen om operationele processen te stroomlijnen, zodat je je organisatie kunt schalen en tegelijkertijd wendbaar kunt blijven.

Krijg de inzichten

Stap 4: Stel nieuwe doelen voor je team

Vergelijk en contrasteer de output van je team onder het nieuwe proces met je benchmarkratio. Als je output/input-verhouding is toegenomen, is dat een teken dat je optimalisatiestrategie heeft gewerkt. 

Nu is het tijd om nieuwe doelen voor je team te stellen. Zoals hierboven vermeld, is operationele efficiëntie een kans voor voortdurende verbetering. Probeer na het vaststellen van je basislijn te doen wat je kunt om de efficiëntie te verhogen. Na een bepaalde periode die je team bepaalt, start je het proces opnieuw en probeer je de efficiëntie nog verder te verhogen.

Voordelen van het meten van operationele efficiëntie

Het doorlopen van het proces van operationele efficiëntie kost tijd en werk, dus wat is het voordeel? Hier zijn vier belangrijke voordelen van het implementeren van operationele efficiëntiestrategieën.

Bespaar tijd met procesautomatisering

Het onderzoeken van de operationele efficiëntie van je team helpt bij het ontdekken van mogelijkheden om repetitieve, tijdintensieve processen te automatiseren. Als je team een werkbeheersysteem zoals Asana gebruikt, kun je dashboards gebruiken om in realtime een overzicht in vogelvlucht te krijgen van de voltooiingspercentages van taken in al je projecten. Die informatie maakt het gemakkelijker om automatiseringsmogelijkheden te identificeren en te implementeren.

Terug naar het voorbeeld van een contentmarketingteam: een schrijver moet mogelijk definitieve juridische goedkeuringen ontvangen voordat hij zijn inhoud publiceert. Door bedrijfsprocesautomatisering (BPA) en de juiste werkbeheertools te gebruiken, kan dit team het juridische team automatisch op de hoogte stellen dat een beoordeling nodig is zodra een concept voltooid is. 

Minimaliseer menselijke fouten door automatisering

Automatisering kan je team ook helpen door ervoor te zorgen dat alles wat er gedaan moet worden, voltooid wordt. Door een volledige end-to-end workflow te maken, kun je alle stappen die nodig zijn voor een project vroegtijdig vastleggen en elke stap onderweg automatiseren. 

Met behulp van het vorige voorbeeld zal een schrijver van inhoud nooit vergeten om zijn concept ter beoordeling in te dienen bij het juridische team, omdat het een geautomatiseerd onderdeel van het proces is. Zodra een schrijver zijn concept als voltooid markeert, ontvangt de juridische afdeling een melding, zodat deze beoordeling niet over het hoofd wordt gezien.

Het minimaliseren van menselijke fouten helpt je team om betere producten te produceren, wat op zijn beurt de klanttevredenheid en retentie verhoogt. Door operationele efficiëntie te gebruiken om workflows te optimaliseren en te automatiseren, kun je resultaten van hogere kwaliteit behalen met minder bedrijfskosten.

Werk over werk verminderen

Volgens de Anatomie van werk-index van Asana wordt 60% van de tijd van een werknemer besteed aan 'werk over werk' - taken zoals het najagen van goedkeuringen van belanghebbenden, het zoeken naar informatie of het communiceren over werk. Door deze taken te verminderen, heeft je team meer tijd om te besteden aan het gespecialiseerde werk waarvoor ze zijn aangenomen.

Werknemers zijn waardevolle middelen en het optimaliseren van hun tijd is een belangrijk onderdeel van operations management. Door werk over werk te verminderen, kun je dezelfde kwaliteitsresultaten produceren met minder heen en weer en handmatige coördinatie.

Waarom operationele teams herhaalbare processen nodig hebben

Dit e-book behandelt zeven belangrijke stappen om operationele processen te stroomlijnen, zodat je je organisatie kunt schalen en tegelijkertijd wendbaar kunt blijven.

Krijg de inzichten