Organiza las solicitudes para resolverlas siempre a tiempo

La plantilla de flujo de trabajo para seguimiento de solicitudes de Asana ofrece a tu equipo una forma sencilla de gestionar las solicitudes de trabajo entrantes en un solo lugar centralizado. Todas las solicitudes pasan por el mismo sistema de recepción. Puedes ver qué requiere atención, quién es responsable de cada tarea y cómo progresa cada elemento hacia su finalización. Con la automatización y el soporte de IA, puedes dedicar más tiempo al trabajo de alto valor en lugar de ordenar las solicitudes de forma manual.

• Recopila cada solicitud con un flujo de trabajo de seguimiento predefinido.

  Un formulario de solicitud integrado y un ID único para cada envío garantizan un proceso estandarizado de seguimiento de solicitudes, mientras que los comentarios solo para el equipo mantienen la privacidad de las conversaciones internas y brindan a tu equipo un lugar único para coordinar los próximos pasos.

• Responde a las solicitudes más rápido sin agregar trabajo extra a la jornada de nadie.

  La IA asigna automáticamente un nombre a cada solicitud, pide a los solicitantes la información que falta y redacta respuestas para que tu equipo dedique menos tiempo a buscar detalles y más tiempo a tomar medidas.

• Organiza cada solicitud con estados personalizados.

  Los tipos de estados personalizados ayudan a tu equipo a clasificar las solicitudes y dar seguimiento al progreso desde la recepción hasta la finalización.

• Nunca pierdas de vista las fechas límite ni los próximos pasos.

  Las reglas asignan automáticamente fechas de entrega en función del tipo de solicitud, lo que te ayuda a gestionar la carga de trabajo y los cronogramas con menos esfuerzo manual.

• Supervisa el progreso y el rendimiento en un solo lugar.

  Un panel de rendimiento muestra el volumen de solicitudes, los tiempos de respuesta y las tendencias, lo que te proporciona una vista en tiempo real de cómo avanzan las solicitudes en tu flujo de trabajo.

Cuándo usar las plantillas de seguimiento de solicitudes

Una plantilla de seguimiento de solicitudes te ayuda a gestionar las solicitudes continuas de equipos internos, clientes y partes interesadas. Los solicitantes comparten información clave por adelantado, lo que permite a los revisores decidir qué acciones tomar a continuación y cómo priorizar cada solicitud. Una plantilla proporciona un proceso confiable de seguimiento de solicitudes para solicitudes de instalaciones, tareas operativas, soporte de TI, creación de activos de redes sociales, incorporación de nuevos miembros del equipo y cualquier proyecto nuevo.

Con una plantilla de solicitud de trabajo de Asana, puedes hacer lo siguiente:

• Optimizar la forma en que gestionas las solicitudes de proyectos entrantes a lo largo del día.

• Reemplazar los emails, los chats y las hojas de cálculo con un proceso de recepción de trabajo todo en uno que capture todo en un solo lugar.

• Asignar y programar el trabajo, establecer las dependencias de las tareas, delegar recursos y dar seguimiento al progreso a lo largo del ciclo de vida de cada solicitud de trabajo.

Los equipos de todos los sectores confían en las plantillas de formularios de solicitud de trabajo para ejecutar las solicitudes en curso y ofrecer un trabajo de alta calidad sin demoras.

Cómo usar una plantilla de seguimiento de solicitudes de trabajo

La plantilla de seguimiento de solicitudes de Asana ofrece a tu equipo una forma sencilla de recopilar, revisar y gestionar las solicitudes de trabajo en un solo lugar. Funciona como un compañero de equipo que organiza cada envío y lo guía a través de la revisión, el triaje, la ejecución, las aprobaciones y los informes.

Recopila las solicitudes con un formulario

Usa el formulario de solicitud de trabajo o el formulario de recepción de proyectos para recopilar detalles de contacto, resúmenes y cualquier información necesaria para cada envío. Cada solicitud recibe un ID único, lo que permite a los equipos dar seguimiento y consultar los elementos. Si alguien envía una solicitud de reparación de instalaciones, el formulario captura los detalles de la ubicación para que el equipo sepa exactamente por dónde empezar.

Revisa y califica las solicitudes con IA

La IA nombra cada solicitud entrante, identifica la información faltante y redacta respuestas para agilizar la recepción. La asistencia de IA reduce la clasificación manual y ayuda a los equipos a procesar las solicitudes en el orden correcto. Si un solicitante omite los campos obligatorios, la IA puede hacer preguntas de seguimiento antes de comenzar a trabajar.

Organiza las solicitudes por estado

Usa el campo de estado para ordenar los elementos en etapas como nuevo, en progreso, pendiente o finalizado. Los tipos de estados personalizados ofrecen a los equipos una vista de lo que requiere atención y lo que ha avanzado. Si una solicitud de marketing está pendiente de aprobaciones, el estado muestra exactamente dónde se encuentra en el proceso de aprobación.

Establece automáticamente las fechas de entrega para las solicitudes

Asigna reglas que establezcan fechas de entrega en función del tipo de solicitud. La automatización y la priorización mantienen el trabajo al día y evitan retrasos en los equipos. Si una solicitud de servicio siempre requiere un plazo de 3 días, la regla agrega la fecha de entrega de inmediato.

Da seguimiento al progreso con los paneles

Usa el panel de rendimiento para revisar el volumen de solicitudes, las tendencias de finalización y los cuellos de botella. Estas métricas ayudan a los equipos a comprender cómo se mueve el trabajo y dónde optimizar el flujo del proceso de recepción. Si aparece un pico mensual en las solicitudes de diseño, el panel facilita la detección del patrón.

La plantilla de seguimiento de solicitudes de Asana ofrece a los equipos un lugar único para recopilar, revisar y finalizar el trabajo entrante. Actúa como un compañero de equipo que organiza las solicitudes, indica los pasos a seguir y las mueve a través de tu flujo de trabajo. La IA se encarga de las tareas de recepción, como nombrar las solicitudes y recopilar los detalles faltantes, y las reglas hacen que el trabajo avance sin actualizaciones manuales adicionales. Los paneles muestran la carga de trabajo y los plazos para que los equipos entiendan el progreso en cada etapa.

Transforma la forma en que tu equipo gestiona los flujos de trabajo de seguimiento de solicitudes con la IA de Asana.

• Revisa las solicitudes de trabajo con IA. La IA revisa cada envío y te ayuda a comprender el alcance, los cronogramas y los próximos pasos de la propuesta del proyecto.

• La IA asigna automáticamente un nombre a cada solicitud. La IA lee cada solicitud y genera un nombre del proyecto único, por lo que tu lista es fácil de explorar.

• La IA hace un seguimiento de la información faltante. La IA envía un mensaje de seguimiento cuando falta información clave.

• La IA redacta borradores de respuestas. La IA sugiere respuestas en función de los detalles y el estado del formulario de solicitud. Puedes revisar, personalizar y enviar cada mensaje con unos pocos clics.