Plan de comunicación: qué es y cómo hacerlo + plantilla

En la mayoría de los casos, las comunicaciones claras son importantes para garantizar el éxito de un proyecto. No solo se trata de establecer dónde debes comunicarte, sino también a qué miembros específicos del equipo debes dirigirte y con qué tipos de mensajes.

La buena noticia es que escribir un plan de comunicación efectivo no es en absoluto difícil. Todo lo que debes hacer es definir los canales de comunicación y alinear a todos en torno a cuándo los miembros del equipo deben usar cada canal. Descubre en este artículo qué es un plan de comunicación, los tipos de planes que existen, sus beneficios y cómo elaborar uno, con ejemplos y plantillas.

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es crucial para la claridad y la eficacia en la gestión de proyectos de una empresa. Incluye tanto la comunicación interna como la externa, y su objetivo es garantizar que cada miembro del equipo sepa exactamente qué canales usar, con qué frecuencia y para qué propósito.

Un plan de comunicación eficaz responde a preguntas como:

• Quién: ¿Qué personas o equipos deben recibir cada tipo de información?

• Qué: ¿Qué tipo de mensajes se comunicarán por cada canal?

• Cuándo: ¿Con qué frecuencia se compartirán las actualizaciones?

• Dónde: ¿Qué herramientas o canales se usarán?

Un plan de comunicación aporta a tu equipo la claridad necesaria para saber qué herramientas usar, cuándo y a quién contactar. Sin él, los empleados pueden enviar mensajes por canales que nadie revisa, lo que genera frustración y retrasos. Lo que empieza como una simple duda puede convertirse en varios miembros del equipo bloqueados mientras el trabajo se estanca.

¿Qué tipos de planes de comunicación existen?

Cuando se trata de establecer una estrategia de comunicación efectiva, es fundamental comprender los distintos tipos de planes que pueden implementarse. Dos de los enfoques más importantes son el plan de comunicación interno y el plan de comunicación externo.

Plan de comunicación interna

Sirve como una herramienta clave para mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la cohesión del equipo y promover una cultura de transparencia y confianza dentro de la organización. Se centra en facilitar el intercambio de información y conocimiento entre los miembros de un mismo equipo. Es uno de los elementos que no debe faltar en el análisis DAFO de una empresa.

Este tipo de plan asegura que los empleados estén informados sobre los objetivos, valores y cambios dentro de la empresa, lo que contribuye a aumentar su compromiso y productividad. Además, fomenta la participación activa de los mismos al proporcionarles un canal para expresar sus opiniones y contribuir al proceso de toma de decisiones.

Plan de comunicación externa

Desempeña un papel fundamental en la creación de una imagen de marca sólida, la generación de confianza y lealtad entre los clientes, y el impulso del crecimiento y la sostenibilidad del negocio.

Este tipo de plan utiliza una variedad de vías de comunicación, como medios de comunicación, redes sociales, eventos y relaciones públicas, para transmitir mensajes clave y establecer una conexión emocional con el buyer persona, o cliente ideal. Al comprender las necesidades y expectativas de los diferentes grupos de interés, el plan de comunicación externa puede ayudar a construir relaciones sólidas y duraderas con los clientes y mejorar la reputación de la empresa en el mercado o de tu marca personal, si eres emprendedor.

Se enfoca en la relación de la empresa con su entorno externo, incluyendo clientes, proveedores, accionistas y su comunidad en general. Su objetivo principal es construir y mantener una imagen positiva de la marca, así como gestionar eficazmente la percepción del público sobre la empresa.

Plan de comunicación interna vs plan de comunicación externa

Elementos de un plan de comunicación: ¿qué debería incluir?

Tu plan de comunicación es un sitio centralizado en el que se reúne todo lo que necesitas para cumplir con la planificación estratégica y objetivos establecidos de comunicación del proyecto. Los miembros del equipo deberían poder usar el plan de comunicación para responder a dudas como las siguientes:

• ¿Qué canales de comunicación usamos? ¿Para qué se usa cada canal?

• ¿Cuándo deberíamos comunicarnos en persona y cuándo de forma asincrónica?

• ¿Cuáles son los roles dentro del proyecto? ¿Quién es el gerente del proyecto? ¿Quiénes son los integrantes del equipo que trabajan con el proyecto? ¿Quiénes son todos los afectados por el proyecto?

• ¿Cómo se van a comunicar los detalles importantes del proyecto, como las actualizaciones de estado? ¿Con qué frecuencia se compartirán?

• ¿Cuáles son los objetivos de comunicación de cada uno de los canales? ¿Son objetivos específicos y alcanzables? Asegúrate de establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y programados en un tiempo determinado). Por ejemplo: aumento de suscriptores en un 20 % en el próximo trimestre.

• ¿Cómo debe ser la comunicación en cada canal? Establecer el estilo y tono adecuados para cada uno de ellos.

Obtener las respuestas a estas preguntas clave te servirá para el trabajo continuo de las debilidades y fortalezas y amenazas y oportunidades de tu empresa.

¿Qué no debería incluir en el plan de comunicación?

Un plan de comunicación te ayudará a aclarar cómo se comunicarán con el equipo del proyecto y las demás partes interesadas, que pueden ser otros miembros del equipo interno que trabajan en la empresa o participantes externos como los clientes o colaboradores contratados.

Un plan de comunicación en la gestión de proyectos no es un plan de relaciones públicas. Este plan no servirá para alinearse con respecto a las estrategias para redes sociales, ni para identificar al público objetivo ni tampoco para definir mensajes clave diferentes según la demografía. Si necesitas elaborar alguno de esos planes, considera generar un calendario de acciones para redes sociales o un plan para estrategia de negocios.

¿Por qué es importante contar con un plan de comunicación?

En un entorno de trabajo dinámico, la comunicación desorganizada puede generar confusión, duplicar esfuerzos y desalinear a los equipos de sus objetivos. Un plan de comunicación actúa como una hoja de ruta que garantiza que todos los mensajes sean coherentes y lleguen a las personas adecuadas en el momento oportuno.

Contar con un plan claro aporta beneficios concretos:

• Elimina las conjeturas: todos saben qué canal usar y cuándo.

• Fomenta la transparencia: la información fluye de forma predecible y accesible.

• Mejora la colaboración: los equipos se comunican con confianza y sin fricciones.

• Impulsa la productividad: menos tiempo coordinando, más tiempo ejecutando.

Objetivos y beneficios de contar con un plan de comunicación

Obviamente, las comunicaciones claras en el trabajo son algo muy positivo. Pero ¿realmente necesitas contar con un plan de comunicación por escrito?

En una palabra: sí. Un buen plan de comunicación empresarial puede ser muy útil para comunicar la información correcta a los integrantes indicados del proyecto. Los ejecutivos no necesitan recibir notificaciones de cada detalle del proyecto, al igual que muchos de los otros miembros del equipo pueden no necesitar participar en una conferencia telefónica con socios externos. Al aclarar por dónde y cómo se comunicarán, se puede reducir el tiempo que se demora en adivinar qué hacer y además, liberar al equipo de obstáculos.

Menos cambios entre aplicaciones

Según una encuesta que realizamos a más de 13 000 trabajadores del conocimiento, el empleado promedio cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces por día. Gran parte de ese tiempo se pierde tratando de averiguar por dónde comunicarse, en lugar de centrarse en el trabajo de mayor impacto.

Un plan de comunicación elimina esas adivinanzas. Si el equipo sabe que toda la información del proyecto está en una herramienta de gestión del trabajo como Asana, no necesitan buscar entre carpetas, mensajes de Slack o cadenas de emails para encontrar lo que necesitan.

Aumenta la colaboración

La colaboración en equipo no fluye por sí sola; es una habilidad que se construye. Uno de los mayores obstáculos es la incertidumbre sobre cómo y dónde comunicarse, especialmente en equipos remotos o descentralizados.

Un plan de comunicación aclara estas convenciones. Puede incluir qué canales usar para cada tipo de mensaje e incluso cuándo configurar el modo "No molestar". Cuando tu equipo sabe por dónde comunicarse (y dónde no), se sienten confiados de que envían el mensaje adecuado en el momento indicado.

[CTA] Lee: 10 pasos sencillos para fomentar la colaboración en los equipos

Menos trabajo duplicado

Actualmente, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % del tiempo a tareas operativas en lugar de trabajo de alto impacto. Estas tareas incluyen:

• Buscar documentos e información

• Perseguir aprobaciones

• Cambiar entre diferentes aplicaciones

• Dar seguimiento al estado del trabajo

Gran parte de este tiempo perdido se relaciona con no saber dónde comunicar cada mensaje.

Según el Índice de la anatomía del trabajo, dedicamos el 13 % del tiempo (236 horas al año) a trabajo que ya se ha hecho antes. Esta duplicación ocurre cuando los equipos no tienen claro dónde se comparte la información, ya sea en los planes de proyectos o en el cronograma del proyecto.

Al compartir un plan de comunicación, le ofreces a tu equipo claridad sobre dónde encontrar exactamente lo que necesitan, sin perder tiempo buscando o duplicando esfuerzos.

¿Cómo hacer un plan de comunicación eficaz?

Crear un plan de comunicación eficaz es más sencillo de lo que parece. Es una herramienta poderosa que puedes desarrollar siguiendo diez pasos clave para estructurar cómo, cuándo y por qué tu equipo se comunica. A continuación, te explicamos cómo elaborar un plan que aporte claridad y enfoque a tu organización.

1. Analiza la situación actual de tu empresa

Antes de planificar el futuro, comprende tu punto de partida. Realiza un análisis DAFO para evaluar tus procesos de comunicación actuales:

• Fortalezas: ¿Qué canales funcionan bien?

• Debilidades: ¿Dónde se pierde información?

• Oportunidades: ¿Qué herramientas podrían mejorar la comunicación?

• Amenazas: ¿Qué riesgos existen si no se mejora?

2. Define los objetivos de comunicación

¿Qué quieres lograr con tu comunicación? Establece objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos). Ya sea mejorar la alineación interna, aumentar el compromiso del cliente o gestionar la percepción de la marca, unos objetivos claros guiarán todas tus acciones.

3. Identifica a tu público objetivo

No todos los mensajes son para todos. Segmenta tus audiencias, tanto internas (equipos, departamentos) como externas (clientes, socios, inversores). Comprender sus necesidades y preferencias te permitirá adaptar tus comunicaciones para lograr el máximo impacto.

4. Define los medios y canales de comunicación

Decide qué herramientas usarás para cada tipo de mensaje. Asigna un propósito a cada canal: correo electrónico para comunicaciones externas formales, Slack para consultas rápidas y Asana para gestionar el trabajo y las actualizaciones de proyectos de forma asincrónica.

5. Establece los mensajes clave

Define los mensajes centrales que quieres transmitir a cada audiencia. Estos deben ser coherentes con la identidad y los valores de tu marca, y estar alineados con tus objetivos de comunicación. La claridad en tus mensajes es fundamental para evitar malentendidos.

6. Alinea a todos en torno a la frecuencia de las comunicaciones

Establece un ritmo predecible en tus comunicaciones. Decide con qué frecuencia compartirás actualizaciones de estado, realizarás reuniones de equipo o enviarás boletines informativos. Esto ayuda a gestionar las expectativas y asegura un flujo de información constante.

7. Agrega un plan para la gestión de quienes participan en el proyecto

Identifica a todas las partes interesadas y define cómo y cuándo te comunicarás con ellas. Mientras que los miembros del equipo del proyecto necesitan actualizaciones diarias, los ejecutivos pueden preferir resúmenes semanales o mensuales. Personaliza la comunicación según el nivel de implicación de cada uno.

8. Define el presupuesto y los recursos

Asigna los recursos necesarios para ejecutar tu plan. Esto puede incluir el coste de herramientas de software, la contratación de personal o el tiempo que tu equipo dedique a las tareas de comunicación. Un presupuesto claro garantiza que tu plan sea realista y sostenible.

9. Comparte el plan de comunicación y actualízalo según sea necesario

Una vez creado, comparte el plan con todos los implicados. Guárdalo en un lugar central y accesible, como un proyecto en Asana. La comunicación es un proceso vivo, así que revisa y actualiza el plan con regularidad para adaptarlo a cualquier cambio en el proyecto o en la organización.

10. Mide los resultados y actualiza el plan de comunicación

Para saber si tu plan es efectivo, establece métricas para medir tu progreso. Mide indicadores como el nivel de participación en las reuniones, las tasas de apertura de correos electrónicos o el feedback de los empleados. Utiliza estos datos para evaluar qué funciona y ajustar tu estrategia de forma continua.

Ejemplo de plan de comunicación para empresas

Plantilla para realizar un plan de comunicación adecuado para tu empresa

Descripción del proceso de comunicación

¿Qué tipo de comunicación es esta?

Frecuencia

¿Con qué frecuencia se comunicarán?

Canal

¿Qué herramienta usarán? ¿Es una comunicación sincrónica o asincrónica?

Público

¿Quién recibirá esta comunicación?

Encargado

¿Quién se encargará de enviar esta comunicación?

Las buenas comunicaciones comienzan con un gran plan de comunicación

Las comunicaciones claras son la base de la colaboración eficaz y los resultados exitosos. Al establecer un plan de comunicación, proporcionas a tu equipo la claridad necesaria para enviar el mensaje correcto en el momento adecuado, asegurando que todos los interesados estén alineados. De este modo, pueden dedicar menos tiempo a coordinar el trabajo y más a realizar las tareas que generan un mayor impacto. Para poner en práctica tu plan y centralizar todo el trabajo de tu equipo, empieza a usar Asana hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre el plan de comunicación

¿Para qué sirve un plan de comunicación y por qué es importante?

Un plan de comunicación estandariza cómo, cuándo y a quién se transmite la información, lo que unifica el mensaje de la marca, optimiza recursos y garantiza una comunicación coherente y eficaz.

¿Cuáles son los 4 pilares de la comunicación efectiva?

Los cuatro pilares son: asertividad (transmitir con convicción), claridad (comunicar de forma directa), escucha (enfocarse en el otro) y empatía (comprender las experiencias ajenas).

¿Cuál es la diferencia entre un plan de comunicación y una estrategia de comunicación?

La estrategia de comunicación define los objetivos generales y el enfoque a largo plazo de la comunicación de una empresa (el "qué" y el "porqué"). El plan de comunicación, en cambio, es el documento táctico que detalla las acciones, canales, plazos y responsables para ejecutar esa estrategia (el "cómo", "cuándo" y "quién").

¿Con qué frecuencia se debe actualizar un plan de comunicación?

Se recomienda revisar el plan al menos una vez al año, aunque debe actualizarse siempre que haya cambios significativos en la empresa, el mercado o los objetivos del proyecto.