Cómo un proveedor de soluciones tecnológicas reduce los días de trabajo manual con AI Studio

Taco Technologies se dedica a ayudar a las organizaciones de todo tipo, desde escuelas y bufetes de abogados hasta bibliotecas y pequeñas empresas, a administrar los sistemas en los que confían todos los días. 

Gracias a su experiencia en habilitación de impresión, flujos de trabajo de documentos y tecnología para el lugar de trabajo, durante décadas ha sido un socio ideal para los equipos que buscan simplificar la forma en que el trabajo fluye a través de las herramientas. 

En los últimos años, Taco amplió su oferta más allá de la impresión, al cambiar el enfoque hacia la venta directa, ayudar a las organizaciones a implementar herramientas en el lugar de trabajo, como Asana y Odoo, y satisfacer una gama más amplia de necesidades operativas.

Pero el crecimiento trajo complejidad. Más productos y clientes significaron más solicitudes y un volumen cada vez mayor de trabajo gestionado de manera manual a través de documentos compartidos y cadenas de correo electrónico. 

Para lidiar con esta situación, Taco recurrió a AI Studio para automatizar las tareas rutinarias y crear flujos de trabajo consistentes. ¿El resultado? Se redujo drásticamente el tiempo dedicado al trabajo administrativo, lo que permitió que el Equipo se centrara en mantener los proyectos avanzando sin los cuellos de botella habituales: la innovación que les valió el reconocimiento como Socio del Futuro del Trabajo con IA (APAC) de Asana en la Cumbre de Socios.

“Decir que esto está transformando nuestro negocio poco a poco es quedarse corto”, dijo Charlie Masters, Gerente General de Taco. 

Automatización de la recepción de solicitudes y la planificación de la migración

Uno de los casos de uso más impactantes de Taco comenzó en un lugar muy conocido por todos: la bandeja de entrada de alguien.

Los jefes de cuentas técnicas reciben regularmente solicitudes de migración complejas de revendedores o clientes, como el cambio de sistemas de gestión de impresión en las instalaciones a soluciones basadas en la nube. Estas solicitudes incluyen una combinación de detalles del cliente y especificaciones técnicas, seguidas de una simple pregunta: ¿Qué hacemos a continuación?

Anteriormente, responder a esos emails significaba horas de investigación manual y documentación. Ahora, ese proceso se ejecuta a través de AI Studio: con una recepción clara, investigación con tecnología de IA y un marco reutilizable para generar planes listos para la implementación en minutos en lugar de días.

“Creamos un trabajo de analista de asistencia técnica que [nuestro jefe de cuentas técnicas] solía hacer él mismo. Le llevaba días hacer esto, muchas reuniones, muchas idas y vueltas con preguntas”, dijo Charlie. “Ahora AI Studio puede encargarse de este trabajo por completo.”

Este es un ejemplo anónimo de ese flujo de trabajo que muestra una organización y empleados ficticios:

Paso 1: Un Formulario de recepción estructurado reemplaza el email

En lugar de depender de cadenas de emails ad hoc para iniciar las solicitudes de migración, Taco utiliza un formulario estandarizado de Asana, conectado a un proyecto de recepción, para recopilar los detalles de las solicitudes. El formulario incluye campos consistentes como:

• Nombre de la empresa y del solicitante

• Número de referencia del cliente

• Número y tipos de dispositivos multifunción (MFD)

• Funciones clave del entorno de impresión (p. ej., impresión móvil, escaneo integrado)

• Preguntas condicionales que se adaptan en función de las respuestas

Este enfoque garantiza que no se pase nada por alto y crea un rastro de datos limpio, lo que hace facilita la tarea del equipo (y de la IA).

Paso 2: La IA revisa las solicitudes y redacta recomendaciones

Una vez que se envía el formulario, la tarea se dirige automáticamente a la sección “Investigación” del proyecto de recepción, donde el flujo de trabajo de AI Studio de Taco se hace cargo.

Aquí, la IA actúa como un analista técnico de investigación y asistencia, encargado de evaluar el riesgo, revelar detalles clave y redactar un plan de migración basado en las mejores prácticas establecidas.

Para hacer esto, la IA hace referencia a un conjunto de recursos internos proporcionados como contexto en el backend de AI Studio, incluida una guía de migración de más de 25 páginas, un proyecto de implementación vinculado con datos históricos de clientes y una guía clara sobre el tono, la estructura y el formato.

La IA evalúa el envío del formulario en este contexto para determinar si tiene suficiente información para continuar. Si no es así, marca la tarea y la mueve a una sección de “Recepción fallida”, lo que evita que el equipo tenga que buscar los detalles que faltan y garantiza que solo avancen las solicitudes listas para usar.

Paso 3: Se genera automáticamente un plan de migración detallado

Si la solicitud pasa la verificación de investigación, la IA genera automáticamente una nueva tarea con un resumen completo de la migración. El resultado incluye:

• Información clave del cliente y del revendedor, como datos de contacto y números de referencia

• Una lista de posibles obstáculos o complejidades que podrían afectar el proyecto

• Un plan de migración paso a paso, finalizado con las acciones recomendadas, las estimaciones de tiempo y las consideraciones técnicas

Estas no son Listas de pendientes genéricas; son planes de implementación de varias semanas, que cubren todo, desde revisiones legales y verificaciones de infraestructura hasta pruebas piloto e implementación completa. Cada plan se adapta a la solicitud y se basa en la experiencia interna.

“Lo que hicimos fue convertir [nuestro documento de orientación] en parte de nuestro flujo de trabajo”, dijo Charlie. “Así que esa experiencia ahora puede plasmarse en un plan en cuestión de minutos. Y eso es muy importante para nosotros”.

Paso 4: Un humano revisa el plan antes de avanzar

Una vez que se completa el plan de migración generado por IA, se envía a un miembro del equipo técnico para su revisión. En lugar de redactar planes desde cero, validan los detalles y los aprueban antes de que comience la implementación.

Es un cambio simple que marca una gran diferencia: se ahorra al menos un día a la semana y se mantiene la calidad que los clientes esperan.

No se trata de reemplazar la experiencia, sino de escalarla. “No puedes dejar que la IA haga tu trabajo por ti”, dijo Charlie. “Ese no es el punto. El punto es que supone un gran ahorro de tiempo y se integra tan bien en tu flujo de trabajo que te resulta más fácil y coherente realizar la revisión. La experiencia humana sigue siendo muy importante”.

Con AI Studio, Taco transformó un flujo de trabajo manual que requería mucho tiempo en un sistema repetible que ofrece planes de migración precisos y de calidad con mucho menos esfuerzo.

Recupera el tiempo con un asistente ejecutivo con tecnología de IA

Taco no se detuvo con los flujos de trabajo técnicos. Su CEO, Jonathan Milne, creó un asistente ejecutivo virtual mediante AI Studio para clasificar y enviar las tareas directamente desde su bandeja de entrada.

El sistema evalúa las tareas entrantes en función de un conjunto detallado de criterios definidos por Jonathan y, a continuación, las envía automáticamente al lugar correcto. Por ejemplo:

• Las solicitudes de facturación se envían al equipo de Cuentas

• Los líderes de desarrollo de negocios se asignan al miembro apropiado del equipo de liderazgo

• Las oportunidades de asociación y los escalamientos se clasifican y se envían a las partes interesadas

• Las tareas generales se asignan en función de su contenido y prioridad

Al automatizar este tipo de clasificación de la bandeja de entrada, las tareas se mueven de forma rápida, constante y sin que nada se pase por alto.

“Su bandeja de entrada siempre está llena”, dijo Charlie. “Por eso es tan útil poder volver a concentrarse y recuperar tiempo al confiar la clasificación de su bandeja de entrada a un asistente ejecutivo virtual”. El impacto no es solo operativo, es Personal.

“Puede parar a almorzar con más frecuencia”, agregó Charlie. “Eso suena tonto, pero nos vemos envueltos en la narrativa de que la IA te dará tiempo para ser un líder, para hacer las tareas estratégicas. Solo te da un poco más de espacio para respirar y estar bien. Y si estar bien significa hacer tareas estratégicas, eso es maravilloso. Y si significa que puedes almorzar con más frecuencia, también es maravilloso”.

Avanzar a partir de los primeros éxitos

Con las primeras victorias, Taco ahora está expandiendo la presencia de AI Studio en toda la empresa. El equipo colabora de manera activa con todos los departamentos para identificar oportunidades de alto impacto, ya sea al crear nuevos sistemas de clasificación, diseñar flujos de trabajo internos para satisfacer las diferentes necesidades de los clientes o ayudar a los equipos a gestionar las necesidades de las partes interesadas de manera más efectiva.

“Trabajamos de manera activa con todos los equipos para encontrar más pasos de clasificación y más pasos de asistencia en todos nuestros flujos de trabajo”, dijo Charlie.

También continúan perfeccionando lo que ya crearon, con planes para hacer evolucionar los flujos de trabajo a lo largo del tiempo en función del uso real. Las posibles actualizaciones planificadas incluyen agregar revisores a los envíos incompletos e integrar los planes de IA de manera más fluida en los procesos de reventa.

A medida que continúan expandiendo AI Studio en toda la organización, el equipo de Taco ve la herramienta no como un sustituto de su conocimiento, sino como una forma de duplicar el trabajo que importa, sin duplicar el esfuerzo.

“No es necesario comenzar con la perfección para obtener estos ahorros”, dijo Charlie. “¡Simplemente comienza! Entiende que no está reemplazando tu trabajo. Te ayuda a hacerlo de manera más eficiente y consistente”.