Cómo Asana usa la gestión del trabajo para gestionar los objetivos de manera eficaz

Los objetivos dan estructura a los planes generales de tu empresa, pero solo son útiles si puedes tomar medidas al respecto. 

Lotte Vester, directora de Estrategia Organizacional de Asana, impulsa un proceso para guiar a los Equipos en la ejecución de los objetivos. Ayuda a transformar iniciativas generales en objetivos específicos y resultados clave (KR) para los dinámicos Equipos de Asana. Sin embargo, ella es un Equipo de una sola persona, y Asana es una organización global y multifacética. Por lo tanto, no intenta hacerlo sola. En lugar de ello, recurre a un producto que sabe que puede ayudarla a organizarse y a ejecutar los objetivos: Asana.

Los desafíos de la gestión de objetivos

La rapidez y la eficiencia permiten a las grandes empresas crear productos y comercializarlos de manera rentable. Por lo tanto, establecen objetivos que les ayuden a avanzar más rápido, con menos recursos.

Para Vester, la velocidad es un aspecto fundamental. “Tu gestión de objetivos debe ayudarte a tomar buenas decisiones, con rapidez. Necesitas contar con flexibilidad incorporada para poder pivotar rápidamente cuando cambian las circunstancias o cuando te enfrentas a obstáculos”.

Pero no es fácil lograr la velocidad. Muchas empresas cuentan con una sólida pila tecnológica, pero estas herramientas pueden estar desconectadas. Es posible que definas un objetivo en una herramienta, finalices el trabajo en otra y colabores con los Equipos en una tercera. Todo esto debe actualizarse de forma manual y por separado. Para cuando el trabajo está finalizado, resulta difícil volver a relacionarlo con el objetivo del que surgió originalmente.

Muchas empresas tienen problemas con los objetivos del tipo “configúralo y olvídate de él”, en los que alguien puede presentar sus objetivos en una diapositiva. Sin embargo, a medida que las personas se van quedando atrapadas en las tareas cotidianas, se olvidan de ellos. Es el motivo por el que resulta tan importante que el trabajo esté directamente vinculado a nuestros objetivos. Es la forma en que generamos claridad, visibilidad y enfoque para lograr las iniciativas más importantes de nuestra empresa.”

Con frecuencia, el establecimiento de objetivos en sí mismo se lleva a cabo de forma aislada, ya que los Equipos trabajan por separado para definir y alcanzar sus prioridades individuales. Sin embargo, poder colaborar entre los distintos Equipos es esencial para la ejecución y el compromiso.

En muchas empresas, especialmente en las más grandes, tener que consultar y trabajar a partir de múltiples fuentes de información puede ralentizar el trabajo, generar falta de claridad para el liderazgo y hacer que resulte extremadamente difícil dar seguimiento a los objetivos, actualizarlos y generar informes sobre ellos. Y, cuando pierdes de vista tus objetivos, pierdes de vista la visión de la empresa. Si mantienes los objetivos en un lugar central y los conectas con tu trabajo, puedes utilizarlos para generar resultados.

Cuatro maneras en las que Asana te ayuda a crear objetivos conectados e impactantes

1. Objetivos estandarizados con plantillas 

Muchas empresas entienden que los objetivos son importantes, pero rara vez se enseña a los empleados a diseñar y estructurar objetivos que generen un impacto. ¿El resultado? Cada uno lo hace de manera diferente. Esta falta de uniformidad dificulta la medición del impacto.

Pero eso no significa que Vester deba diseñar y revisar cada objetivo que se crea en Asana. En lugar de eso, crea plantillas de objetivos con el formato y los detalles exactos que quiere que los Equipos incluyan. Así, cuando un Equipo o una persona están listos para iniciar un nuevo objetivo o resultado clave (KR), cuentan con una estructura establecida en lugar de tener que empezar desde cero. Esto ayuda a Asana a estandarizar la estructura y la comunicación de los objetivos en toda la empresa.

2. Menos tiempo dedicado a la IA 

Vester puede estandarizar la creación de objetivos con plantillas, pero ¿qué sucede si estás comenzando desde cero? O tal vez tu empresa depende de los jefes de departamento para crear y estandarizar todos los objetivos. En este caso, la función de objetivos inteligentes de Asana puede ayudarte a dar los primeros pasos. Ingresas una descripción de lo que quieres lograr y la IA redactará un objetivo para ti en función de los objetivos o el rendimiento anteriores.

A medida que avanzan los objetivos, puede resultar tedioso y llevar mucho tiempo enviar actualizaciones. Sin embargo, gracias a la IA, en Asana es más rápido y sencillo resumir el progreso. Vester utiliza la función de estado inteligente para generar un borrador de actualización de estado con IA. En cuestión de minutos, dispone de un resumen del progreso y de los obstáculos para compartirlo con los Equipos y el liderazgo.

3. Menos trabajo manual gracias a la acumulación automática del progreso 

Cuando el trabajo y los objetivos se encuentran en espacios separados, tienes que actualizar el progreso de forma manual. Sin embargo, en Asana, los objetivos están vinculados a los proyectos y las tareas diarias que los respaldan. Cuando alguien finaliza una tarea, ese progreso se muestra en tiempo real de forma inmediata dentro del objetivo. 

Las funciones de seguimiento del progreso en tiempo real de Asana ofrecen una visión general completa de cómo avanzan los objetivos. Esto se integra a la perfección en los Paneles, por lo que las partes interesadas no necesitan esperar a que se publique una actualización de estado para revisar el estado. 

4. Espacio de trabajo centralizado

En muchas empresas, los objetivos se encuentran dispersos en diferentes lugares, como diapositivas, hojas de cálculo y documentos. Sin embargo, este método fragmentado hace que resulte muy difícil mantenerse conectado con los objetivos, comprenderlos y ayudar a las partes interesadas a conservar la visibilidad. Es por eso que la plataforma conectada de Asana es tan importante.

Incluso los objetivos más importantes de la empresa están en Asana, donde todos pueden verlos. Esto genera claridad. Las personas pueden ver los objetivos de la empresa, del Equipo y los objetivos individuales, y cómo se relacionan entre sí. Esto ayuda a motivar a los Equipos porque todos saben que su trabajo incide en los esfuerzos a gran escala. Esto crea un entorno colaborativo, al conectar a los distintos Equipos y a su trabajo con objetivos comunes.

Los objetivos organizados son objetivos viables

El uso de las herramientas adecuadas puede transformar la forma en que las empresas alcanzan sus objetivos más ambiciosos. Al centralizar los objetivos, estandarizar su creación con plantillas y utilizar la IA para realizar un seguimiento y actualizaciones eficientes, Asana no solo agiliza el proceso de establecimiento de objetivos, sino que también fomenta una cultura de transparencia, colaboración y agilidad. 

Descubre cómo puedes diseñar y llevar a cabo los objetivos más importantes de tu empresa más rápido con Asana.