事半功倍：如何提升營運效率

請思考一下：您「執行工作」時是什麼樣子？ 您是否有既定的流程或順序來完成事情？ 這個流程是由您的經理設定的嗎？ 您的做事方式是否最有效率？ 

大多數時候，團隊成員都會受到訓練，以特定方式完成工作。 經理建立這些流程是為了提高營運效率。 但什麼是營運效率？

此處為您需要知道的資訊。 

什麼是營運效率？

營運效率是團隊以更少資源提供優質最終產品的能力。 它是透過您投入專案的內容 (通常稱為輸入) 與您從中獲得的內容 (稱為輸出) 之間的「效率比率」來衡量。 

輸入 (例如營運成本、人員或工作時數) 是您為使專案成功而投入的資源。 輸出是您計劃的最終結果，例如交付項目或專案實現的最終目標。 

營運效率通常由製造業公司使用，但它可以使任何類型的團隊或 Business 版受益。 在專案管理中，營運效率可以幫助您衡量並提高專案的效率比率。 隨著時間的推移，這將最大限度地提高資源利用率，從而提高利潤率和公司的底線。 換句話說，您可以減少投入的資源量，以獲得高品質的最終產品。 

為什麼營運團隊需要可重複的流程

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營運效率與營運生產力

營運效率和營運生產力有時會互換使用，但它們在上下文中的含義略有不同。 營運效率是以更少的資源產生相同輸出的過程。 營運生產力是指以相同數量的資源產生更多輸出的過程。 

讓我們看看一個團隊的每個例子：

一個由 20 人組成的製造團隊通常會在一小時內製作 100 件服裝。 實施營運效率策略意味著將團隊減少到 20 人以下，同時仍能在一小時內製作 100 件服裝。 營運生產力是尋找簡化流程的方法，讓 20 個人可以在一小時內製作 100 多件服裝。

最佳化團隊的營運效率：4 個步驟

最佳化營運效率可以在許多方面幫助您的團隊，包括減少人為錯誤、提高獲利能力和降低整體生產成本。 以下是您可以開始的方式：

步驟 1：建立基準

第一步是確定您想要簡化的團隊的主要功能。 此團隊試圖達成的目標是什麼？ 此團隊定期追蹤的關鍵績效指標 (KPI)或指標是什麼？ 您可以使用這些問題的答案來確定此團隊的基準輸出，您將使用該輸出來計算營運效率。

作為一個公式，營運效率是由輸出 (收入、銷售、潛在客戶等) 除以輸入 (資源、工作時數、團隊成員數等) 計算得出。 在建立此比率時，請確保您選擇的單位對於您想要簡化的團隊最有意義。

例如，如果您正在嘗試建立一個運作效率更高的人才招募團隊，那麼衡量輸出的收入就不是最佳的追蹤單位。 更好的衡量標準是招聘人員在招聘過程中向候選人提供的工作機會數量。 

選擇最佳衡量單位後，請使用此比率作為您的基準工具。

建立基準的範例

由 5 人組成的內容行銷團隊目前每個月撰寫 20 篇文章

• 輸入： 5 名團隊成員

• 輸出： 20 篇文章

• 基準比率： 4:1

步驟 2：將您的流程標準化

在此步驟中，您將開始提高營運流程中的效率。 首先，請查看您目前的 Business 版營運情況，以及團隊成員如何完成任務。 

以下是一些值得提出的好問題：

• 您團隊的工作中有多少是容易重複的，例如行政任務或通訊？ 

• 您的團隊成員是否都以相同的方式完成任務？ 

• 您能否找出目前流程中的任何瓶頸？

自動化是營運效率的最佳夥伴。 如果您想簡化任何流程，請找出可以自動化的、易於重複的任務。 工作者將13% 的時間花在純粹的重複工作上。 這是一種簡單的流程改進，可以快速減少任何耗時的低效率或人為錯誤。

建立標準化的 Business 版流程是簡化營運工作流程的簡單且具成本效益的方法。 這有助於建立更統一的最終產品，同時減少交付成果所需的時間。

標準化流程的範例

由 5 人組成的內容行銷團隊目前沒有標準的文章撰寫流程。 以下是團隊可以最佳化工作流程的幾種方式：

• 為可重複的工作建立範本：內容作者同意使用具有相依性和審查節奏的一致撰寫流程和工作流程。 每個人都知道自己負責哪個步驟，以及應該將作品交給誰進行編輯。

• 尋找自動化機會：團隊使用工具來協助建立相依性，並在相依性任務已完成時立即將工作分配給正確的人員。 這樣就能最大限度地減少就文章狀態進行來回溝通的需求。

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步驟 3：追蹤員工的工作負荷

實施新的標準化流程時，請務必監控團隊的工作負荷，以防止過勞。 隨著新流程的推出，工作流程也會發生變化，因此在實施過程中監控團隊的工作負荷非常重要。 流程變更確實需要一段調整期，並確保您為團隊成員提供充足的時間來適應，以及在變更之外完成任務的能力，這對於保持他們的工作負荷平衡非常重要。

如果您注意到團隊的工作負荷開始因新的工作流程而超出負荷，請調整流程，確保團隊成員不會一次執行太多工作。 追求營運效率也意味著在此過程中持續改進。 

如果您的新流程顯示團隊的工作負荷持續過重，請花時間調整目標或流程。 這不僅可以防止過勞，還可以讓您對未來的產出有更現實的預期。 當您的團隊承接新專案時，請使用這個新比率作為未來決策過程的參考。

監控員工工作負荷的範例

一個由 5 人組成的內容行銷團隊目前正努力實現一個月內總計 25 篇文章的目標。 

以下是經理監控員工工作負荷的方法：

• 調整流程：內容團隊發現，在網站上發佈新文章佔用了他們大部分時間。 在監控網頁生產團隊的餘裕後，團隊決定將內容生產流程的暫存步驟重新指派給網頁生產團隊，因為他們有更多可用的時間。

• 調整目標：由於網頁生產團隊現在負責處理暫存，內容行銷團隊不再需要擔心流程中的這個步驟。 團隊將目標調整為每月 30 篇文章，而非 25 篇。

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步驟 4：為您的團隊設定新目標

將團隊在新流程下的輸出與設定基準的比率進行比較和對比。 如果您的輸出與輸入比率增加，這表明您的最佳化策略奏效了。 

現在，是時候為您的團隊設定新的目標了。 如上所述，營運效率是持續改進的機會。 建立基準線後，請嘗試盡可能提高效率。 在您的團隊決定的一段時間後，重新開始流程，並嘗試進一步提高效率。

衡量營運效率的優點

經歷營運效率的過程需要時間和工作，那麼有什麼好處呢？ 以下是實施營運效率策略的四個主要優點。

透過流程自動化節省時間

檢查團隊的營運效率有助於發現將重複性、耗時的流程自動化的機會。 如果您的團隊使用的是 Asana 這類工作管理系統，您可以使用儀表板即時查看所有專案的任務完成率。 這些資訊使識別和實施自動化機會更加容易。

回到內容行銷團隊的範例，作家可能需要在發佈內容之前獲得最終的法務核准。 透過使用Business 版流程自動化 (BPA)和正確的工作管理工具，該團隊可以在草稿完成後立即自動通知法務團隊審查的必要性。 

透過自動化將人為錯誤最小化

自動化還可以確保所有需要完成的工作都已完成，從而幫助您的團隊。 透過建立完整的端到端工作流程，您可以及早建立專案所需的所有步驟，並將每個步驟自動化。 

使用上一個範例，內容撰稿人永遠不會忘記將草稿提交給法務團隊進行審查，因為這是流程中自動化的一部分。 當撰稿人將草稿標記為已完成時，法務部門會收到通知，確保此審查不會發生遺漏。

將人為錯誤降至最低有助於您的團隊生產更好的產品，從而提高客戶滿意度和留存率。 透過運用營運效率來最佳化和自動化工作流程，您可以以更少的營運費用獲得更高品質的結果。

減少工作附帶事務

根據 Asana 的工作剖析索引，員工有 60% 的時間花在「工作附帶事務」上，例如尋求專案關係人的核准、搜尋資訊或溝通工作。 減少這些任務，讓您的團隊有更多時間花在受雇從事的技能性工作上。

員工是寶貴的資源，優化他們的時間是營運管理的重要一環。 減少工作附帶事務可讓您以更少的來回和手動協調產生相同的品質結果。

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