概念圖範本：使用概念圖來組織複雜的想法

在啟動專案時，確保整個團隊資訊同步是最重要的事情。 每個人都需要從相同的資訊開始工作，您需要確信所有團隊成員都正確理解了這些資訊。 誤解和溝通不暢可能會減緩甚至阻礙進度，進而導致專案浪費時間和金錢。

確保每個人都能達成共識的最佳方法之一是使用概念地圖。 概念圖是一種圖表，可幫助您以每個人都能理解的方式將資訊可視化。 您可以使用概念圖將工作流程可視化、分解複雜的想法，或繪製專案系統的不同部分，以查看任務如何協同運作。

任何人都可以製作概念圖，但明智的做法是先複習不同的圖表結構，以及如何最好地使用它們。

什麼是概念圖？

概念圖是一種組織資訊的可視化圖表。 概念圖可以描繪幾乎任何東西，例如流程、一組想法和概念，或一個相互關聯的部分系統。 您可以使用概念圖記錄產品開發工作流程的步驟，建立公司人員的可視化圖表，或規劃行銷和銷售部門如何有效協作。 

概念圖不僅僅在 Business 版中發揮作用，工程師也會用它來繪製系統組件，教育工作者會用它來教導不同的想法，科學家會用它來追蹤他們在進行新發現時的關鍵詳細資料。

使用概念地圖的優點

當複雜的想法讓人感到不知所措時，概念圖提供了一條清晰的理解路徑。 這些可視化工具可協助您組織思緒，並簡化決策流程。 如果您正在進行一個專案或試圖解決一個問題，概念圖可以為混亂帶來秩序。 以下是它們如此有效的原因：

• 關鍵概念和關係的視覺化呈現，可讓您全盤掌握。

• 清楚地分解複雜的資訊，有助於提高腦力激盪會議的成效。

• 這種結構改善了決策，並激發了解決問題的能力。

• 蜘蛛圖、氣泡圖和維恩圖等選項提供了多功能性。

• 團隊可使用互動式地圖進行共同貢獻，從而更有效地進行協作。

• 使用免費的概念地圖範本可節省時間，並幫助您快速開始。

因此，如果您對零散的想法感到厭倦，或難以將各個點連結起來，概念地圖就是幫助您組織並保持專注的完美工具。

何時應使用概念地圖範本

如果您在嘗試處理下一個敏捷專案或組織想法時感到困難，概念圖範本可以簡化這個流程。 與其面對空白的概念地圖或一堆新的便利貼，不如使用範本來組織您的想法，讓您的工作更有效率。

在以下情況下，不妨考慮使用概念地圖範本：

• 您需要處理複雜的概念或提出創意腦力激盪的想法。

• 您的規劃涉及建立專案管理工作流程，或需要專案關係人的意見。

• 您需要清晰的專案規劃方法來追蹤階段和工作流程，例如工作流程圖範本。

• 您正在準備資訊圖表、文件或簡報，並希望使用井然有序的可視化工具來展示相關概念。

如果您覺得自己的想法過於複雜，概念圖範本可以幫助您擺脫困境，並充滿信心地向前邁進。

4 種類型的概念地圖範本

有許多不同的結構和格式可用於建立概念圖。 最受歡迎的四種類型是：

1. 蜘蛛圖，用於繪製概念。

2. 流程圖，用於將流程可視化。 

3. 階層圖，用於將組織可視化。

4. 系統圖，用於將系統可視化。

雖然還有其他類型的概念圖，但幾乎任何內容都可以使用這四種結構之一進行對應。

1. 蜘蛛圖

蜘蛛圖是一種概念圖，從一個關鍵概念開始，然後分支成相關的想法。 蜘蛛圖也稱為心智圖或想法網，可用於指導腦力激盪會議或組織想法，因為它可以讓您一目了然地看到想法之間的關係。 

如何使用蜘蛛圖

若要建立蜘蛛圖，請先在紙張或白板的中心畫一個圓圈。 在圓圈中寫下中心想法，然後從圓圈中畫出線條，並用相關概念標記它們。 繼續新增概念 (和子概念)，直到您的想法網絡覆蓋整個頁面。

何時使用蜘蛛圖

由於蜘蛛圖通常用於腦力激盪和規劃的「草圖」階段，許多人更喜歡在廢紙上手寫或在白板上一起創建。 蜘蛛圖通常不會發佈或與更廣泛的公司分享，因此確保這種類型的概念圖整潔且格式良好並不那麼重要。 不過，您可以使用上述心智圖範本，開始使用一組初始的圖節點。

2. 流程圖

流程圖是一種圖表，可協助您將流程中的步驟可視化。 從填寫採購訂單這類簡單任務到財務會計這類複雜系統，這類圖表可用於說明各種流程。

流程圖通常用於 Business 版和工程，但它們在任何需要逐步可視化流程的情況下都很有幫助。 製作有效流程圖的關鍵是使用普遍認可的流程圖形狀，以說明工作流程中每個步驟的含義。 其中最常見的符號是：

• 終結符號的橢圓形 (起點和終點)

• 矩形代表流程

• 用於決策的菱形

• 用於輸入和輸出的平行四邊形

• 連結形狀並指示工作流程順序和方向的流線

還有用於文件、手動輸入、準備步驟、資料儲存、迴圈和延遲的標準符號。 透過使用這些廣為人知的形狀，您可以確保任何查看您的流程圖的人都能夠閱讀它，即使您不在場進行解釋。

由於流程圖的結構因其包含的特定工作流程而異，因此使用紙張範本並不是最有效的建立方式。 請改為使用線上工具來建立您的流程圖。 然後，使用工作流程管理軟體將其付諸實現。 

3. 階層圖

如果您曾經看過公司的組織圖或製作過自己的家譜，那麼您已經熟悉階層圖的概念。 這些圖表會將概念以層次結構排列，從最籠統到最具體依序排列。 例如，公司組織圖通常會將擁有最廣泛權限的人員 (創始人和 C 級高階主管) 放在圖表的頂端，然後向下延伸，直到最底層的人員，他們的職務描述最為狹窄。

如何使用階層概念圖

雖然階層圖最常用於組織人員，但它們也可以幫助您將資訊分解成更小、更易於管理的組織系統。 例如，如果您建立了階層圖來規劃此貼文，您可能會從頂部的「概念圖」開始，然後將每種類型的概念圖放入其各自的第二層方塊中，然後將每個概念圖的詳細資料放在最底層。

階層圖的大小和形狀取決於您擁有的資訊層級數。 您可以使用上述範本建立三層層次結構，將主要主題置於頂端，第二層最多可包含五個子主題，然後在下方方塊中提供每個子主題的詳細資料。 您也可以使用顏色或符號來表示不同的重要性層級。

4. 系統圖

蜘蛛圖用於組織想法，而流程圖則用於組織流程。 系統圖結合這兩者，以顯示組織的組成部分以及它們如何相互作用。  您可以使用系統圖來說明簡單的系統，例如印表機，或更複雜的系統，例如擁有多個部門和團隊的公司。

系統圖分為兩個主要區段：最大圓圈內的所有內容都是系統，而圓圈外的所有內容都是系統的環境。 若要繪製系統圖，請先在較大的圓圈內新增系統的每個組成部分，並在其外部新增環境的每個組成部分。 以下範本可協助您著手進行。

如何使用系統圖

假設您想要為您的公司建立一張系統圖。 首先，您需要在系統圓圈內為組織中的每個部門建立圓圈，在此範例中，我們將使用會計和人力資源。在會計部門中，您將為不同的團隊 (例如薪資、預算和發票) 建立較小的圓圈。 人力資源部 (HR) 也會有薪資團隊，以及到職、危機管理和員工福利等其他團隊。 如果只有一個團隊處理所有這些事情，也沒問題。 每個圓圈所需的元素沒有最小或最大數量。 

在系統圈之外，您可以在公司環境中新增組成部分，例如客戶和第三方承包商，這些組成部分會影響並與您的公司互動，但並非公司的一部分。

記錄好組成部分後，您需要新增流程。 這些是連結系統不同組成部分的線條，並使用標籤來命名連結它們的流程。 流程線可以跨越不同層級，並可以連接系統內外的組成部分。 您也可能有兩個元件，這兩個元件由兩個朝相反方向工作的流程連接。 

系統圖範例

例如，薪資流程涉及會計和人力資源部 (HR) 部門，且流程是雙向的。 人力資源部 (HR) 團隊負責新員工的到職並將其新增至薪資系統，然後將每位新員工的薪資和直接存款資訊傳送給會計部門，後者實際上負責發放薪資。 在相反的方向上，財務團隊會將有關加薪和薪資談判的可用預算資訊傳送給負責招聘和晉升的人力資源部 (HR)。 

繼續新增組成部分和流程連結，直到您獲得系統的完整圖片。 您還可以使用符號來表示不同類型的互動，例如不同的能量、資訊或資源流程。

如何使用概念圖範本

使用概念地圖範本是一種簡單的方法，可組織您的想法、將複雜的想法可視化，並將腦力激盪轉化為可行動的步驟。 無論您使用的是概念地圖製作工具還是預先建立的範本，這個流程都很直覺。 

一起來看看組織專案管理工作流程的範例。 以下是開始使用的逐步指南：

步驟 1：選擇正確的範本

第一步是選擇符合您需求的概念地圖範本。 如果您正在規劃專案管理工作流程，請選擇一個用於概述流程的範本，例如工作流程圖範本。 這種類型的範本可讓您規劃任務、職責和里程碑，從而建立專案的功能性概觀。

範例：對於涉及多個團隊成員的專案，工作流程圖表範本可協助您將任務從一個部門到另一個部門的流程可視化，確保每個階段都清晰可見。

步驟 2：定義您的主要概念

選擇範本後，請先確定核心概念或主要構想。 這是您地圖的核心，其他所有內容都將從中分支出來。 在我們的專案管理範例中，核心概念可能是「專案工作流程」。

範例：在圖表的中心，將主要節點標記為「專案工作流程」。 您可以從這裡分支到專案的不同階段，例如「規劃」、「執行」和「完成」。

步驟 3：新增關鍵概念和子主題

接下來，新增從主要概念延伸出來的主要分支。 這些分支代表與主要想法相關的關鍵概念或階段。 將每個關鍵概念分解為子主題或較小的任務。

例如：「規劃」下方可能會建立「定義目標」、「指派角色」和「設定期限」等子主題。 每個子主題都應清楚定義可執行的步驟，並作為您構想過程的重點。

步驟 4：連結相關概念

現在您已經確定了主要概念和子主題，是時候展示它們之間的關係了。 使用線條或箭頭連結相關概念，並強調每個階段之間的任務或資訊流程。

範例：您可以將規劃階段中的「指派角色」連結至「執行」，以展示團隊的角色如何影響專案的下一步。 這有助於闡明工作流程的某一部分如何影響下一個部分，使專案在您的工作空間中順利運行。

步驟 5：審閱並完善

最後，請審閱您的概念圖，確保所有內容的流程都符合邏輯，並且所有關鍵概念都得到呈現。 這是您進行調整的機會，例如新增詳細資料或重新組織步驟，以提高明晰（度）。

範例：審閱後，您可能會發現您需要在「執行」下新增一個分支，用於「監控進度」。 完善您的地圖可確保專案工作流程完善且可供使用。

透過遵循這些步驟，您可以將任何概念地圖範本轉變為一個有價值的工具，用於組織想法、簡化複雜的資訊並改善決策。 無論您是規劃專案還是將抽象想法可視化，這種方法都能讓您的工作清晰且可據以行動。

概念地圖範例

若要瞭解概念地圖的實際運作方式，不妨探索一個實際範例。 想像一下，您正在進行新產品發佈的專案規劃會議。 您需要組織構想、追蹤任務並管理團隊的工作流程。 創意概念圖可以透過視覺化地規劃專案的每個階段，幫助簡化此流程。

在此概念圖範例中，核心概念是「產品發佈」。 在此基礎上，您可以將其分解為主要分支，例如「行銷策略」、「產品開發」和「發佈時間軸」。 這些分支中的每一個都可以進一步分為子主題：

• 行銷策略：包括設定社交媒體行銷活動、定義目標受眾和建立促銷材料等任務。

• 產品開發：專注於確定產品功能、進行測試並與供應商協調。

• 發佈時間軸：概述關鍵里程碑，例如測試版發佈、軟發佈和全面公開發佈。

透過將這些關鍵概念與箭頭或線條連結，您的團隊可以看到每個階段如何相互關聯。 例如，「行銷策略」必須與「發佈時間軸」保持一致，以確保行銷活動能夠及時為產品發佈做好準備。

概念圖繪製基礎知識

概念圖從幾個簡單的步驟開始。 首先，確定您的重點問題，即您試圖解決的核心想法或主要問題。 這是您地圖的基礎。 從這裡開始，將核心想法分解為更小的相關概念，並使用線條或箭頭將它們視覺化地連結起來。

以下是一些有效概念圖的提示：

• 保持井然有序。 將類似的想法分組，並確保它們之間的連結清晰。

• 使用正確的工具。 考慮使用提供協作、輕鬆編輯、整合和即時更新等功能的軟體，以簡化您的流程。

• 保持彈性。 隨著新想法或關係的出現，對調整地圖保持開放態度。

• 從簡單的開始。 如果您是概念地圖的新手，請先堅持使用簡單的結構，然後在您更熟悉時再擴展。

透過遵循這些概念圖最佳作法，您將能夠建立一個能夠闡明您的想法，並幫助您輕鬆處理複雜專案的概念圖。

將您的概念地圖提升至更高層次

有了充分的規劃，每個專案的流程都會更順暢。 從概念地圖開始您的流程，將使您能夠思考潛在的選項、問題和瓶頸，並在問題發生之前解決它們。 隨著專案的進展，將概念地圖與專案管理平台結合使用，將有助於您保持進度正常、保持目標清晰，並使整個團隊團結一致，朝著共同目標前進。

常見問答：概念地圖範本

什麼是概念圖？

概念地圖是一種視覺技術，可協助您清楚地組織和呈現資訊。 它透過連結關鍵概念並顯示它們之間的關係，將複雜的構想分解成更小、更易於管理的部分。 透過以視覺化方式顯示這些連結，您可以看到大局，並瞭解不同想法之間的關係。 概念圖對於腦力激盪、專案規劃和解決問題都很有用，這使其成為個人和專業情境下的功能性工具。

如何建立概念地圖？

建立概念圖相當簡單。 首先確定您的主要想法，然後將其分解為相關概念或子主題。 一旦您掌握了這一點，請使用線條或箭頭連結這些想法，並展示所有內容之間的關係。 您當然可以手動建立一個，但 Asana 的免費概念地圖範本會為您處理結構，這樣您就可以專注於您的想法並更快地組織起來。

Word 中是否有概念地圖範本？

很遺憾，Word 並未內建概念圖範本。 雖然您可以使用 SmartArt、圖形和線條手動建立，但這可能會很乏味，特別是當您處理複雜的想法時。 更有效的選擇是使用 Asana。 Asana 提供現成的概念地圖範本，可為您節省時間，並讓您輕鬆組織想法、指派任務和協作，所有功能都集中在一處。

Google 文件是否有概念圖範本？

Google Docs 沒有預先建立的概念地圖範本。 當然，您可以使用繪圖工具手動建立形狀和線條，但這並不是最有效的方法。 如果您正在尋找更進階的功能，Asana 可為您提供協助。 藉助 Asana 的概念地圖範本，您可以輕鬆將工作流程可視化、管理時間軸，並與團隊協作，同時與 Google 工作空間無縫整合。 這是一種更快、更有效的專案規劃方式。