프로젝트 관리 소프트웨어를 피칭하는 방법: 완료된 가이드
요약
프로젝트 관리 소프트웨어에 대해 조사해 보았다면, 이를 통해 효율을 높이고 협업을 개선하며 팀이 가치 있는 업무에 집중할 수 있도록 지원할 수 있다는 사실을 알고 계실 것입니다. 하지만 도구의 잠재력을 스스로 쉽게 알 수 있는 반면, 리더십을 설득하는 것은 까다로울 수 있습니다. 특히 회사의 리소스가 제한적인 경우에는 더욱 그렇습니다.
비즈니스 리더는 새로운 소프트웨어에 투자하는 것을 자연스럽게 경계합니다. 비즈니스 전체를 위해 최선의 결정을 내리는 것은 경영진의 몫이므로, 경영진은 모든 구매가 측정 가능한 결과를 가져오기를 원합니다. 이 기사에서는 프로젝트 관리 소프트웨어 의 가치를 명확히 설명하여 비즈니스 리더를 꺼림칙한 이해관계자가 아닌 완전히 동의한 파트너로 참여시킬 수 있도록 도와드립니다.
프로젝트 관리 소프트웨어를 피칭하는 것은 어렵지만 그만한 가치가 있습니다
잘 짜인 피치는 프로젝트 관리 소프트웨어 사용을 시작하는 데 필요한 승인 이상의 가치를 제공합니다. 또한, 이 도구가 비즈니스 전체를 측정 가능하게 개선할 수 있다는 것을 리더십에 납득시켜 새로운 소프트웨어를 보드에 도입하는 데 전적으로 투자할 수 있도록 합니다. 고위 이해관계자로부터 사전에 더 많은 지지를 얻을수록 나중에 도구를 출시하기가 더 수월해집니다. 이해관계자가 완전히 참여하면 디지털 트랜스포메이션과 팀 간 채택을 위한 길을 열 수 있습니다.
프로젝트 관리 피치를 준비할 때 고려해야 할 5가지 주요 사항과 거래를 성사시키는 구체적인 팁을 소개합니다.
Nucleus Research: 프로젝트 시간을 절반으로 줄이기
Asana가 조직의 비용을 절감하고 효율을 개선하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요
회사 리더가 가장 중점을 두는 것에 집중하세요
팀 리더는 비즈니스 프로세스를 아주 잘 알고 있으며, 단점과 모든 것을 이해합니다. 그러나 여러분에게는 분명해 보이는 개선 기회가 경영진에게는 명확하지 않은 경우가 많습니다. 경영진은 일상 업무에 직접 관여하지 않기 때문입니다. 그들이 신경 쓰지 않는다는 것이 아니라, 오히려 그 반대입니다. 회사 경영진은 팀이 성공할 수 있도록 지원하고 싶어 하지만, 비즈니스별 관점에서 구매 결정을 내립니다.
엘리베이터 피치를 준비하기 전에 회사 경영진이 중점을 두는 것이 무엇인지 고려하세요. 상대의 입장에서 생각해 보세요. 새로운 소프트웨어를 구매하면 비즈니스 전체의 성과와 수익성이 어떻게 향상될까요?
다음은 팀, 부서 또는 회사 리더의 우려 사항을 해결하기 위해 집중해야 할 5가지 사항입니다.
1. 투자 수익률(ROI)
당사에서 직원 한 명이 처리하는 업무량은 사업 규모가 10배나 더 큰 기업 대비 5배가 높지만, 상대적으로 스트레스를 받지 않습니다.”
새로운 소프트웨어가 회사의 수익에 어떻게 도움이 되는지 입증할 수 있다면 리더십을 확보할 가능성이 훨씬 더 높습니다. 팀이 반복적이고 수동적인 작업에 소요하는 시간을 계산하고 새로운 소프트웨어로 몇 시간을 절약할 수 있는지 계산하세요. 외부 리서치도 수행하세요. Nucleus Research의 보고서 와 같이 다양한 프로젝트 관리 툴을 통해 시간 절약 효과를 정량화하는 독립적인 보고서를 종종 찾을 수 있습니다.
핵심 메시지 포인트:
프로젝트 관리 소프트웨어에는 불필요한 업무를 제거하는 자동화 기능이 내장되어 있어 팀원들이 수익을 창출하는 프로젝트에 집중할 수 있습니다.
2. 보안
여러 보안 인증을 보유하고 보안 문제를 진지하게 다루는 기업은 저희에게 정말 필요한 존재입니다.”
사이버 공격이 뉴스를 장식하면서 기업 리더들은 데이터 보안에 점점 더 집중하고 있습니다. 직원이 다른 위치와 시간대에서 근무하는 경우에도 회사 정보가 비공개로 유지되기를 원합니다. LogMeIn의 최고 정보 보안 책임자인 Michael Oberlainder는 “사이버 보안은 사라지지 않을 것입니다. 이를 무시하거나, 바로 가기하거나, 자금을 부족하게 할 수 없습니다.”
이는 프로젝트 관리 소프트웨어를 피칭할 때 보안이 필수적인 기능임을 의미합니다. 조사를 수행하고 해당 툴이 IT 팀에서 요구하는 보안 표준을 충족하는지 확인하세요.
핵심 메시지 포인트:
이 프로젝트 관리 툴은 보안 기능을 우선시하고 여러 보안 인증을 보유하고 있어 데이터를 안전하게 보호할 수 있습니다.
3. 팀 간 사용 사례
각 팀이 서로 다른 툴을 사용했기 때문에 의사소통에 혼란이 생기고 비효율적이었기 때문에 업무를 하나의 플랫폼 툴로 일원화해야 했습니다.”
회사 리더들은 특정 팀에서만 사용될까 봐 새로운 소프트웨어를 추가하는 것을 꺼리는 경우가 많습니다. 애플리케이션이 무분별하게 늘어나고 부서 간 협업과 정보 공유가 어려워지기 때문입니다. 따라서 새로운 툴을 피칭할 때는 다양한 사용 사례를 제시하는 것이 중요합니다. 이 새로운 툴은 팀에 도움이 될 뿐만 아니라 플랫폼이 다른 부서에서도 사용할 수 있을 만큼 유연하다는 것을 보여줍니다. 도구의 사용 사례가 많을수록 회사의 리더십에 더 매력적으로 다가갈 것입니다.
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 팀 간 협업을 개선하는 방법을 제시하세요. 방식은 다음과 같습니다.
이 도구가 어떻게 팀워크를 개선하고 캠페인 및 프로젝트 계획, 업무 요청 추적 또는 전략적 계획 수립과 같은 팀 간 워크플로를 간소화할 수 있는지 시연하세요. 플랫폼에서 팀이 교차 기능 프로세스를 빠르게 설정할 수 있도록 미리 만들어진 템플릿을 제공하는지 확인하세요.
플랫폼에서 연동을 제공하는 경우, 이를 강조하세요. 팀마다 데이터 분석, 디자인, 이메일 자동화, 리드 추적 등 다양한 도구를 사용합니다. 리더는 추가 작업을 추가하거나 이미 작동 중인 프로세스를 방해하지 않고 기존 기술 스택에서 작동할 수 있는 프로젝트 관리 소프트웨어를 원합니다.
핵심 메시지 포인트:
이 툴은 팀을 연결하고 애플리케이션의 무분별한 확산을 줄여 혼란을 더하지 않습니다.
4. 도입 용이성
회사 리더는 직원이 사용하지 않을 툴에 대해 비용을 지불하고 싶어하지 않습니다. 소프트웨어가 직관적이지 않다면 팀은 이를 채택하지 않을 것입니다. 즉, 툴에 대한 초기 투자가 낭비될 것입니다. 이러한 우려를 해소하려면 피치 중에 채택 용이성에 대해 구체적으로 설명해야 합니다. 이를 수행하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
제품 데모를 시청하거나 사전에 툴의 영업 팀과 세션을 예약하여 소프트웨어가 정확히 어떻게 작동하는지, 사용하기에 얼마나 직관적인지, 특정 문제점을 어떻게 해결할 수 있는지 확인할 수 있습니다.
소프트웨어 영업 팀과 이야기하는 경우, 새로운 툴을 도입하는 데 있어 IT 팀이 어떤 역할을 해야 하는지 물어보세요. 소프트웨어를 더 쉽게 도입할 수 있다면 IT 팀은 단순 반복 작업에 낭비되는 시간을 줄이고 도구를 최대한 활용할 수 있는 방법을 전략적으로 계획하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 그런 다음 피치에서 IT 팀에 추가 작업을 할당하지 않고도 팀이 직접 툴을 쉽게 시작할 수 있는 방법을 시연하세요.
회사에서 이미 소프트웨어 버전을 사용하고 있는지 확인하세요. 특히 툴에 Basic 버전이 있는 경우, 생각보다 더 많이 발생합니다. 직원들이 이미 스스로 소프트웨어를 도입하고 있다면 팀 간에 쉽게 배포할 수 있습니다. 보너스로, 이 툴을 채택하면 회사의 기존 기술 스택에 추가되지 않으며 현재 사용량을 확장할 수 있습니다.
핵심 메시지 포인트:
프로젝트 관리 소프트웨어는 직관적이고 사용하기 쉬우므로 팀이 시작하는 데 도움이 되는 추가 리소스를 할애할 필요가 없습니다.
5. 정보 추적
Zoom이 성장함에 따라 업무 우선순위를 정하고 비즈니스상의 의사결정을 내릴 수 있도록 모든 진행 상황을 표준화된 방식으로 표시하고 싶었습니다. 이를 위해 업무 처리 방식과 팀 간 지식 공유 방식에 대한 가시성, 책임 소재를 파악할 수 있는 능력, 일관성이 필요했습니다.”
회사 리더는 팀을 위해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 현재 상황을 파악하고자 합니다. 또한 직원들이 동일한 명확성을 갖기를 원합니다. 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하는 것은 효과적인 협업에 필수적이기 때문입니다. 그러나 평균적인 지식 근로자가 하루에 10개의 앱을 25번씩 전환하는 상황에서 명확성을 확보하기란 쉽지 않습니다. 정보가 여러 곳에 흩어져 있으면 현재 진행 상황, 프로젝트 수행 방식, 담당자를 추적하기가 어렵습니다.
바로 이럴 때 피치가 필요합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 작업을 위한 단일 기록 시스템을 만들어 이 문제를 해결합니다. 회사 정보를 중앙 집중화하여 직원과 리더가 필요한 정보를 찾을 수 있습니다.
핵심 메시지 포인트:
프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 작업을 위한 단일 기록 시스템을 제공하므로, 사용자와 팀은 현재 상황, 프로젝트 수행 방식, 담당 업무를 파악할 수 있습니다.
Nucleus Research: 프로젝트 시간을 절반으로 줄이기
Asana가 조직의 비용을 절감하고 효율을 개선하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요
피치에 우위를 점하세요
훌륭한 피치는 항상 돋보이는 장점을 가지고 있습니다. 소프트웨어가 회사에 어떤 이점을 제공하는지, 중요한 비즈니스 프로세스에 어떻게 적용할 수 있는지 명확하게 파악할 수 있는 '아하' 순간을 청중에게 선사하는 것이 좋습니다.
다음 전략을 시도하여 피치에 더 많은 힘을 실어보세요.
1. 다른 팀이나 부서의 지지를 얻으세요
평가 과정에서 제품을 테스트하고 내부적으로 학습하여 사람들이 좋아하는지 확인하는 것이 중요했습니다. 마음에 드는 사람이 '이건 훌륭한 툴이야'라고 말하게 만드는 것이 다른 사람들이 이 툴을 받아들이는 데 핵심입니다.”
이렇게 하면 무엇보다도 팀 간에 프로젝트 관리 소프트웨어를 적용하는 방법을 보여줄 수 있습니다. 회사 리더에게 피칭하기 전에 다른 팀과 부서의 이해관계자와 이야기하고 그들을 편에 서게 하세요. 도구 도입에 대한 폭넓은 관심을 보여줄 수 있다면, 팀 간 사용 사례와 개선된 비즈니스 워크플로가 실제로 가능하다는 것을 청중에게 납득시킬 수 있습니다.
핵심 메시지 포인트:
여러 팀과 이해관계자가 이 툴에 투자하므로 회사 전체의 다양한 사용 사례에 적용할 수 있습니다.
2. 시각적 데모를 포함합니다
매력적인 시각적 요소가 없으면 어떤 피치도 완료된 것이 아닙니다. 실제 데모는 청중이 툴의 기능, 사용의 직관성, 특정 비즈니스 사용 사례에 적용하는 방법을 시각화하는 데 도움이 됩니다. 소프트웨어 영업팀에 프레젠테이션에 참석하여 실시간으로 도구를 시연해 달라고 요청하세요. 또는 영업팀과 협력하지 않는 경우 미리 준비된 동영상을 가져오세요.
데모를 진행하는 동안 다음과 같이 프로젝트 관리 소프트웨어를 돋보이게 하는 주요 기능을 강조하세요.
팀이 비즈니스의 최우선 순위에 맞게 일할 수 있도록 목표를 설정하는 기능.
이니셔티브의 성과에 대한 실시간 인사이트를 제공하는 대시보드.
간트 차트, 칸반 보드, 캘린더, 마일스톤 을 통해 팀이 로드맵을 작성하고 프로젝트 일정을 시각화할 수 있습니다.
팀이 한 곳에서 정보를 일원화하는 동시에 다른 툴을 계속 사용할 수 있도록 해주는 연동.
핵심 메시지 포인트:
이 프로젝트 관리 툴은 특정 비즈니스 사용 사례에 적용할 수 있는 직관적이고 유용한 기능을 갖추고 있습니다.
3. 성공 사례 공유
리더는 업계 전반에서 신뢰할 수 있는 프로젝트 관리 솔루션을 원합니다. 신뢰성을 입증하는 가장 좋은 방법 중 하나는 고객 성공 사례를 공유하는 것입니다. 이상적으로는 유사하고 잘 알려진 비즈니스의 사례를 공유하는 것이 좋습니다. 소프트웨어의 웹사이트에서 주요 고객이 강조 표시되어 있는지 확인하세요. 툴을 도입하여 기업이 절약한 시간과 작업량을 정량화하는 성공 사례를 찾을 수 있다면 보너스 포인트를 받습니다.
더 많은 신뢰를 구축하려면 소프트웨어가 수상 경력이 있는지 확인하세요. Forrester, Gartner, IDC와 같은 애널리스트 기업이 이 도구에 대해 어떻게 말하는지 확인해 보세요.
핵심 메시지 포인트:
이 툴은 업계 전반에서 신뢰받고 있으며 애널리스트로부터 높은 평가를 받고 있습니다.
자주 묻는 질문 예상하기
피치는 일방적인 것이 아닙니다. 리더십 팀과 대화하는 것입니다. 토킹 포인트를 준비하는 것 외에도 리더가 질문할 사항을 예상하고 미리 답변을 준비해야 합니다.
어디서부터 시작해야 할지 확신이 서지 않는다면, 프로젝트 관리 소프트웨어를 피칭할 때 대비할 수 있는 몇 가지 FAQ를 확인해 보세요.
비용은 얼마인가요? 다양한 요금 옵션이 있나요?
이 플랫폼은 어떤 구체적인 비즈니스 니즈를 해결하나요?
어떻게 시작할까요?
초기 설정에 얼마나 많은 시간이 소요되나요?
도입을 지원하기 위해 어떤 유형의 외부 지원을 받을 수 있나요? 사용할 수 있는 전문 서비스, 웨비나, 기타 사용 방법 리소스가 있나요?
이를 도입하려면 어떤 내부 리소스가 필요한가요?
도구가 예상대로 작동하지 않으면 어떻게 되나요?
얼마나 많은 시간을 절약할 수 있나요?
이 플랫폼이 애자일 프로젝트 관리에 적합한가요?
다른 회사에서 이 도구를 사용하나요? 그들에게는 어떻게 작용하고 있나요?
이 플랫폼을 출시할 때 변경 관리를 담당하는 사람은 누구인가요?
직원에게 이 도구를 사용하도록 교육할 책임은 누구에게 있나요?
상향식 디지털 트랜스포메이션
프로젝트 관리 소프트웨어의 가치를 명확하게 입증함으로써 회사 리더들을 보드에 참여시키고 디지털 트랜스포메이션의 씨앗을 심기 시작할 수 있습니다. 그리고 잘 짜여진 피치로, 단순한 승인 이상의 결과를 얻을 수 있습니다. 또한, 리더를 꺼리는 이해관계자에서 완전히 구매한 파트너로 전환할 수도 있습니다.
Nucleus Research: 프로젝트 시간을 절반으로 줄이기
Asana가 조직의 비용을 절감하고 효율을 개선하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요
