더 적은 노력으로 더 많은 일을 수행하세요: 운영 효율성을 개선하는 방법

고려할 사항: "업무 수행"은 어떤 모습인가요? 업무를 수행하기 위한 정해진 프로세스나 순서가 있나요? 이 프로세스는 매니저가 설정한 것인가요? 여러분이 일을 수행하는 방식이 가장 효율적인 방식인가요? 

대부분의 경우, 팀원들은 특정한 방식으로 업무를 수행하도록 교육받습니다. 관리자는 운영 효율성을 높이기 위해 이러한 프로세스를 수립합니다. 그렇다면 운영 효율성이란 무엇일까요?

핵심 정보를 확인해 보세요. 

운영 효율성이란?

운영 효율성은 팀이 더 적은 자원으로 양질의 최종 제품을 제공할 수 있는 능력입니다. 이는 프로젝트에 투입한 것( 종종 인풋이라고 함)과 프로젝트에서 얻은 것( 아웃풋이라고 함) 사이의 '효율 비율'로 측정됩니다. 

운영 비용, 인력 또는 작업 시간과 같은 투입은 프로젝트를 성공시키기 위해 투자하는 리소스입니다. 결과는 결과물이나 프로젝트가 달성한 최종 목표와 같은 이니셔티브의 최종 결과입니다. 

운영 효율성은 제조업체에서 자주 사용하지만, 모든 유형의 팀이나 비즈니스 모델에 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 관리에서 운영 효율성은 프로젝트의 효율 비율을 측정하고 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 리소스 활용도를 극대화하여 이익률과 회사의 수익을 개선할 수 있습니다. 즉, 양질의 최종 제품을 얻기 위해 투자하는 리소스의 양을 줄일 수 있습니다. 

운영 팀에 반복 가능한 프로세스가 필요한 이유

이 eBook은 운영 프로세스를 간소화하는 7가지 주요 단계를 다루므로 조직을 확장하는 동시에 민첩성을 유지할 수 있습니다.

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운영 효율성 vs. 운영 생산성

운영 효율성과 운영 생산성은 때때로 서로 바꿔서 사용되기도 하지만, 맥락상으로는 약간 다른 의미를 지닙니다. 운영 효율성은 더 적은 리소스로 동일한 결과물을 생성하는 프로세스입니다. 운영 생산성은 동일한 양의 리소스로 더 많은 결과물을 생성하는 프로세스입니다. 

한 팀에서 이러한 각 사례를 살펴보겠습니다.

20명으로 구성된 제조 팀은 1시간에 100벌의 의류를 정기적으로 제작합니다. 운영 효율적인 전략을 구현한다는 것은 한 시간에 100벌의 의류를 만드는 동안 팀을 20명 미만으로 줄이는 것을 의미합니다. 운영 생산성은 20명이 한 시간에 100벌 이상의 의류를 만들 수 있도록 프로세스를 간소화하는 방법을 찾는 것입니다.

팀의 운영 효율성을 최적화하는 4가지 단계

운영 효율을 최적화하면 인적 오류 감소, 수익성 증대, 전체 생산 비용 절감 등 다양한 측면에서 팀에 도움이 될 수 있습니다. 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

1단계: 기준선 설정하기

첫 번째 단계는 간소화하려는 팀의 주요 기능을 식별하는 것입니다. 이 팀이 달성하고자 하는 목표는 무엇인가요? 이 팀이 정기적으로 추적하는 KPI(핵심 성과 지표) 또는 지표는 무엇인가요? 이러한 질문에 대한 답변을 사용하여 이 팀의 기준 출력을 식별할 수 있으며, 이를 사용하여 운영 효율을 계산합니다.

방식으로 표현하자면, 운영 효율성은 산출(수익, 판매, 리드 등)을 투입(리소스, 근무 시간, 팀원 수 등)으로 나눈 값으로 계산됩니다. 이 비율을 생성할 때는 선택한 단위가 간소화하려는 팀에 가장 적합한지 확인하세요.

예를 들어, 운영 효율이 높은 인재 영입 팀을 만들려는 경우, 산출물로 매출을 측정하는 것은 추적하기에 가장 좋은 측정 단위가 아닙니다. 더 나은 측정 방법은 채용 담당자가 소싱에 소요한 시간 동안 후보자에게 제공한 제안의 수입니다. 

최상의 측정 단위를 선택한 후 이 비율을 벤치마킹 도구로 사용하세요.

기준선 설정의 예시

현재 5명으로 구성된 콘텐츠 마케팅 팀이 한 달에 20개의 기사를 작성합니다

• 인풋: 팀원 5명

• 출력: 20개 게시글

• 기준 비율: 4:1

2단계: 프로세스를 표준화합니다

이 단계는 운영 프로세스 내에서 효율성을 높이기 시작하는 단계입니다. 현재 비즈니스 운영 방식과 팀원들이 작업을 완료하는 방식을 살펴보는 것부터 시작하세요. 

몇 가지 좋은 질문은 다음과 같습니다.

• 행정 작업이나 서신처럼 팀의 업무 중 얼마나 쉽게 반복할 수 있나요? 

• 팀원 모두가 동일한 방식으로 작업을 완료한 것인가요? 

• 현재 프로세스의 병목 현상을 식별할 수 있나요?

자동화는 운영 효율성을 높이는 가장 좋은 방법입니다. 프로세스를 간소화하려는 경우 자동화할 수 있는 반복 가능한 작업을 쉽게 식별할 수 있습니다. 근로자는 시간의 13%를 순수한 업무 중복에 사용하고 있습니다. 이렇게 하면 시간을 소모하는 비효율성이나 인적 오류를 빠르게 줄일 수 있습니다.

표준화된 비즈니스 프로세스를 만드는 것은 운영 워크플로를 간소화하는 쉽고 비용 효율적인 방법입니다. 이를 통해 결과를 제공하는 데 걸리는 시간을 줄이는 동시에 보다 균일한 최종 제품을 만들 수 있습니다.

프로세스 표준화의 예시

5명으로 구성된 콘텐츠 마케팅 팀은 현재 기사를 작성하는 방법에 대한 표준 프로세스가 없습니다. 팀이 워크플로를 최적화할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 반복 가능한 작업을 위한 템플릿 만들기: 콘텐츠 작성자는 종속성 및 검토 케이던스와 함께 일관된 작성 프로세스 및 워크플로에 동의합니다. 모든 사람은 자신이 어떤 단계를 담당하고 있으며 편집을 위해 자신의 작품을 누구에게 넘겨야 하는지 알고 있습니다.

• 자동화 기회 찾기: 팀은 툴을 사용하여 종속 관계를 설정하고 종속 작업이 완료되는 즉시 올바른 사람에게 작업을 전달합니다. 이렇게 하면 게시글 상태와 관련하여 커뮤니케이션을 주고받을 필요가 최소화됩니다.

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3단계: 직원 업무량 추적

새로운 표준화된 프로세스를 구현할 때는 번아웃을 방지하기 위해 팀의 업무량을 모니터링해야 합니다. 새로운 프로세스가 도입되면 워크플로에 변화가 생기므로, 업무 진행에 따라 팀의 업무량을 모니터링하는 것이 중요합니다. 프로세스 변경에는 조정 기간이 필요하며, 팀원들이 적응할 수 있는 충분한 시간과 변경 사항 이외의 작업을 완료할 수 있는 능력을 확보하는 것이 업무량의 균형을 유지하는 데 중요합니다.

새로운 워크플로로 인해 팀의 업무량이 과중해지기 시작하는 것을 발견했다면 팀원들이 한 번에 너무 많은 업무를 수행하지 않도록 프로세스를 조정하세요. 운영 효율성을 높이기 위해 노력하는 것은 또한 그 과정에서 지속적인 개선을 의미할 수 있습니다. 

새로운 프로세스를 도입한 후에도 팀의 업무량이 지속적으로 과중하다는 것을 알게 된다면 시간을 들여 목표나 프로세스를 조정하세요. 이렇게 하면 번아웃을 방지할 수 있을 뿐만 아니라 앞으로 어떤 결과를 기대할 수 있을지에 대해 더 현실적인 기대치를 가질 수 있습니다. 팀이 새로운 프로젝트를 수행할 때 이 새로운 비율을 사용하여 향후 의사 결정 프로세스를 알립니다.

직원 업무량 모니터링의 예시

5명으로 구성된 콘텐츠 마케팅 팀은 현재 한 달에 총 25개의 글을 작성한다는 목표를 달성하기 위해 노력하고 있습니다. 

관리자가 직원의 업무량을 모니터링하는 방법은 다음과 같습니다.

• 프로세스 조정: 콘텐츠 팀은 웹사이트에 새로운 기사를 게시하는 데 대부분의 시간이 소요된다는 것을 파악합니다. 웹 프로덕션 팀의 실행 가능한 업무량을 모니터링한 후, 팀은 콘텐츠 제작 프로세스의 스테이징 단계를 웹 프로덕션 팀에 재배정하기로 결정합니다.

• 목표 조정: 이제 웹 프로덕션 팀이 스테이징을 처리하므로 콘텐츠 마케팅 팀은 프로세스의 해당 단계에 대해 더 이상 걱정할 필요가 없습니다. 팀은 목표를 25개가 아닌 한 달에 30개로 조정합니다.

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4단계: 팀의 새로운 목표를 설정합니다

새로운 프로세스에 따라 운영되는 팀의 아웃풋을 벤치마킹 비율과 비교하고 대조하세요. 출력 대 입력 비율이 증가했다면 최적화 전략이 효과가 있었다는 신호입니다. 

이제 팀의 새로운 목표를 설정할 때입니다. 앞서 언급했듯이 운영 효율성은 지속적인 개선을 위한 기회입니다. 기준선을 설정한 후에는 효율성을 높이기 위해 할 수 있는 일을 하세요. 팀이 정한 일정 기간이 지나면 프로세스를 다시 시작하고 효율성을 더욱 높이세요.

운영 효율성 측정의 이점

운영 효율성 프로세스를 거치는 데는 시간과 노력이 필요합니다. 그렇다면 그 이점은 무엇일까요? 운영 효율성 전략을 구현하면 얻을 수 있는 4가지 주요 이점은 다음과 같습니다.

프로세스 자동화로 시간 절약

팀의 운영 효율을 검토하면 반복적이고 시간이 많이 소요되는 프로세스를 자동화할 수 있는 기회를 발견할 수 있습니다. 팀이 Asana 와 같은 업무 관리 시스템을 사용하는 경우, 대시보드 를 사용하여 모든 프로젝트의 작업 완료율을 실시간으로 전반적으로 확인할 수 있습니다. 이 정보를 통해 자동화 기회를 쉽게 식별하고 구현할 수 있습니다.

콘텐츠 마케팅 팀의 예로 돌아가서, 작성자는 콘텐츠를 게시하기 전에 최종 법적 승인을 받아야 할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 자동화(Business process automation, BPA) 와 적절한 업무 관리 툴을 사용하면 이 팀은 초안이 완료된 즉시 법무팀에 검토가 필요하다고 자동으로 알릴 수 있습니다. 

자동화를 통한 인적 오류 최소화

자동화는 완료된 모든 작업을 확인하여 팀을 지원할 수도 있습니다. 완벽한 엔드 투 엔드 워크플로를 생성하면 프로젝트에 필요한 모든 단계를 조기에 설정하고 모든 단계를 자동화할 수 있습니다. 

이전 예시를 사용하면, 콘텐츠 작성자는 프로세스의 자동화된 부분이기 때문에 검토를 위해 법무팀에 초안을 제출하는 것을 절대 잊지 않을 것입니다. 작성자가 초안을 완료된 것으로 표시하는 즉시 법무 부서에 알림이 전송되어 이 검토가 누락되지 않도록 합니다.

인적 오류를 최소화하면 팀이 더 나은 제품을 생산하는 데 도움이 되며, 이는 결과적으로 고객 만족도와 고객 유지율을 높입니다. 운영 효율성을 활용하여 워크플로를 최적화하고 자동화하면 운영 비용을 줄이면서 더 높은 품질의 결과를 얻을 수 있습니다.

일을 위한 일을 줄입니다

Asana의 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 근로자는 업무 시간의 60%를 ‘일을 위한 일’에 할애하는 것으로 나타났습니다. 이러한 작업을 줄이면 팀이 고용된 숙련된 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

직원은 귀중한 자원이며, 시간을 최적화하는 것은 운영 관리의 중요한 부분입니다. 일을 위한 일을 줄이면, 수고를 덜고 수동으로 조율하는 일 없이 동일한 품질의 결과를 얻을 수 있습니다.

운영 팀에 반복 가능한 프로세스가 필요한 이유

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