Perché i progetti falliscono: sette motivi (e le relative soluzioni)

La maggior parte dei project manager ha sperimentato il fallimento di un progetto. Infatti, secondo i partecipanti a un sondaggio del Project Management Institute del 2021, il 12% dei progetti delle loro organizzazioni è stato considerato un fallimento nell’ultimo anno. Ma anche se non sei l’unico a voler evitare che un progetto fallisca, il solo fatto di leggere questo articolo significa che hai già fatto un passo importante. Quindi, pianificare in anticipo e bloccare sul nascere queste comuni insidie del progetto è fondamentale. 

Cos’è il fallimento di un progetto?  

Un progetto potrebbe essere considerato un fallimento per i seguenti motivi: 

• Il progetto non ha raggiunto gli obiettivi.

• Non hai ottenuto il risultato finale che volevi.

• Il lavoro non è stato completato in tempo.

Tuttavia, il fallimento è soggettivo. Spesso, i progetti "falliti" ottengono comunque risultati significativi, anche se non si è rispettata una scadenza o non si è raggiunto un risultato finale. E sebbene il fallimento non sia mai piacevole, spesso va di pari passo con la definizione di obiettivi ambiziosi. 

Per esempio, noi di Asana crediamo che se riesci a raggiungere i tuoi obiettivi il 100% delle volte, probabilmente non eri abbastanza ambizioso nella tua pianificazione. Detto questo, è importante assicurarsi che i progetti falliscano per le giuste ragioni, come la definizione di un obiettivo ambizioso per ispirare lo slancio in avanti, piuttosto che a causa di un ostacolo evitabile. 

Sette cause comuni del fallimento di un progetto (e le relative soluzioni)

Fortunatamente, questi problemi comuni sono risolvibili, quindi con un po’ di pianificazione anticipata, è possibile evitare il fallimento.  

1. Obiettivi poco chiari

Problema: il tuo team non è allineato sugli obiettivi del progetto e non c’è modo di misurarne il successo. 

Gli obiettivi di progetto sono ciò che prevedi di raggiungere entro la sua conclusione. Dovrebbero essere obiettivi specifici e con scadenze, che puoi misurare quando il progetto è terminato. Senza obiettivi chiari, è difficile mantenere il team allineato o persino sapere se il progetto è stato un successo o un fallimento. 

Ad esempio, immagina che il tuo team stia progettando una nuova pagina di pagamento per la tua app per dispositivi mobili. Senza un obiettivo chiaro (come "ridurre il tempo medio di pagamento per gli utenti finali del 30% nel secondo trimestre"), è difficile sapere quali nuove funzionalità renderanno la pagina un successo. E al termine del progetto, sarà difficile misurare le prestazioni senza un obiettivo concreto con cui confrontarsi.

Gli obiettivi poco chiari sono un problema comune. L’Indice dell’anatomia del lavoro 2021, che ha intervistato oltre 10.000 operatori della conoscenza, ha rilevato che meno della metà di tutti i dipendenti ha compreso come il proprio lavoro quotidiano abbia contribuito a obiettivi più ampi. 

Soluzione: definisci obiettivi chiari come parte del processo di pianificazione.

Gli obiettivi di progetto efficaci allineano il tuo team e forniscono un punto di riferimento per confrontare il successo. Definisci gli obiettivi prima di iniziare, in modo che possano guidare il tuo progetto. Ancora meglio, coinvolgi il tuo team nel processo di definizione degli obiettivi, così da assicurarti che tutti siano allineati fin dall'inizio. 

È una buona idea definire gli obiettivi come parte del piano di progetto generale, che definisce anche gli stakeholder, i risultati finali, la cronologia e altro ancora. 

2. Slittamento del progetto

Problema: i risultati finali del progetto cambiano man mano che il lavoro procede.

Lo slittamento del progetto è difficile da individuare perché spesso si manifesta lentamente, quasi di soppiatto. È ciò che accade quando i deliverable del progetto superano l’ambito del progetto e ti ritrovi con più lavoro di quanto ti aspettassi. 

Per esempio, immagina di aver pianificato di pubblicare 10 articoli di blog questo mese come parte del lancio di un nuovo prodotto. Tuttavia, uno stakeholder ti ha chiesto di aggiungere altri due post per supportare un prodotto diverso. Con questa nuova richiesta, le tue risorse sono limitate e devi ritardare le scadenze di pubblicazione su tutta la bacheca. 

Lo slittamento del progetto è una delle principali cause di scadenze non rispettate e progetti falliti. Infatti, secondo i partecipanti a un sondaggio del Project Management Institute del 2021, il 34% dei progetti delle loro organizzazioni ha subito uno slittamento del progetto nell'ultimo anno. 

Soluzione: definisci e fai circolare l'ambito del progetto prima di iniziare.

Quando definisci l'ambito in anticipo, è più facile fornire risultati rispettando le tempistiche e il budget. Puoi pianificare le risorse in anticipo e assicurarti che le richieste dell’ultimo minuto non sovraccarichino il tuo team. Un ambito del progetto documentato è anche un buon strumento per respingere richieste extra da parte degli stakeholder. Nell'esempio sopra riportato, ciò significa attenersi ai 10 post del blog originali e consegnare il progetto in tempo. 

Puoi documentare l'ambito del progetto con una dichiarazione dell'ambito. Questa può essere parte del tuo piano di progetto, o anche un documento a sé stante. Una volta creata la dichiarazione dell’ambito, assicurati di condividerla con gli stakeholder. Quando hanno una chiara comprensione di ciò che è e non è incluso nel tuo progetto, sarà meno probabile che aggiungano ulteriori richieste. E quando ricevi una richiesta aggiuntiva, puoi utilizzare un processo di controllo delle modifiche per determinare se è abbastanza importante da aggiungere all'ambito del progetto. 

3. Aspettative irrealistiche

Problema: il successo non è raggiungibile.

Gli obiettivi stimolanti possono aiutare a dare slancio, ma dovrebbero comunque essere raggiungibili. Se gli obiettivi del progetto sono troppo ambiziosi, i colleghi del team potrebbero stressarsi e le scadenze potrebbero non essere rispettate. 

Per esempio, immagina che il tuo team di vendita abbia un obiettivo ambizioso di 100 provvigioni questo mese. Ma due membri del team sono in ferie, quindi il resto del team dovrà fare gli straordinari per raggiungere l’obiettivo. Ciò significa che non ci sono risorse sufficienti per raggiungere l'obiettivo e il successo è probabilmente irraggiungibile. 

Obiettivi troppo ambiziosi possono essere la rovina per le cronologie di progetto. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro del 2021, la causa più comune delle scadenze non rispettate sono le aspettative non realistiche. 

Soluzione: definire obiettivi di progetto SMART.

Con una certa pianificazione anticipata, puoi comunque definire obiettivi stimolanti che non richiedono ore di lavoro extra. Per creare obiettivi ambiziosi (ma raggiungibili), assicurati che siano SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con scadenza. La metodologia degli obiettivi intelligenti chiarisce cosa significa avere successo, fornendo al contempo una chiara roadmap e un traguardo per il tuo progetto. Se ti assicuri che i tuoi obiettivi siano raggiungibili e rientrino nell’ambito del progetto, puoi mitigare i rischi del progetto e preparare il tuo team al successo. 

4. Risorse limitate

Problema: non hai le risorse necessarie per portare a termine il lavoro. 

Le risorse sono tutto ciò di cui hai bisogno per completare un progetto, come budget, personale, tempo, spazio o strumenti. La mancanza di risorse può ritardare un progetto o addirittura bloccarlo. 

Per esempio, immagina di lavorare a una campagna pubblicitaria per un nuovo prodotto. La scadenza si avvicina, ma il budget per il montaggio video freelance è esaurito. Con un solo editor interno ad aiutarti, devi ritardare il lancio della campagna. In questo caso, hai esaurito sia il budget che la manodopera necessari per consegnare il lavoro in tempo. 

Soluzione: crea un piano di gestione delle risorse in anticipo. 

A volte è difficile prevedere eventi non pianificati, come i tagli al budget. Ma spesso, con un po' di pianificazione, puoi assicurarti che il tuo team abbia ciò di cui ha bisogno per raggiungere gli obiettivi del progetto. Un piano di gestione delle risorse definisce la quantità e il tipo di risorse necessarie per il tuo progetto, in modo da sapere esattamente cosa è necessario prima di iniziare. Quindi, utilizza le best practice per l'allocazione delle risorse per identificare esattamente quando ciascuna risorsa deve essere allocata a ciascun progetto. Ad esempio, ciò può includere la disponibilità dei dipendenti, il budget, le attrezzature tecnologiche o persino uno spazio di lavoro. 

5. Scarsa comunicazione

Problema: i membri del team non capiscono come e quando comunicare gli aggiornamenti. 

Al giorno d’oggi, la comunicazione è più complessa che mai. Secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro del 2021, in media le persone passano da un’app all’altra 25 volte al giorno per svolgere il proprio lavoro, e il 27% dei lavoratori afferma che quando si passa da un’app all’altra si perdono azioni e messaggi. 

Con l’attuale sovraccarico di app, è difficile sapere quando e dove pubblicare importanti aggiornamenti sui progetti. Ciò significa che il lavoro potrebbe essere a rischio se i membri del team di progetto non sono allineati sui canali di comunicazione da utilizzare, su quando utilizzarli o su chi dovrebbe comunicare cosa. 

Immagina, per esempio, di guidare un team che lavora da remoto, con membri sparsi in Nord America e in Europa. Ti affidi a una combinazione di strumenti di comunicazione per portare a termine il lavoro, tra cui email, messaggi, videoconferenze e documenti condivisi. Ma il tuo team non ha documentazione su quando utilizzare ciascun canale, quindi i membri del team spesso condividono aggiornamenti importanti in canali che solo alcune persone vedono. Di conseguenza, ti mancano dettagli importanti e il lavoro viene spesso duplicato. 

Soluzione: crea e condividi un piano di comunicazione.

Un piano di comunicazione chiaro definisce come verranno trasmesse le informazioni importanti relative ai progetti in corso. Offre al tuo team chiarezza su quali strumenti utilizzare e per cosa, stabilisce la frequenza con cui gli aggiornamenti verranno condivisi (e chi dovrebbe condividerli) e identifica quando coinvolgere gli stakeholder chiave. Con un solido piano di comunicazione, puoi dedicare meno tempo alla ricerca di informazioni e più tempo al raggiungimento degli obiettivi del progetto. 

Un piano di comunicazione in genere include la frequenza, il canale, il pubblico e il titolare per ogni tipo di comunicazione che utilizzerai. Per esempio, potresti includere i seguenti dettagli per gli aggiornamenti di stato del progetto settimanali:  

• Tipo di comunicazione: aggiornamenti di stato del progetto

• Frequenza: settimanale

• Canale: email

• Destinatari: team di progetto

• Titolare: project manager

6. Ritardi di programmazione

Problema: le scadenze non rispettate causano lavoro affrettato e ritardi significativi del progetto.  

Una scadenza mancata qui, una riunione rimandata là: può sembrare irrilevante sul momento, ma alla fine può trasformarsi in un effetto valanga, con conseguente lavoro affrettato, colleghi del team stressati e ritardi significativi del progetto. 

Per esempio, immagina di pianificare una mostra in un museo e che la riunione di logistica con la sede della mostra sia stata rimandata più volte. Ora mancano due settimane all'inaugurazione e il tuo team dovrà accelerare il processo di pianificazione per essere pronto in tempo, oppure potrebbe anche essere necessario posticipare l'evento. Ritardi di pianificazione come questo sono sempre più comuni: secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro del 2021, ogni settimana il 26% delle scadenze non viene rispettato. 

Soluzione: includi un programma del progetto nel tuo piano di progetto. 

Ricordi il piano di progetto sempre utile che abbiamo menzionato in precedenza? In genere, include un programma del progetto dettagliato. Il programma del progetto definisce ogni passaggio da completare, chi è responsabile di quel lavoro e quando ogni attività deve essere completata. 

Un programma del progetto efficace offre al tuo team chiarezza su come le varie parti si collegano tra loro. In questo modo, puoi identificare facilmente quali traguardi chiave dipendono da altri, così puoi lavorare a ritroso dalle date di scadenza per assicurarti che ci sia abbastanza tempo per completare ogni passaggio. Puoi anche includere il tuo team nel processo di pianificazione per tenere conto della cronologia e delle responsabilità di tutti. 

7. Mancanza di trasparenza

Problema: i membri del team non riescono a trovare la documentazione importante del progetto. 

Hai creato un piano di progetto completo con un programma del progetto, un piano di comunicazione, un piano di gestione delle risorse e obiettivi SMART. E adesso? 

Se tali documenti sono statici e non facilmente accessibili al tuo team, può essere difficile comunicare gli aggiornamenti senza lunghe riunioni sullo stato. E anche così, le informazioni potrebbero andare perse nel mix. 

Soluzione: usa uno strumento di gestione del lavoro per archiviare le informazioni sul progetto in un unico posto. 

La gestione del lavoro ti aiuta a organizzare i flussi di lavoro e a impostare i processi in modo che il tuo team possa collaborare a lungo termine. Il giusto strumento di gestione del lavoro può fungere da unica fonte di riferimento per le informazioni, la documentazione e lo stato del progetto. Noi (ovviamente) siamo di parte, perché Asana offre ai team un sistema dinamico in cui tutti possono visualizzare e gestire il lavoro e le priorità del team nel modo che preferiscono. Ma indipendentemente dallo strumento utilizzato, il software di gestione dei progetti consente al tuo team di accedere alle informazioni necessarie e di rimanere aggiornato con gli ultimi aggiornamenti del progetto. Ciò significa che puoi abbandonare i tracker di Excel che diventano rapidamente obsoleti e assicurarti che il tuo team di progetto disponga di informazioni in tempo reale ogni volta che ne ha bisogno.

Rendi i tuoi progetti a prova di errore

Ora che conosci i motivi più comuni per cui un progetto fallisce, ecco alcuni strumenti per impostare i tuoi progetti in modo che abbiano successo: 

Un project charter per presentare il tuo progetto agli stakeholder.

Un piano di progetto per tenere il lavoro sotto controllo. Questo include: 

• scopi e obiettivi del progetto

• metriche di successo

• stakeholder e ruoli

• ambito e budget

• traguardi e risultati finali

• cronologia e programma

• Piano di comunicazione

Un piano di gestione delle risorse per gestire il carico di lavoro del tuo team. 

Un registro dei rischi per identificare potenziali contrattempi.

Una riunione di avvio del progetto per allinearsi sui dettagli chiave e ottenere il consenso degli stakeholder.

Uno strumento di project management per coordinare tutto.

La strada per il successo del progetto

Probabilmente hai già capito che, quando si tratta di gestire i rischi ed evitare il fallimento del progetto, la pianificazione anticipata è fondamentale. Consentendo al tuo team di pianificare in modo strategico e di tenere conto di tutte le variabili del progetto, puoi stabilire un track record di successo e raggiungere gli obiettivi chiave. Quindi, pianifica in anticipo e porta a termine tanti progetti di successo.