Tecnica del pomodoro per principianti: fare di più in meno tempo
Ti è mai capitato di avere la sensazione che la lista di cose da fare fosse interminabile e di dubitare fortemente di riuscire completare tutto quello che devi fare? Utilizzando strategie di gestione del tempo, come la tecnica del pomodoro, sarai in grado di massimizzare la tua produttività e avere tutti i progetti sotto controllo.
La tecnica del pomodoro ruota attorno a sessioni di lavoro mirate con brevi pause frequenti. L’idea è che lavorando ininterrottamente per brevi periodi di tempo, puoi aumentare la produttività e ridurre l’affaticamento mentale. Se stai lavorando con più membri del team a più progetti, questa tecnica può essere utilizzata per svolgere le attività in blocchi di tempo, per rendere il carico di lavoro meno opprimente.
Cos’è la tecnica del pomodoro?
La tecnica del pomodoro è un popolare sistema di gestione del tempo che consiste nel lavorare in sessioni di 25 minuti, con brevi pause intermedie di cinque minuti per massimizzare la concentrazione.
Questa tecnica è stata sviluppata da Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80, quando era uno studente universitario. Cirillo, che stava avendo problemi a gestire il proprio tempo e la propria produttività, decise di impegnarsi in una sessione di studio continua di 10 minuti.
Decise di utilizzare un timer da cucina a forma di pomodoro per cronometrarsi. Dopo ripetuti tentativi, errori e ritocchi alla quantità di tempo, alla fine creò la tecnica del pomodoro. Scopriamo come funziona.
Pomodoro: una sessione di lavoro di 25 minuti seguita da una pausa di cinque minuti.
Pausa lunga: dopo quattro pomodori, si fa una pausa più lunga di 15 minuti.
Puoi usare questa tecnica anche con il tuo team.
Per applicare il metodo in un team, assegna le attività a ciascun membro all’inizio della giornata e chiedi loro di utilizzare le sessioni pomodoro per completarle. Alla fine della giornata, riunisciti con il team per verificare quante attività e pomodori sono stati completati. Una volta acquisita una buona padronanza del metodo, sarai in grado di stimare il numero di pomodori necessari per determinate attività, il che può essere utile per pianificare flussi di lavoro o tempistiche di progetti futuri.
Quali attività sono più adatte alla tecnica del pomodoro?
Il metodo del pomodoro è perfetto per le attività che spesso sembrano troppo impegnative o che tendono a trascinarsi. Sai di cosa stiamo parlando: quei progetti che rimangono nella tua lista di cose da fare giorno dopo giorno, finendo sempre più in basso.
Che si tratti di progetti di lavoro, attività creative o anche semplici faccende quotidiane, suddividerli in intervalli di 25 minuti rende tutto più gestibile.
Ecco di seguito alcune attività che funzionano particolarmente bene con il metodo pomodoro:
lavoro creativo (brainstorming, progettazione e scrittura)
attività amministrative (rispondere alle email, organizzare i file e pianificare)
progetti complessi (ricerca, scrittura di report e programmazione)
attività di routine (gestione della posta in arrivo, revisione di documenti e archiviazione)
lavoro che richiede molta concentrazione (analisi dei dati, studio e stesura di resoconti)
attività a forte tendenza di procrastinazione (quelle cose nella tua lista di cose da fare che continui a rimandare)
Suddividendo queste attività in brevi periodi di lavoro intenso, seguiti da brevi pause regolari, è possibile prevenire il burnout e rimanere concentrati. Inoltre, il metodo pomodoro ti aiuta a non perdere tempo, evitando distrazioni come i social media. Ma di questo parleremo più avanti.
Se stai affrontando un progetto di dimensioni più grandi, la tecnica ti aiuta a scomporlo in blocchi di tempo strutturati. Invece di pensare di aver bisogno di ore e ore di concentrazione ininterrotta, puoi fare progressi costanti. E con una pausa di cinque minuti, o di 30 minuti dopo più sessioni pomodoro, manterrai le tue energie senza sentirti mentalmente svuotato.
Stai affrontando una giornata di lavoro impegnativa o cercando di conciliare più progetti come studente universitario? La tecnica del pomodoro si adatta perfettamente.
Come usare la tecnica del pomodoro
Per utilizzare il metodo pomodoro per una gestione efficace del tempo, scegli prima uno strumento per cronometrare il tempo, come quelli indicati di seguito.
Cronometri: puoi utilizzarne uno fisico o uno digitale, per tenere traccia delle tue sessioni.
Timer pomodoro: alcuni timer includono già le sessioni pomodoro. Una volta impostato, il timer pomodoro ti avviserà quando il pomodoro è completato e quando la tua pausa è finita.
App pomodoro: disponibili per telefoni iOS e Android e per desktop Mac e Windows. Puoi scaricare un’app pomodoro per monitorare i tuoi sprint e i tuoi pomodori.
Una volta scelto il timer per la tecnica del pomodoro, segui i passaggi che seguono per iniziare.
Elenca le attività che vuoi portare a termine nella giornata in ordine di priorità.
Scegli un’attività a cui lavorare e inizia un pomodoro di 25 minuti.
Alla fine della sessione, annota ciò che hai realizzato e metti un segno di spunta.
Fai una pausa di cinque minuti.
Fai altri tre pomodori, ripetendo i passaggi dal 2 al 4.
Prenditi una pausa di 15-30 minuti dopo quattro pomodori.
Ripeti il ciclo mentre monitori il numero di pomodori necessari per completare un’attività.
In generale, ci sono 16 pomodori in un giorno se lavori a tempo pieno, ma non è un dogma. Usa tutte le sessioni pomodoro di cui hai bisogno per completare la tua lista di cose da fare.
Annotando il numero di sessioni pomodoro che hai completato, sarai in grado di organizzare meglio il tuo programma. La prossima volta che hai attività simili da svolgere, crea un programma e usa i dati precedenti per stimare quanti pomodori ci vorranno per completarle.
Preparare le sessioni pomodoro
Ecco alcuni suggerimenti da seguire quando pianifichi le tue attività.
Scomponi le attività complesse: se un progetto o un’attività richiedono più passaggi e si prevede che ci vorranno più di cinque pomodori, suddividili in attività più piccole e più semplici. Se, per esempio, devi scrivere un resoconto, puoi creare un’attività per ogni fase del processo di scrittura: ricerca, schema, bozza e modifica.
Raggruppa attività più piccole: unisci attività semplici che richiederanno meno di un pomodoro. Ad esempio la pianificazione di una riunione e rispondere alle email potrebbero andare nella stessa sessione, un cosiddetto blocco di tempo.
Metti in conto sessioni pomodoro extra: considera qualche pomodoro in più, nel caso in cui alcune attività richiedano più tempo del previsto. Questo può aiutare a ridurre lo stress di rispettare le scadenze in caso di problemi. Se non dovessi aver bisogno dei pomodori extra, puoi usarli per l’autoapprendimento o per attività opzionali.
Cosa fare durante le pause
Le pause dopo le sessioni pomodoro servono a rilassare la mente. Cerca di non fare nulla che impegni troppo il cervello, in modo da dargli il tempo di riposare e assorbire le informazioni prima della successiva sessione pomodoro.
È anche una buona idea prendersi una pausa dal computer e fare dell’attività fisica.
Ecco alcune idee su cosa puoi fare durante una pausa:
fare stretching o esercizi
andare a fare una passeggiata
riordinare la scrivania
fare uno spuntino
preparare una tazza di caffè o di tè
ascoltare musica
Lavorando senza sosta, rischi di esaurirti o, se non prendi provvedimenti, di arrivare persino al burnout. Facendo pause frequenti, sarai in grado di ricaricarti fisicamente e mentalmente, riuscendo così a concentrarti sulle attività rimanenti della giornata.
Perché dovresti provare la tecnica del pomodoro
Usare l’orologio del telefono per la tecnica del pomodoro sembra comodo, ma in realtà è una trappola. Imposti un timer, ma poi finisci per controllare le notifiche o scorrere i social media. La distrazione è in agguato per colpire prima che te ne accorga.
Un timer dedicato per la tecnica del pomodoro, che sia un timer a forma di pomodoro o un’app, ti aiuta a mantenere la concentrazione. Non c’è bisogno di controllare l’ora o preoccuparsi delle distrazioni. Il timer suona quando la sessione è finita, così puoi rimanere concentrato senza la tentazione di dare un’occhiata al telefono.
Semplice, efficace e senza interruzioni per il monitoraggio del tempo: ecco perché dovresti provare un timer apposito per la tecnica del pomodoro.
Suggerimenti per la tecnica del pomodoro
Per il funzionamento della tecnica del pomodoro, è necessario gestire attivamente le interruzioni. Per rimanere concentrati durante le sessioni pomodoro, è fondamentale limitare le distrazioni. Prova a mettere il telefono in modalità aereo per bloccare le chiamate e disattiva le notifiche di chat, social media ed email.
In caso di distrazioni dall’esterno, per esempio un collega che ha bisogno di assistenza per un’attività urgente, non sempre è possibile evitarle.
Francesco Cirillo ha sviluppato una semplice strategia in quattro fasi per gestire queste interruzioni senza perdere la concentrazione.
Comunica all’altra persona che sei nel bel mezzo di una sessione di lavoro.
Stabilisci un orario per parlarne quando il timer pomodoro suona.
Pianifica immediatamente la riunione per la tua prossima sessione di lavoro.
Richiama l’altra persona quando termini la sessione pomodoro.
Questo metodo ti consente di mantenere la produttività rispettando le esigenze del tuo team. Controllando in maniera efficace sia la gestione del tempo che la comunicazione, riuscirai a mantenere la concentrazione durante le sessioni pomodoro, senza che le interruzioni esterne interrompano il tuo flusso di lavoro.
Vantaggi della tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo popolare, perché migliora la produttività attraverso sessioni di lavoro ininterrotte.
Ecco alcuni modi in cui la tecnica del pomodoro può migliorare la tua produttività complessiva.
1. Migliora la concentrazione
Questa tecnica ti porta ad abbandonare l’abitudine del multitasking, che agli esseri umani non riesce bene. Ti insegna a concentrarti su una sola attività alla volta entro intervalli di tempo ragionevoli. Adottandola, sarai in grado di produrre un lavoro migliore in minor tempo.
2. Facilita la pianificazione dei progetti
Quando usare la tecnica del pomodoro diventerà routine, riuscirai a pianificare attività e progetti con maggiore precisione. Potrai, per esempio, stimare quanti pomodori ci vogliono per scrivere un rapporto e stabilire una scadenza ragionevole per completarlo.
3. Aiuta a ridurre le distrazioni
Seguendo il modo di Cirillo di gestire le distrazioni e riuscendo a eliminarle dalla tua giornata lavorativa, ottimizzerai il tuo ambiente di lavoro e aumenterai la concentrazione. Potresti mettere il telefono in modalità aereo e impostare le risposte email automatiche, ad esempio.
4. Riduce la stanchezza mentale
Uno studio della rivista Cognition ha scoperto che svolgere attività prolungate comporta una riduzione delle prestazioni, mentre brevi pause tra le attività possono aiutare a mantenere la concentrazione. Fare pause regolari tra un pomodoro e l’altro permette al tuo cervello di riposare in modo che tu possa tornare a concentrarti senza accusare troppo la stanchezza.
5. Semplifica la comunicazione del team
Se tutto il team utilizza la tecnica del pomodoro, ognuno avrà una comprensione più chiara delle proprie responsabilità individuali e non disturberà gli altri quando sono immersi nelle sessioni pomodoro. Inoltre, ci sarà bisogno di riunirsi solo per gli aggiornamenti del team, riducendo il numero e la durata delle riunioni necessarie.
6. Mantiene la motivazione
Scomponendo le attività e svolgendole in brevi sedute, proverai un senso di soddisfazione nel vedere quanto riesci a fare in 25 minuti. Questo ti spingerà a mantenere alta la produttività e a smettere di procrastinare. La pausa più lunga dopo quattro pomodori è una motivazione aggiunta.
Il metodo pomodoro funziona?
Ognuno gestisce il proprio tempo in modo diverso, in base all’ambiente di lavoro e a come lavora. Il metodo pomodoro è stato principalmente ispirato dal timeboxing, una strategia di produttività che prevede il completamento di attività entro blocchi di tempo pianificati sul calendario. In un test di 100 metodi di produttività, questo è stato votato come il più utile. Simile al timeboxing, il metodo pomodoro prevede di completare un lavoro entro un determinato periodo di tempo.
Misurare la produttività usando i pomodori trasforma la connotazione negativa del trascorrere del tempo in positiva, in quanto diventa una rappresentazione di ciò che è stato realizzato piuttosto che del tempo che si è perso.
Il filosofo Henry Bergson ha suggerito che il tempo provoca stress e ansia solo quando siamo costretti a misurarlo per paura di essere in ritardo.
Percepire il tempo come una serie di eventi, invece, non genera stress. È qui che la tecnica del pomodoro torna utile: vivendo la tua giornata lavorativa come una sequenza di sessioni pomodoro pianificate, puoi ridurre lo stress legato al passare del tempo.
"Invertendo la dipendenza del tempo", per usare le parole di Cirillo, il concetto di tempo non è più fonte di ansia ma un fattore motivante. Ogni pomodoro ci mette addosso una buona dose di pressione per migliorare e fare progressi.
Detto questo, mentre le teorie alla base della tecnica possono essere valide, quanto funzioni veramente varia da una persona all’altra.
Best practice per il metodo pomodoro
Se il metodo pomodoro tradizionale non fa al caso tuo, prova a personalizzarlo in modo che si adatti meglio al tuo stile di lavoro e alle tue esigenze.
Ecco alcuni modi per farlo:
Modifica la durata dei pomodori: puoi regolare la durata delle sessioni pomodoro in base alle tue abitudini lavorative. Ad esempio, puoi fare pause più lunghe o sessioni di lavoro più brevi. Finché segui lo schema delle sessioni di lavoro seguite da pause, puoi comunque trarre vantaggi dalla tecnica.
Associalo ad altre strategie: puoi combinare il metodo pomodoro con una strategia di organizzazione e produttività come il metodo Detto, fatto! Organizza le tue attività in maniera strategica e svolgile con il metodo pomodoro.
Usa la tecnica del pomodoro quando è più utile: non devi necessariamente suddividere l’intera giornata lavorativa in sessioni pomodoro. Fallo solo se ritieni che sia utile, come quando lavori a un progetto che presenta numerose variabili. Se il tuo livello di produttività cambia durante il giorno, prova a utilizzare il metodo pomodoro durante le ore di punta.
Pronti, partenza, pomodoro
La tecnica del pomodoro offre un approccio semplice alla gestione del tempo alternando sessioni di lavoro intense a delle pause.
Pianificando le attività in base al numero stimato di pomodori necessari per completarle, sarai in grado di misurare i tuoi progressi e mantenere aggiornato il tuo team.
Questa tecnica può aumentare la produttività, migliorare la gestione dei progetti e potenziare il lavoro di squadra. Per perfezionare ulteriormente il tuo flusso di lavoro, abbina la tecnica del pomodoro a strumenti per la produttività o software di gestione delle attività.
Per ottenere il massimo dalla tecnica del pomodoro, puoi abbinarla a strumenti di gestione del flusso di lavoro o della produttività. In questo modo, puoi creare elenchi attività, organizzare le idee e concentrarti sul tuo flusso di lavoro senza interruzioni.
Domande frequenti sulla tecnica del pomodoro
Cos’è un timer per la tecnica del pomodoro?
È uno strumento utilizzato per monitorare le sessioni della tecnica del pomodoro, in genere impostate per 25 minuti di lavoro concentrato seguiti da una breve pausa. Puoi utilizzare un timer fisico, come il classico timer da cucina a forma di pomodoro, o una versione digitale, tra cui le varie app Pomodoro disponibili su iOS, Android, Mac e Windows.
Perché si chiama tecnica del pomodoro?
La tecnica del pomodoro prende il nome dalla parola italiana "pomodoro" perché il suo creatore, Francesco Cirillo, utilizzò un timer da cucina a forma di pomodoro per sviluppare il metodo alla fine degli anni ’80.
In che modo la tecnica del pomodoro migliora la produttività?
Questa tecnica migliora la produttività suddividendo il lavoro in brevi intervalli di concentrazione chiamati pomodori, seguiti da pause regolari. Aiuta a mantenere la concentrazione, ridurre l’affaticamento mentale e prevenire il burnout, rendendo più facile rimanere produttivi durante la giornata lavorativa.
Posso modificare gli intervalli di lavoro e di pausa?
Sì, nella tecnica del pomodoro è possibile regolare gli intervalli di lavoro e di pausa. Sebbene il metodo tradizionale preveda 25 minuti di lavoro seguiti da una pausa di cinque minuti, puoi personalizzare gli intervalli in base al tuo stile di lavoro. Ad esempio, potresti preferire sessioni di lavoro più lunghe o pause prolungate a seconda delle attività e dei livelli di energia.
