Lakukan lebih banyak dengan lebih sedikit: Cara meningkatkan efisiensi operasional

Pertimbangkan hal ini: seperti apa saat Anda "bekerja"? Apakah Anda memiliki proses atau urutan yang ditetapkan untuk melakukan sesuatu? Apakah proses ini ditetapkan oleh manajer Anda? Apakah cara Anda melakukan sesuatu adalah cara yang paling efisien? 

Sering kali, anggota tim dilatih untuk melakukan sesuatu dengan cara tertentu. Manajer menetapkan proses ini untuk meningkatkan efisiensi operasional. Namun, apa itu efisiensi operasional?

Inilah yang perlu Anda ketahui. 

Apa itu efisiensi operasional?

Efisiensi operasional adalah kemampuan tim untuk memberikan produk akhir berkualitas dengan lebih sedikit sumber daya. Ini diukur dengan "rasio efisiensi" antara hal yang Anda masukkan ke dalam proyek—sering disebut input—dan hal yang Anda dapatkan darinya, yang disebut output. 

Input—seperti biaya operasi, orang, atau jam kerja—adalah sumber daya yang Anda investasikan untuk membuat proyek sukses. Output adalah hasil akhir dari inisiatif Anda, seperti hasil akhir atau gol akhir yang dicapai proyek Anda. 

Efisiensi operasional sering digunakan oleh perusahaan manufaktur, tetapi dapat bermanfaat bagi semua jenis tim atau model business. Dalam manajemen proyek, efisiensi operasional dapat membantu Anda mengukur—dan kemudian meningkatkan—rasio efisiensi proyek Anda. Seiring berjalannya waktu, hal ini memaksimalkan pemanfaatan sumber daya untuk meningkatkan margin keuntungan dan laba bersih perusahaan Anda. Dengan kata lain, Anda dapat mengurangi jumlah sumber daya yang diinvestasikan untuk mendapatkan produk akhir yang berkualitas. 

Alasan tim operasi membutuhkan proses berulang

E-book ini membahas tujuh langkah utama untuk menyederhanakan proses operasi, jadi Anda dapat menskalakan organisasi dan tetap gesit pada saat yang sama.

Dapatkan wawasan

Efisiensi operasional vs. produktivitas operasional

Efisiensi operasional dan produktivitas operasional terkadang digunakan secara bergantian, tetapi memiliki arti yang sedikit berbeda dalam konteksnya. Efisiensi operasional adalah proses menghasilkan output yang sama dengan lebih sedikit sumber daya. Produktivitas operasional adalah proses menghasilkan lebih banyak output dengan jumlah sumber daya yang sama. 

Mari kita lihat contoh masing-masing dengan satu Tim:

Tim manufaktur yang terdiri dari 20 orang secara rutin membuat 100 pakaian dalam satu jam. Menerapkan strategi yang efisien secara operasional berarti mengurangi tim menjadi kurang dari 20 orang sekaligus tetap membuat 100 pakaian dalam satu jam. Produktivitas operasional adalah menemukan cara untuk menyederhanakan proses sehingga 20 individu dapat membuat lebih dari 100 pakaian dalam satu jam.

Mengoptimalkan efisiensi operasional tim: 4 langkah

Mengoptimalkan efisiensi operasional dapat membantu tim dalam banyak hal, termasuk mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan profitabilitas, dan memotong biaya produksi secara keseluruhan. Berikut cara Anda dapat memulai:

Langkah 1: Tetapkan dasar

Langkah pertama adalah mengidentifikasi fungsi utama tim yang ingin Anda sederhanakan. Apa gol yang ingin dicapai tim ini? Apa indikator kinerja utama (IKU) atau metrik yang secara rutin dipantau oleh tim ini? Anda dapat menggunakan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini untuk mengidentifikasi output dasar dari Tim ini, yang akan Anda gunakan untuk menghitung efisiensi operasional.

Sebagai persamaan, efisiensi operasional dihitung dengan output (pendapatan, penjualan, prospek, dll.) dibagi dengan input (sumber daya, jumlah jam kerja, jumlah anggota tim, dll.). Saat membuat rasio ini, pastikan unit yang Anda pilih paling masuk akal untuk tim yang ingin Anda sederhanakan.

Misalnya, mengukur pendapatan untuk output jika Anda mencoba membuat tim akuisisi talenta yang lebih efisien secara operasional tidak akan menjadi unit pengukuran terbaik untuk dilacak. Pengukuran yang lebih baik adalah jumlah tawaran yang dibuat untuk kandidat selama jam yang dihabiskan perekrut untuk mencari kandidat. 

Setelah memilih unit pengukuran terbaik, gunakan rasio ini sebagai alat tolok ukur Anda.

Contoh menetapkan dasar

Tim pemasaran konten yang beranggotakan 5 orang saat ini membuat 20 artikel dalam satu bulan

• Input: 5 anggota tim

• Output: 20 artikel

• Rasio baseline: 4:1

Langkah 2: Standarkan proses Anda

Pada langkah ini, Anda akan mulai meningkatkan efisiensi dalam proses operasional. Mulailah dengan melihat operasi bisnis Anda saat ini dan cara anggota tim menyelesaikan tugas mereka. 

Beberapa pertanyaan bagus untuk diajukan adalah:

• Seberapa besar pekerjaan tim yang mudah diulang, seperti tugas administratif atau korespondensi? 

• Apakah semua anggota tim menyelesaikan tugas mereka dengan cara yang sama? 

• Bisakah Anda mengidentifikasi Kemacetan dalam proses Anda saat ini?

Automasi adalah sahabat efisiensi operasional. Jika Anda ingin menyederhanakan proses apa pun, identifikasi tugas yang mudah diulang dan dapat diotomatiskan. Pekerja menghabiskan 13% waktu mereka untuk duplikasi pekerjaan belaka. Ini adalah peningkatan proses mudah yang dapat dengan cepat mengurangi inefisiensi yang memakan waktu atau kesalahan manusia.

Membuat proses business standar adalah cara mudah dan hemat biaya untuk menyederhanakan alur kerja operasional. Ini dapat membantu menciptakan produk akhir yang lebih seragam sekaligus mengurangi waktu yang diperlukan untuk memberikan hasil.

Contoh proses standarisasi

Tim pemasaran konten yang beranggotakan 5 orang saat ini tidak memiliki proses standar untuk pembuatan artikel. Berikut beberapa cara tim dapat mengoptimalkan alur kerja mereka:

• Buat templat untuk pekerjaan berulang: Penulis konten menyepakati proses penulisan dan alur kerja yang konsisten dengan dependensi dan frekuensi peninjauan. Semua orang tahu langkah mana yang menjadi tanggung jawab mereka dan kepada siapa mereka harus menyerahkan bagian mereka untuk diedit.

• Temukan peluang untuk automasi: Tim menggunakan alat untuk membantu menetapkan dependensi dan mengarahkan pekerjaan ke orang yang tepat segera setelah tugas dependen selesai. Ini meminimalkan kebutuhan untuk berkomunikasi secara berulang terkait status artikel.

Alasan tim operasi membutuhkan proses berulang

E-book ini membahas tujuh langkah utama untuk menyederhanakan proses operasi, jadi Anda dapat menskalakan organisasi dan tetap gesit pada saat yang sama.

Dapatkan wawasan

Langkah 3: Lacak beban kerja pegawai

Saat menerapkan proses standar baru, pastikan untuk memantau beban kerja tim Anda guna mencegah burnout. Proses baru akan menyebabkan perubahan alur kerja, dan Anda harus memantau beban kerja tim seiring berjalannya waktu. Perubahan proses memerlukan periode penyesuaian, dan memastikan Anda memberi anggota tim waktu yang cukup untuk beradaptasi, serta kemampuan untuk menyelesaikan tugas di luar perubahan itu penting untuk menjaga keseimbangan beban kerja mereka.

Jika Anda melihat beban kerja tim mulai kewalahan akibat alur kerja baru, sesuaikan proses untuk memastikan anggota tim tidak melakukan terlalu banyak pekerjaan sekaligus. Berupaya mencapai efisiensi operasional juga dapat berarti peningkatan berkelanjutan sepanjang prosesnya. 

Jika proses baru menunjukkan bahwa beban kerja tim secara konsisten terlalu berat, luangkan waktu untuk menyesuaikan gol atau proses. Ini akan mencegah burnout, tetapi juga memberi Anda ekspektasi yang lebih realistis tentang output yang dapat Anda harapkan di masa depan. Gunakan rasio baru ini sebagai cara untuk menginformasikan proses pengambilan keputusan di masa mendatang saat tim Anda mengambil proyek baru.

Contoh pemantauan beban kerja pegawai

Tim pemasaran konten yang terdiri dari 5 orang saat ini berupaya mencapai gol total 25 artikel dalam satu bulan. 

Berikut cara manajer dapat memantau beban kerja pegawai:

• Menyesuaikan proses: Tim konten mengidentifikasi bahwa menyiapkan artikel baru di situs web memakan sebagian besar waktu mereka. Setelah memantau bandwidth tim produksi web, tim memutuskan untuk menugaskan ulang langkah penentuan tahap proses produksi konten ke tim produksi web karena mereka memiliki lebih banyak waktu.

• Menyesuaikan gol: Karena tim produksi web sekarang menangani penentuan tahap, tim pemasaran konten tidak perlu lagi mengkhawatirkan langkah tersebut dalam proses. Tim menyesuaikan gol mereka menjadi 30 artikel per bulan, bukan 25.

Alasan tim operasi membutuhkan proses berulang

E-book ini membahas tujuh langkah utama untuk menyederhanakan proses operasi, jadi Anda dapat menskalakan organisasi dan tetap gesit pada saat yang sama.

Dapatkan wawasan

Langkah 4: Tetapkan gol baru untuk tim Anda

Bandingkan dan bedakan output tim yang beroperasi di bawah proses baru dengan rasio tolok ukur Anda. Jika rasio output terhadap input Anda meningkat, itu tandanya strategi pengoptimalan Anda berhasil. 

Sekarang, saatnya menetapkan gol baru untuk tim Anda. Seperti yang disebutkan di atas, efisiensi operasional adalah peluang untuk peningkatan berkelanjutan. Setelah menetapkan dasar, coba lakukan apa yang Anda bisa untuk meningkatkan efisiensi. Setelah periode waktu tertentu yang ditentukan oleh tim, mulai prosesnya lagi dan coba tingkatkan efisiensi lebih jauh.

Manfaat mengukur efisiensi operasional

Melalui proses efisiensi operasional membutuhkan waktu dan upaya, jadi apa manfaatnya? Berikut empat manfaat utama menerapkan strategi efisiensi operasional.

Hemat waktu dengan automasi proses

Memeriksa efisiensi operasional tim membantu mengungkap peluang untuk mengotomatiskan proses berulang yang memakan waktu. Jika tim Anda menggunakan sistem manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat menggunakan dasbor untuk melihat tingkat penyelesaian tugas secara keseluruhan di semua proyek Anda secara real time. Info itu mempermudah untuk mengidentifikasi—dan menerapkan—peluang automasi.

Kembali ke contoh tim pemasaran konten, seorang penulis mungkin harus menerima persetujuan hukum akhir sebelum memublikasikan kontennya. Dengan menggunakan automasi proses bisnis (BPA) dan alat manajemen kerja yang tepat, tim ini dapat secara otomatis memberi tahu tim hukum bahwa peninjauan diperlukan segera setelah draf selesai. 

Minimalkan kesalahan manusia melalui automasi

Automasi juga dapat membantu tim Anda dengan memastikan semua yang perlu dikerjakan selesai. Dengan membuat alur kerja ujung ke ujung yang selesai, Anda dapat menetapkan semua langkah yang diperlukan untuk proyek sejak dini dan mengotomatiskan setiap langkah di sepanjang prosesnya. 

Dengan menggunakan contoh sebelumnya, penulis konten tidak akan pernah lupa mengirimkan drafnya ke tim hukum untuk ditinjau, karena ini adalah bagian otomatis dari proses. Segera setelah penulis menandai drafnya sebagai selesai, bagian hukum menerima pemberitahuan, memastikan bahwa tinjauan ini tidak luput.

Meminimalkan kesalahan manusia membantu tim Anda menghasilkan produk yang lebih baik—yang selanjutnya meningkatkan kepuasan dan retensi pelanggan. Dengan menggunakan efisiensi operasional untuk mengoptimalkan dan mengotomatiskan alur kerja, Anda dapat memperoleh hasil berkualitas lebih tinggi dengan biaya operasional lebih rendah.

Kurangi kerja tentang kerja

Menurut Indeks Anatomi Kerja Asana, 60% waktu pekerja dihabiskan hanya untuk "kerja tentang kerja"—tugas seperti mengejar persetujuan dari pemangku kepentingan, mencari informasi, atau berkomunikasi tentang pekerjaan. Mengurangi tugas-tugas ini memberi tim lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil yang menjadi tugas mereka.

Pegawai adalah sumber daya yang berharga, dan mengoptimalkan waktu mereka adalah bagian penting dari manajemen operasi. Mengurangi * *kerja tentang kerja** memungkinkan Anda menghasilkan hasil berkualitas yang sama dengan lebih sedikit koordinasi manual dan bolak-balik.

Alasan tim operasi membutuhkan proses berulang

E-book ini membahas tujuh langkah utama untuk menyederhanakan proses operasi, jadi Anda dapat menskalakan organisasi dan tetap gesit pada saat yang sama.

Dapatkan wawasan