Reporting-Tools: Der Leitfaden für unternehmensweite Berichte

Wenn Sie noch nie ein Tool zur Berichterstattung verwendet haben, kann der Einstieg zunächst einschüchternd sein. Richtig ist, dass Reporting-Tools Ihnen helfen können, effektive, datengestützte Entscheidungen zu treffen – doch wie wählen Sie das für Ihr Team passende Tool aus? Welche Funktionen helfen Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen? Wie richten Sie ein Reporting-Tool ein? Kann man überhaupt zu viele Informationen haben?

Berichterstattung kann auf verschiedenen Ebenen Ihres Unternehmens stattfinden. Business- und Strategieteams nutzen womöglich eine unternehmensweite Berichterstattung, während Vertriebsteams eine vertriebsspezifische Variante benötigen. Für Sie als Teamleitung spielt es jedoch keine Rolle, in welcher Abteilung Sie arbeiten – Sie benötigen eine Möglichkeit, alle Informationen Ihres Teams einzusehen und diese mit den wichtigsten Arbeitsabläufen zu verknüpfen. Das Sammeln, Verarbeiten und Analysieren von Projektdaten ist keine leichte Aufgabe – und genau hier kommen Reporting-Tools ins Spiel.

In diesem Artikel schildern wir Ihnen im Detail, was Sie wissen müssen, um das beste Reporting-Tool für Ihr Team zu finden. Von der Datenanalyse bis zum Endbenutzererlebnis – hier erfahren Sie, wie Reporting-Tools Ihnen helfen können, Projektdaten zu analysieren und die Key Performance Indicators (KPIs) Ihres Teams zu erreichen.

Reporting-Tools im Überblick

Ein Reporting-Tool ist eine Software, die relevante Daten sammelt, organisiert, analysiert und visuell aufbereitet. Mit einer Reporting-Software können Sie die Informationen leichter analysieren, sodass Ihre Teams sicher und schnell datengestützte Entscheidungen treffen können. Reporting-Tools ermöglichen es, Daten strukturiert zu erfassen, aufzubereiten und auszuwerten, um die relative Leistungsfähigkeit oder den Status verschiedener Maßnahmen nachvollziehbar zu machen.

Einige Plattformen zur Berichterstattung bieten auch:

• APIs und Verknüpfungen zur Automatisierung und Verknüpfung der Berichterstattung zwischen Ihren bevorzugten Business-Tools.

• Eingebettete Analytik, mit deren Hilfe Berichte in den von Ihnen verwendeten Tools erstellt werden können, um das Hin- und Herwechseln zwischen Anwendungen zu reduzieren.

• Prognosen zur Erfassung aktueller Informationen und Hochrechnung der Leistung bei Projektabschluss.

• Unternehmensweite Berichterstattung mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen, die zuverlässig dafür sorgen, dass die richtigen Informationen an die richtigen Personen weitergegeben werden.

Business Intelligence (BI)-Tools im Vergleich

Ähnlich wie Reporting-Tools erfassen und analysieren Business-Intelligence-Tools (BI) Informationen. Neben der Analyse der Informationen transformieren und interpretieren BI-Tools die Daten, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Diese Tools sind darauf ausgelegt, eine Vielzahl von Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammenzuführen, sodass Sie umfassendere und längerfristige strategische Entscheidungen treffen können. Business-Intelligence-Manager erstellen häufig Dashboards mithilfe von SQL oder Datenanalysen, um spezifische Informationen und Erkenntnisse aus ihren Daten zu erhalten.

Einfach ausgedrückt: Reporting-Software kann Ihnen helfen, den aktuellen Status Ihrer Daten und die Leistungsfähigkeit verschiedener Maßnahmen zu verstehen, während Business-Intelligence-Tools dazu beitragen können, herauszufinden, warum diese Dinge überhaupt geschehen.

Die drei Arten von Reporting-Tools

Bevor wir über das Was und Wie des Reportings sprechen, ist es wichtig, das Warum zu verstehen. Der Zugriff auf Daten ist wichtig – und die Zusammenstellung der benötigten Informationen ist der Schlüssel zu guten Geschäftsentscheidungen. Um das richtige Reporting-Tool für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie sich zunächst darüber im Klaren sein, was Sie von der Berichterstattung eigentlich erwarten.

Der erste Schritt besteht darin, sich darüber klar zu werden, welche Art von Tool Sie suchen. Grundsätzlich gibt es drei Arten von Reporting-Tools:

• Tools, die Berichte über bestimmte Arten von Informationen erstellen. So kann zum Beispiel ein Web-Analytics-Tool Ihnen einen Einblick in SEO und den Website-Traffic geben. Ähnlich berichtet ein CRM-System (also ein Tool für das Kundenbeziehungsmanagement) darüber, wie sich Ihre Leads und Opportunities entwickeln.

• Tools, die Daten jeglicher Art zusammenstellen. So können Sie beispielsweise mit übergreifenden Datenvisualisierungsplattformen Informationen aus einer Vielzahl von Datenquellen importieren, um Sammelberichte zu erstellen.

• Tools, die auf Ihre Arbeit Bezug nehmen. Zum Beispiel bietet Software für unternehmensweite Berichte einen einzige Informationsquelle über den Fortschritt der Arbeit in Ihrem Unternehmen. Durch die Verknüpfung dieser Arbeitsschritte mit geschäftskritischen Zielen haben Führungskräfte in Echtzeit Einblicke über und umsetzbare Erkenntnisse für alle Projekte an einem Ort.

Die richtige Tool-Wahl für Ihr Unternehmen

Die Art des Reporting-Tools, in das Sie investieren, hängt von den jeweiligen Anforderungen Ihres Teams ab. Wenn Sie unternehmensweites Reporting betreiben, sollten Sie wahrscheinlich eine auf Unternehmensberichte spezialisierte Analytics-Lösung nutzen, mit der Sie große Datenmengen auswerten und Ihre Berichte individuell anpassen können. Wenn Sie hingegen nur über eine bestimmte Maßnahme Bescheid wissen möchten – etwa wie viele Nutzer mit Ihren Social-Media-Konten interagieren – sind Sie mit einem kanalspezifischen Reporting-Tool – etwa für Social Media – besser bedient.

Für Teamleitungen sind Projektdaten jedoch eines der aussagekräftigsten Dinge, über die berichtet werden kann. Diese Art der Berichterstattung – unternehmensweite Berichte – schafft einen einzigen Bezugspunkt, um zu verfolgen, wie die Arbeit im gesamten Unternehmen in Richtung geschäftskritischer Ziele voranschreitet. Mit Tools für unternehmensweite Berichte erhalten Sie aktuelle Dashboards für alle Teams und Projekte – mit Informationen zu Auslastung, Budget, Zeitplan und mehr – die nicht manuell aktualisiert oder gepflegt werden müssen. Da diese Tools mit der laufenden Arbeit verknüpft sind, während diese stattfindet, sind sie immer auf dem neuesten Stand.

Unternehmensweite Berichte werden oft übersehen, sind aber entscheidend, um den Erfolg zu sichern. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf unternehmensweite Berichte und erörtern, wie Sie diese Tools nutzen können, um sicherzustellen, dass Ihr Team die wirklich wichtigen Aufgaben erfolgreich bewältigt.

Die Vorteile von Tools für unternehmensweite Berichte

Reporting-Tools für einen bestimmten Bereich oder übergeordnete, breit angelegte Reporting-Tools lassen eines vermissen: eine direkte Verbindung zu den Daten Ihres Teams. Ohne eine Verbindung zwischen Ihrer Arbeit und Ihrer Reporting-Software müssen Sie entweder in eine Connector-Software investieren oder verlässliche APIs erstellen, deren Entwicklung viel Zeit in Anspruch nimmt. Schlimmer noch: Das bedeutet, dass Ihre Daten und Berichte nicht mit den Arbeitsabläufen verknüpft sind, die sie repräsentieren. Wenn Teammitglieder mehr über die Daten erfahren möchten, die der Bericht abbildet, müssen sie nach Informationen suchen, ein Statusmeeting ansetzen oder diese Informationen manuell neu erfassen.

Und hier haben wir schon das Problem – laut Anatomy of Work Index wechselt der durchschnittliche Wissensarbeiter bis zu 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps hin und her. Zudem verbringen Wissensarbeiter 13 % ihrer Zeit mit Arbeiten, die bereits erledigt sind. Mit dem richtigen Reporting-Tool können Sie diese Probleme angehen – und gleichzeitig Ihr Team zu Höchstleistungen befähigen.

Tools für unternehmensweite Berichte sammeln, organisieren und visualisieren Projektdaten, die Ihren Entscheidungsfindungsprozess mit Informationen unterstützen. Einen solch umfassenden Einblick zur Verfügung zu haben, kann von hohem Wert sein, um wichtige Entscheidungen schnell zu treffen.

Gute Tools für unternehmensweite Berichte bieten Ihnen:

• Echtzeit-Updates und Einblick in Primärdaten

• Eine Möglichkeit, Informationen zu veranschaulichen – und diese Informationen zu teilen

• Eine Möglichkeit, ins Detail zu gehen

• Eine Möglichkeit zur Beschleunigung des Berichterstattungsprozesses (beispielsweise durch Automatisierung und Vorlagen)

• Anpassbare Berichte mit genau den Parametern, die Sie benötigen

• Bessere, fundierte Entscheidungsfindung

Ihre Zeit mit dem Team sollten Sie damit verbringen, Ressourcen zu sichern, aktive Diskussionen zu führen und Hindernisse in Ihren Projekten aus dem Weg zu räumen, und nicht damit, zu schildern, „Hier sehen Sie, was ich gemacht habe und warum“.”

5 Funktionen für unternehmensweite Berichte

Das Tool für unternehmensweite Berichte, das Sie auswählen, sollte einige, wenn nicht sogar alle, dieser Funktionen haben. Alles in allem tragen diese fünf Funktionen dazu bei, dass Sie Ihr Datenanalyse-Tool optimal nutzen können.

Visualisierungs-Software

Datenvisualisierungssoftware ist der Hauptbestandteil der meisten Reporting-Tools – auch für unternehmensweite Berichte. Damit können Sie Informationen schnell analysieren, indem Sie Daten in Diagramme, Grafiken und Karten umwandeln.

Berichterstattung per Selbstbedienung

Optionen für die Berichterstattung per Selbstbedienung haben eine einfache Funktionalität und Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen sie für jedes Team leicht einzurichten sind. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie nur über einen oder zwei Datensätze berichten und wenn Sie nur grundlegende Informationen in Ihren Berichten benötigen. Reporting-Tools per Selbstbedienung verfügen in der Regel über Vorlagen, die der Berichtsersteller zum schnellen Erstellen von Berichten verwenden kann.

Dashboards

Dashboards sind in der Regel in Reporting-Tools mit Visualisierungsfunktion integriert, damit Sie die Arbeitsabläufe aus jedem Blickwinkel sehen und verfolgen können. Um ein Dashboard zu erstellen, ziehen Sie verschiedene relevante Widgets ins Dashboard und legen sie dort ab. Immer wenn Sie ein Dashboard neu laden, werden die Widgets automatisch mit den neuesten Informationen gefüllt. Diese Funktion eignet sich hervorragend für kurzfristige Stichproben oder um den Arbeitsfortschritt in Echtzeit im Auge zu behalten.

Statische Berichte

Statische Berichte eignen sich hervorragend, um eine Momentaufnahme von Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erstellen. Wenn Sie etwa Daten nach einer Produkteinführung oder einer Marketing-Kampagne erfassen möchten, können Sie einen Bericht erstellen und speichern, um in der Zukunft historische Daten zu analysieren oder diesen Bericht als Microsoft Excel- oder CSV--Datei exportieren. Die meisten Reporting-Tools bieten diese Funktion an. Hüten Sie sich jedoch vor Tools, die ausschließlich statische Berichte anbieten, da diese schnell veraltet sein können. Achten Sie darauf, dass Sie auch eine Möglichkeit haben, auf Echtzeit-Datenberichte zuzugreifen.

Ad-hoc-Berichterstattung

Bei der Ad-hoc-Berichterstattung geht es um das Erstellen einzelner, einmaliger Berichte, die ein Reporting- oder Business-Analytics-Team für eine bestimmte Abfrage oder Kennzahl erstellen kann. Ad-hoc-Berichte sind individuell, haben jedoch normalerweise auch einen beschränkten Umfang. Sie bieten einen sehr detaillierten Einblick in spezifische Daten.

KI-gestützte Berichterstattung für bessere Reports

Künstliche Intelligenz verändert die Art, wie Teams Berichte erstellen und nutzen. Moderne Reporting-Tools setzen KI ein, um Daten automatisch zusammenzufassen, Muster zu erkennen und Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Automatisierte Zusammenfassungen: Statt manuell Projektdaten zu sichten, erstellt KI auf Knopfdruck prägnante Statusberichte. So erhalten Führungskräfte und Stakeholder schnell einen Überblick, ohne selbst in die Daten eintauchen zu müssen.

Vorausschauende Einblicke: KI-gestützte Reporting-Tools analysieren historische Daten und prognostizieren, wie sich Projekte entwickeln werden. Das ermöglicht es Ihnen, frühzeitig auf Engpässe oder Verzögerungen zu reagieren.

Weniger manuelle Arbeit: Durch automatisierte Workflows und intelligente Regeln entfallen zeitaufwendige Routineaufgaben bei der Berichterstattung. Mit Funktionen wie Smart Status und Smart Fields können Teams Berichte mit minimalem Aufwand erstellen und Stakeholder stets auf dem neuesten Stand halten.

Ein Beispiel aus der Praxis: Die Forschungsorganisation World Resources Institute (WRI) nutzt die KI-Funktionen von Asana, um mit Smart Status automatisch Projekt- und Portfolio-Zusammenfassungen zu erstellen. Durch automatisierte Workflows konnte WRI über 8.000 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen – Zeit, die nun für strategische Aufgaben zur Verfügung steht. Erfahren Sie, wie Asana AI Studio Ihre Berichterstattung transformieren kann. Das bedeutet für Teamleitungen: mehr Zeit für strategische Entscheidungen statt für das manuelle Zusammenstellen von Daten.

Auswahlkriterien für ein Tool zur unternehmensweiten Berichterstattung

Ein Reporting-Tool sollte Ihre Arbeitsabläufe effektiv mit Ihren Berichten verknüpfen. Ohne diese Verbindung müssen Sie zwischen Apps hin- und herwechseln und manuell nach Informationen suchen.

Wir alle haben schonmal endlos viele E-Mails nach dieser einen Information durchforstet oder mussten ein Meeting zur Nachbesprechung des Projekts ansetzen. Bei Asana nennen wir Tätigkeiten dieser Art – wie die Suche nach Informationen oder die Nachverfolgung des Arbeitsstatus – „Arbeit rund um die Arbeit“. Der durchschnittliche Wissensarbeiter verbringt ganze 60 % seiner Zeit mit besagter Arbeit rund um die Arbeit. Mit einem Tool für unternehmensweite Berichte können Sie Informationen zusammenstellen und klare Schlussfolgerungen ziehen, um die lästige Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren. Wenn Teammitglieder zusätzliche Einblicke benötigen, können sie bequem zu den zugrundeliegenden Arbeitsvorgängen navigieren – da sich alles im selben Tool befindet – und das Problem direkt an der Wurzel anpacken.

Berichte in Echtzeit

Wenn Sie nicht gerade einen statischen Bericht erstellen, sollte Ihr gesamtes Reporting in Echtzeit erfolgen, damit Sie anhand der relevantesten Daten handeln können. Ohne Echtzeit-Updates treffen Sie womöglich Entscheidungen anhand veralteter Daten.

In komplexen Unternehmen müssen Sie irgendwie dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie zulassen, dass sich isoliert arbeitende Systeme herausbilden, weil es keinen unternehmensweiten Überblick darüber gibt, was vor sich geht, ist das die denkbar schlechteste Form der Zusammenarbeit. Asana bietet allen Teams eine einzige Plattform, um Arbeitsabläufe zu teilen, zu kommunizieren und entsprechend nachzufassen.”

Interaktive Dashboards

Interaktive Berichte sind entscheidend, damit Sie auf die Informationen zugreifen können, die Sie tatsächlich benötigen. Mit diesen Dashboards können Sie auch mehr ins Detail gehen, wenn etwas verdächtig aussieht. Wenn Zahlen nicht stimmen – oder steigen – geben Ihnen interaktive Dashboards die Möglichkeit, diese Informationen genauer zu untersuchen und zu verstehen, woran es liegen könnte. So können Sie und Ihre Teammitglieder fundierte, datengesteuerte Geschäftsentscheidungen treffen.

Anpassung

Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte Tool für unternehmensweite Berichte die Möglichkeit bietet, Berichte nach Ihren Wünschen zu erstellen. Ist die Struktur zu starr, liefert der Bericht vielleicht interessante Daten – die allerdings nicht unbedingt Ihren Vorstellungen entsprechen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool für unternehmensweite Berichterstattung sind, sollten Sie sich fragen:

• Wie können die Daten in diesem Bericht veranschaulicht werden?

• Gibt es mehr als eine Möglichkeit, Daten zu veranschaulichen oder darzustellen?

• Kann ich Berichte exportieren, ausdrucken oder teilen?

• Wie können andere Personen auf diese Berichte zugreifen?

Einsatzbereite Vorlagen

Das kommt auf die Größe und den Umfang Ihres Unternehmens an, doch wenn Sie mit unternehmensweiten Berichten beginnen, sollten Sie nach einem Tool Ausschau halten, das sofort einsetzbare Vorlagen und Anleitungen dazu bietet, worüber Sie berichten können. So können Sie sofort erste Ergebnisse sehen.

Integrationen

Ein gutes Tool für unternehmensweite Berichte muss über eine Reihe robuster Integrationen verfügen. Ihr Unternehmen verwendet nicht nur ein einziges Business-Tool – Sie brauchen ein vernetztes Ökosystem von Tools, um beste Arbeit leisten zu können. Deshalb bietet Asana über 300 Integrationen mit Business-Tools, darunter Tableau, Power BI und Looker.

Der gesamte Prozess war völlig aus dem Ruder gelaufen. Unsere Informationen waren auf Google Docs, Excel-Tabellen und To-Do-Listen verteilt, und wir verfolgten sogar einige Kundenvorgänge in Basecamp. Das Suchen und Bearbeiten von Aufgaben nahm zu viel Zeit in Anspruch und war viel zu unkoordiniert.”

Preise

Natürlich sollten Sie darauf achten, dass das von Ihnen ausgewählte Tool für die unternehmensweite Berichterstattung Ihr Budget nicht übersteigt. Achten Sie bei der Preisgestaltung jedoch nicht nur darauf, wie viel das Tool kostet – sondern auch wie viel Sie davon haben. So kann eine Lösung für unternehmensweite Berichte mit integrierten Funktionen für Projektportfolio-Management und Work Management wertvoller sein als ein reines Reporting-Tool, weil Sie unterm Strich mehr für Ihr Geld bekommen.

Benutzerfreundlichkeit

Sie werden dieses Tool häufig verwenden. Bevor Sie endgültig in ein Tool für unternehmensweite Berichte investieren, sollten Sie abklären, ob Sie es vorab testen können. Stellen Sie das Tool einigen Teammitgliedern und Beteiligten in Positionen mit Verantwortung bereit. Fragen Sie sich Folgendes:

• Ist die Benutzeroberfläche einfach zu bedienen?

• Ist das Tool benutzerfreundlich?

• Können auch Laien die benötigten Informationen leicht finden?

• Wie gut lässt es sich mit unseren aktuellen Tools integrieren?

• Wie oft werden Berichte erstellt?

Datensicherheit und Compliance bei Reporting-Tools

Gerade im DACH-Raum ist Datensicherheit ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl eines Reporting-Tools. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Tool die geltenden Datenschutzanforderungen erfüllt.

DSGVO-Konformität: Achten Sie darauf, dass Ihr Reporting-Tool die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt. Dazu gehören klare Regelungen zur Datenspeicherung, Zugriffsrechte und die Möglichkeit, personenbezogene Daten auf Anfrage zu löschen.

Zugriffskontrollen: Ein gutes Reporting-Tool bietet granulare Berechtigungen, sodass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können. Das ist besonders wichtig, wenn Berichte vertrauliche Geschäfts- oder Finanzdaten enthalten.

Enterprise-Sicherheit: Für größere Unternehmen sind Funktionen wie Single Sign-On (SSO), Audit-Logs und Datenverschlüsselung unverzichtbar. Diese Sicherheitsmaßnahmen schützen Ihre Berichtsdaten und gewährleisten die Einhaltung interner Compliance-Richtlinien.

Mehr Transparenz durch unternehmensweite Berichterstattung

Gute Tools für unternehmensweite Berichte unterstützen Ihr Team dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Wenn es weniger Rätselraten und mehr Transparenz gibt, können sich die Teammitglieder auf die Arbeit konzentrieren, die am wichtigsten ist.

Wenn Sie loslegen möchten, testen Sie die Asana-Funktion unternehmensweite Berichte, um Echtzeit-Transparenz und umsetzbare Einblicke in alle Projekte an einem Ort zu erhalten. Dank der Funktion für unternehmensweite Berichte verfügen Sie über aktuelle Dashboards für alle Teams und Projekte – mit Informationen zu Arbeitsauslastung, Budget, Zeitplanung und weiteren Aspekten – die nicht manuell aktualisiert oder eingepflegt werden müssen. Da die Dashboards mit der Arbeit in Asana verknüpft sind, sind sie genau und aktuell, sodass Sie nicht erst nach Updates suchen oder herumfragen müssen. Jetzt mit unternehmensweiten Berichten loslegen.

Häufig gestellte Fragen zu Reporting-Tools